10 Vinkkejä Microsoft Outlook 2013: n hallintaan

Sähköpostiviestien, kalenterien ja yhteystietojen seuranta voi haastaa itsestään selvät ajat pois työpäivästä. Kaikki, mikä nopeuttaa työsi Outlookissa, voi parantaa tuottavuuttasi mitattavissa. Kuvittele, että postilaatikko näytti vain haluamasi viestit. Harkitse, voisitko löytää tärkeät yhteystiedot muutamassa sekunnissa. Entä jos vihdoin tiedät, miksi jotkin hyped-ominaisuuksista eivät toimi kuten mainostetaan?

Nämä 10 vinkkejä auttavat sinua vetämään viestejäsi ja esityslistasi läpi ja toimimaan tehokkaammin.

1. Tarkastele postilaatikkoasi

Kun järjestät näytön haluamallasi tavalla, tallenna Näytä-asetukset, jotta voit palata niihin milloin tahansa.

Kun avaat ensin postilaatikon, näyttöön tulee oletusnäkymä, mutta se ei tarvitse etsiä näin. Jos haluat nähdä Oulookin monet muokkausvaihtoehdot, napsauta Näytä -välilehteä nauhan työkalurivillä ja valitse Muuta näkymä. Voit valita useita esiasetetuja näkymiä, kuten sellaista, joka näyttää vain viimeisimmät sähköpostit.

Voit myös valita Näytä-välilehdessä Viestien esikatselut ja valita Pois esikatselu pois. Tai valitse joko 1, 2 tai 3 nähdäksesi kyseisen viestin tekstin rivien määrän otsikon alle. Voit määrittää minkä tahansa näistä vaihtoehdoista joko nykyiseen kansioon tai kaikkiin postilaatikoihin.

Napsauta Näytä asetuksia, jos haluat muokata näkymää, kuten sarakkeiden lisäämistä tai järjestyksen uudelleen järjestämistä. Järjestelyvaihtoehdoissa voit lajitella sähköposteja päivämäärän, aiheen ja niin edelleen. Asetteluvaihtoehdoilla voit mukauttaa kansio- ja lukupaneelia.

Kun olet järjestänyt saapuvaasi kansioon, valitse Vaihda näkymä> Tallenna nykyinen näkymä uudeksi katseluksi. Kirjoita sitten nimi näkymään ja määritä, mihin kansioihin se voidaan käyttää ja kenen kanssa. Tulevaisuudessa palaa tähän näkymään valitsemalla Muuta näkymä ja valitsemalla tallennettu näkymä.

2.

Merkitse viestit vain luettavaksi, jos ne ilmestyvät lukulaitteeseen pidempään kuin ennalta määrätyn ajan.

Outlook-värit lukemattomat sähköpostit eri tavoin kuin aiemmin sanomat lukea. On kuitenkin liian helppoa, että sähköpostiviesti on merkitty luettavaksi, kun olet tuskin antanut sen ohimenevän silmäyksen, josta voi jättää huomiotta jotain tärkeää.

Voit estää tämän valitsemalla Tiedosto> Asetukset> Sähköposti, ja napsauta sitten Lukupaneeli -painiketta. Tarkista "Merkitse merkinnät luettuina, kun niitä tarkastellaan Reaaliaika" -valintaruudusta. Säädä sekuntien lukumäärää, jolle haluat viestin näkyvän Lukupöydässä ennen kuin Outlook merkitsee sen lukemaksi. Oletusasetus on 5 sekuntia. Oletetaan, että asetit sen 30 sekuntia.

Sen jälkeen, kun esikatselet viestit Reading Pane -ruudussa, vain 30 sekunnin kuluessa näkyvät sähköpostit merkitään automaattisesti lukemaan. Kirjoita omat säännöt viestien näyttämiseen

Lukemattomat viestit on merkitty sinisenä oletuksena, mutta voit muuttaa tätä.

Outlook 2013: lla on uusi tapa ilmaista lukemattomia viestejä. Saapuneet-kansion viestin vasemmalla puolella on sininen palkki ja viestin otsikko näkyy myös sinisenä.

Tämä sininen asetetaan ehdollisen muotoilun avulla. Voit kuitenkin vaihtaa sekä väriä että fonttia. Parempi on, voit kirjoittaa omia sääntöjäsi ja muotoilla sähköpostiviestejä valitsemiesi värien mukaan.

Voit määrittää tietyn värin sähköposteihin, jotka perustuvat siihen, kuka on lähettänyt ne, tai mitä sanoja esiintyy aihealueella. Voit tehdä tämän valitsemalla

Näytä> Näytä asetukset> Ehdollinen muotoilu. Näet lukemattomien viestien säännön ja sinisen värin. Täällä voit muuttaa fonttia tai väriä haluamallasi tavalla. Voit myös lisätä uuden säännön napsauttamalla

Lisää. Aloita kirjoittamalla nimi nimikenttään. Napsauta sitten Font ja valitse fontin ja fontin väri, jota sovelletaan sähköpostin otsikkoon. Napsauta lopuksi Ehto -painiketta. Kun Suodatin-valintaikkuna avautuu, valitse asetukset, jotka kuvaavat, minkä tyyppisiä sähköposteja alustetaan uudet asetukset. Tallenna asetukset OK kolme kertaa. 4. Palauta tehtävävalikko

Voit näyttää Tehtäväpalkin Outlook 2013: ssä, mutta se ei toimi yhtä tehokkaasti kuin aiemmin.

Outlook 2013 poistaa oletusarvoisesti To-Do-palkin, mutta se on helppo palauttaa. Valitse

Näytä -välilehti, valitse Tehtäväpalkki, ja valitse avattavasta luettelosta, mitkä kohteet näkyvät To-Do-palkissa. Vaihtoehdot ovat To-Do Bar Off (oletus) tai sen yhdistäminen Tehtävät, ihmiset ja Kalenteri. Järjestys, jossa valitset nämä vaihtoehdot, määrittää järjestyksen, jonka ne näyttävät To-Do-palkissa. Esimerkiksi Tehtävä, valittu ensin, on yläreunassa. Seuraava teksti näkyy tämän alapuolella ja kolmas Kalenteri. To-Do-palkki ei enää toimi kuten se teki aiemmissa Outlook-versioissa. Riippumatta siitä, kuinka laaja palkki on, näet vain yhden kalenterikuukauden. Jos sinulla ei vielä ole nimityksiä tänään, niin tapaamiset eivät näy, vaikka sinulla olisi joitain aikatauluja huomenna. 5. Yhdistä sosiaalisen median tileihin Käytä Social Network Accounts -valintaikkunassa linkkiä Outlookiin LinkedInin ja Facebookin kanssa, jotta yhteyshenkilösi tiedot ovat saatavilla Outlookista.

Kun yhdistät Outlookin sosiaalisen median tileihin, People-moduuli voi näyttää tietoja yhteystiedoista ja niiden toiminnasta.

Jos haluat yhdistää sosiaalisen verkon tilin Outlook 2013: een, valitse

Tiedosto> Tiedot> Tiliasetukset

Sosiaaliset verkkotilit. Yhdistä LinkedIniin ja Facebookiin valitsemalla haluamasi palvelu, kirjoittamalla tilitietosi ja antamalla Outlookille käyttöoikeus tilillesi. Nyt yksityiskohtia yhteystietoluettelossasi olevista henkilöistä, jotka käyttävät lisättävää sosiaalista sivustoa, näkyvät Outlook-kansion alueella. 6. Yhteystietojen tallentaminen Yhdistä yhteystiedot yhteen yhteystiedon kanssa, niin että tiedot ovat helpommin saatavilla. Outlookin Henkilöt-moduulin uudet ominaisuudet antavat sinulle mahdollisuuden käyttää tietoja paikoista, kuten Facebookista ja LinkedIn.Jotkin tapaukset sisältävät useita yhteystietoja yhdelle henkilölle, jolla on eri yksityiskohtia jokaisessa paikassa.

Voit yhdistää nämä yksittäiset merkinnät yhteen yhteystietoon yhdistämällä tiedot yhteen paikkaan. Valitse haluamasi yhteyshenkilö ja näet tiedot valitsemalla Koti>

Ihmiset

Napsauta näytön oikealla puolella olevaa kohtaa Yhteystietojen yhteystiedot, ja näyttöön tulee valintaikkuna. henkilön nimi tai merkinnät. Etsihenkilöitä-ruutuun kirjoita joitain henkilötietojen tietoja ja Outlook palauttaa kaikki muut yhteystiedot, jotka saattavat olla kyseiselle henkilölle sopivia. Jos ne ovat sama henkilö, napsauta kyseistä merkintää linkittää tiedot.

7. Ohjaus, jossa Outlook etsii oletusarvoisesti Voit määrittää Outlook 2013 -ohjelman niin, että se oletuksena etsii haluamistasi kansioista. Kun etsit sähköpostiviestejä Outlookissa, oletussijainti on nykyinen postilaatikko. Tämä on kuitenkin usein liian vähäistä. Jos haluat esimerkiksi, että haku palauttaa kaikkien vastaavia merkintöjä kaikissa postilaatikoissa, sinun on valittava tämä vaihtoehto jokaisen haun hakukenttään.

Vaihtoehtoisesti voit muuttaa oletussijaintia, Outlook käyttää hakua. Valitse

Tiedosto> Asetukset> Haku.

Tulokset -alueella voit valita tulosten lisäämisen valitsemalla yhden näistä neljästä vaihtoehdosta: Nykyinen kansio; nykyinen kansio, nykyinen postilaatikko, kun haetaan postilaatikosta; Nykyinen postilaatikko; tai Kaikki postilaatikot. Valitse haluamasi vaihtoehto ja napsauta OK. Tämä muuttuu oletusarvoksi Outlook-hauille, vaikka tietenkin voit vaihtaa sen etsinnän perusteella tarvittaessa. 8. Päätä, käytetäänkö Quick Steps -toimintoa vai sääntöjä Quick Steps and Rules -sovellukset suorittaa samankaltaisia ​​tehtäviä, mutta on olemassa selvä valinta, mihin käyttötarkoitukseen käytetään. Quick Steps -toiminto otettiin käyttöön Outlook 2010: ssa. tapa suorittaa tehtäviä nopeasti Outlookissa. Saatat kuitenkin ihmetellä, miksi käytät pikapistettä pikemminkin kuin sääntöä? Nopeat vaiheet ovat joustavia, joten voit valita niiden soveltamisen, kun haluat käyttää niitä - Säännöt ovat vähemmän joustavia ja kun ne on määritetty, ne otetaan automaattisesti käyttöön.

Vastaus, mihin näistä sinun pitäisi käyttää, riippuu tehtävistänne. Käytä sääntöjä esimerkiksi silloin, kun voit tunnistaa viestin, jota on aina käsiteltävä tietyllä tavalla joka kerta. Joten käytät sääntöä, jos haluat siirtää kaikki saapuvat viestit pomolta tiettyyn kansioon. Sääntö toimii hyvin täällä, koska pomosi sähköpostiosoitteet on helppo tunnistaa yksilöllisellä sähköpostiosoitteella.

Toisaalta, jos tallennat saapuvat lehdistötiedotteet erityiseen kansioon, tämä voi olla Quick Step -toiminnon tehtävä, jos et tiedä etukäteen, kuka nämä sähköpostit tulevat. Ilman tapa yksilöidä yksilöllisesti sähköpostiviestiä lehdistötiedotteena, et voi kirjoittaa sääntöä käsittelemään viestiä automaattisesti. Voit kuitenkin luoda pika-vaiheen, jonka avulla voit siirtää valitun viestin tiettyyn kansioon. Quick Step ei tunnista, että sähköposti sisältää lehdistötiedotteen - sinun on tehtävä se - mutta se nopeuttaa sähköpostin siirtämisprosessia, jos päätät siirtää sen. Voit luoda Quick Steps ja säännöt Outlookin Mail-alueella Home-välilehden työkaluilla.

9. Hyödynnä Suosikit

Tee kansiosta suosikki, niin se näkyy kansion yläreunassa ja on helppo löytää ja käyttää.

Jos sinulla on muutamia sähköpostitilejä, kansioosi voi olla täynnä kansioita, jotka tekevät se vie aikaa etsimään niitä kansioita, joita käytät suurimman osan ajasta. Voit yksinkertaistaa näiden kansioiden etsimistä, jos lisäät ne suosikeiksi. Suosikit näkyvät Kansion luettelon yläosassa, kun olet Mail-moduulissa.

Jos Suosikit-alue ei näy, siirry kohtaan Mail ja valitse

Näytä> Kansio-ruutu

ja ota käyttöön

Suosikit. Nyt voit lisätä minkä tahansa kansion suosikkeihin napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella Kansio-ruudussa ja valitsemalla Näytä suosikkeihin. Voit jopa asettaa hakukansion olevan suosikki, joten se on helppo löytää ja käyttää. 10. Ymmärrä IMAP: n käytön seuraukset Jos sähköpostipalvelusi käyttää IMAP-protokollaa, jotkin Outlookin ominaisuudet eivät ole käytettävissä, mukaan lukien yksityiskohtaiset viestien merkitseminen. Jos sähköpostiosoitteesi käyttää IMAP-protokollaa, tietyt yhteiset toiminnot eivät työtä Outlook 2013: ssä. Tämä on ongelma yhä useammille käyttäjille, koska IMAPin avulla voit käyttää sähköpostia mistä tahansa laitteesta. Palveluihin, kuten Hotmail ja Gmail, käytä esimerkiksi IMAP-sähköpostia sähköpostitse.

Kun käytät IMAP-sähköpostiosoitetta, Outlookissa ei voi enää ladata vain viestin otsakkeita ja päättää, mistä viesteistä haluat ladata. Sen sijaan nyt kaikki sähköpostit ladataan automaattisesti. Lisäksi IMAP: n avulla et voi lisätä yksityiskohtaisia ​​lippuja viesteihin. Liput ovat joko päällä tai pois päältä, eikä niitä voi asettaa eri tarkoituksiin. Et voi jakaa viestejä luokkiin, paitsi Hotmail-tiliviesteihin.