3 Piilotettuja ominaisuuksia outlook.com-sivustossa tuottavuuden lisäämiseksi

Jos käytät säännöllisesti Outlook-sähköpostia, se johtuu todennäköisesti siitä, että olet ainakin lievästi toimiva ja tuottava ihminen, joka myötävaikuttaa yhteiskuntaan. Onnittelut siitä. Mutta kenellä on aina hieman enemmän tilaa tuottavuuden parantamiseksi ja asioiden ottamiseksi asteittain.

Ehkä jotkut Outlookin piilotetut ominaisuudet eivät muuta elämää tarpeeksi, jotta tuottavuuden taidot kasvavat yhtäkkiä nopeasti, mutta nämä ominaisuudet auttavat ainakin viettämään vähemmän arvokasta aikaa yrittäessäsi lajitella sähköpostien kautta. Joten anna heille laukaus.

1. Poista nopeasti roskapostit pyyhkäisyn avulla

Olet ehkä nähnyt Sweep- painikkeen istuvan Outlook.comin yläosassa olevassa valikkopalkissa, mutta et tiedä mitä se tekee. Se aivan kirjaimellisesti antaa sinun lakaista postilaatikossa olevan sotkun nopeasti ja tehokkaasti. Kun tarkastelet sähköpostia, napsauta Pyyhkäisy tuodaksesi esiin nopeaa toimintaa, joka vastaa kyseistä sähköpostia, tulevia sähköposteja tai sen lähettäjää.

Jos esimerkiksi saat sähköpostin osana uutiskirjettä, jonka haluat Outlookin hoitavan automaattisesti, voit saada Sweepin päälle. Voit poistaa kaikki kyseisen lähettäjän sähköpostit automaattisesti postilaatikostasi, estää kaikki tulevat sähköpostit lähettäjältä, pitää viimeisimmän ja poistaa loput lähettäjältä automaattisesti tai poistaa aina yli kymmenen päivän ikäisiä lähettäjän sähköposteja.

Pyyhkäisy on muokattavissa ja mukautettavissa eri kansioihin ja luokkiin, joten voit arkistoida nämä sähköpostit sen sijaan.

2. Hallitse ja mukauta Outlook-luokkia

Tiesitkö sen tai et, voit todennäköisesti käyttää Outlookin Luokat- ominaisuutta. Tämä lajittelee erityyppiset sähköpostit automaattisesti sopiviin älykkäisiin kansioihin ja tuo esiin sisältöä, joka ansaitsee keskittymisen. Valokuvat-luokka pinnan kaikki valokuvat sähköpostissa ja esittelee ne mukavassa galleriassa, kun taas Lähetyspäivitykset-luokka tarjoaa sinulle seurantakoodin ja päivitykset paketissa.

Mutta mitä et ehkä tiedä, nämä luokat ovat täysin muokattavissa ja niitä on sinulle paljon enemmän kuin mitä olet saattanut ottaa käyttöön sivupalkissa. Lisäksi voit lisätä omia luokkiasi ja asettaa sääntöjä niihin kuuluviin sähköposteihin.

Voit mukauttaa luokkia napsauttamalla Asetukset- kuvaketta Outlook.com: n oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla valikosta Hallinnoi luokkia. Täällä voit valita, mitkä pitkästä luokkiluettelosta haluat ottaa käyttöön (suodattaa) ja mitkä haluat nimenomaan näkyvän kansiovalikossa nopeaa käyttöä varten.

Voit myös luoda oman kategorian napsauttamalla Uusi luokka.

Vinkki: Jos haluat käyttää uutta luokkaa, harkitse napsauttamalla Asetukset- valikon Hallinnoi sääntöjä ja määrittämällä sääntö lajitellaksesi erityyppiset sähköpostit automaattisesti kyseiseen luokkaan.

3. Outlook.com: lla on näppäimistön pikavalinnat

Oletko pikanäppäinfanaatikko? Tai ehkä etsit vain nopeampia tapoja suorittaa yleisiä tehtäviä Outlookissa. Joka tapauksessa Outlookilla on pikanäppäin melkein jokaiselle käyttämällesi sähköpostitoiminnolle. Siellä on kymmeniä, jotka kattavat kaiken sähköpostin kirjoittamisesta sähköpostin lukemiseen tai toimenpiteen toteuttamiseen.

Jos haluat nähdä täydellisen luettelon käyttämistäsi pikanäppäimistä, paina vain ? näppäintä missä tahansa Outlook.com-sivustossa. Voit myös tarkistaa kätevän kuvakaappauksen yllä.

Kuinka käytät Outlook.comia?

Nyt kun tiedät kuinka "pyyhkäistä" viestejäsi, muokata älykkäitä luokkiasi ja liikkua ympäri pikanäppäimillä, olet matkallasi olemaan Outlook-ammattilainen - ja joku, joka pystyy valloittamaan tylsän sähköpostin tehtävän.