5 hienoa vinkkiä MS Office -version eri versioihin

MS Office -sovellus on kypsynyt vuosien mittaan ominaisuuksiensa ja toimintojensa suhteen. Uusien versioiden yhteensopivuus vanhempien kanssa on kuitenkin aina ollut huolta peräkkäisistä päivityksistä.

Nyt, jos käytät erilaisia ​​MS Office -versioita tai teet yhteistyötä ihmisten kanssa, jotka käyttävät Office-versiota erilaisempaa kuin sinun, käsittelet tätä kysymystä päivittäin. Olisit kuitenkin onnellinen tietäessäsi, että voit vähentää hätien joutumista muistamalla ja harjoittamalla muutamia asioita.

Katsotaanpa mitä he ovat.

Katso myös: Opi ja ymmärrä MS Office 2013: n ja Office 365: n erot täältä.

1. Tunne tiedostomuodot

Office 2007-2013 käyttää erilaisia ​​tiedostopäätteitä verrattuna Office 97-2003: een. Niiden lopussa on lisätty "x", mikä on osoitus XML (Extensive Markup Language) käytöstä.

MS Office -työkalu	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	XLS	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. työskentele yhteensopivuustilassa

Kun avaat 97-2003-tiedoston tuotteessa 2007-2013, tiedosto avautuu yhteensopivuustilassa. Voit jatkaa työskentelyä siinä tilassa, että et esittele asioita / ominaisuuksia, joita ei tueta.

Huomaa: Yhteensopivuustilassa et voisi käyttää 2007-2013 -ominaisuuksia, vaikka käytät ohjelmiston versiota.

Ihannetapauksessa, jos aiot jakaa asiakirjan jonkun kanssa, joka käyttää 97-2003, jatka työskentelyä yhteensopivuustilassa.

3. Muunna uusia ominaisuuksia varten

Jos et aio jakaa tiedoston alempaa versiota ja jos sinulla on ohjelmiston korkeampi versio, sinun tulisi muuntaa tiedosto. Tällä tavalla pystyt hyödyntämään uusia ominaisuuksia.

Voit muuntaa asiakirjan siirtymällä kohtaan Tiedosto -> Tiedot -> Muunna alla olevan kaavion mukaisesti. Tällä tavalla alkuperäinen tiedosto muunnetaan ja korvataan.

4. Tarkista ongelmat

Oletetaan, että olet työskennellyt vuosina 2007-2013 ja työn lopussa tajuat, että sinun on jaettava asiakirja jonkun kanssa, jolla on 97-2003. Työskennellessäsi olet ehkä käyttänyt ominaisuuksia, joita alemmat versiot eivät tue.

Tällaisissa tapauksissa on suositeltavaa tarkistaa ongelmat ennen jakamista. Tällä tavoin vähennät mahdollisia riskejä tietojen menetyksestä ja muotoilusta jakamiseen. Napsauta Tiedosto -> Tiedot -> Tarkista ongelmat ja korjaa sitten ohjelmiston pyytämät asiat.

5. Tallenna nimellä 97-2003

Jos päätät tallentaa asiakirjan 97-2003-asiakirjana huolimatta siitä, että työskentelet korkeamman version kanssa, ohjelmisto tarkistaa yhteensopivuuden itse. Jos se löytää, se kehottaa käyttäjää.

Silloin jakaminen ei ole koskaan huolenaihe.

Upea vinkki: Oletko joku, jolla ei ole ollenkaan MS Officea? Oletko koskaan tarvinnut avata tällaista tiedostoa? Älä huolestu, voit avata ne ilman, että MS Office on asennettu.

johtopäätös

Nämä ovat vain harvat perusasiat, jotka sinun on pidettävä mielessä, jos työsi vaatii yhteistyötä ihmisten kanssa, jotka työskentelevät MS Officen eri versioissa. Vain muutama lisävaihe ja voit todella säästää paljon sekaannusta, joka voi johtua yhteensopivuusongelmista.