Ryhdy QuickBooks-käyttäjäksi 11 yksinkertaisessa vaiheessa

On syytä, että QuickBooks on suosituin pienyritysten kirjanpito-ohjelmisto. Sen jälkeen, kun Intuit on käyttänyt 13 vuotta hiomaan sen ominaisuuksia. Koska uudesta versiosta on vuosittain, et kuitenkaan voi nopeuttaa kaiken voit tehdä QuickBooksin helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi.

Riippumatta siitä, rakastatko raportteja tai etsitään pikakuvakkeita avainasiakirjoihin, nämä vinkit säästää aikaa ja näppäimistöjä.

QuickBooks noudattaa mieltymystänne

QuickBooks tarjoaa valtavan määrän vaihtoehtoja, kun ne on tehty, kun QuickBooks julkaisee ensimmäisen kerran. sen Asetukset-ikkunan, jonka käytät Edit-valikosta. Jokaiselle Preference-elementille löytyy välilehtiä henkilökohtaisille ja yritysvaihtoehdoille. Henkilökohtaiset asetukset koskevat vain nykyistä käyttäjää, kun taas yrityksen asetukset näkyvät kaikille käyttäjille. Voit napsauttaa molempia välilehtiä nähdäksesi kaikki räätälöintivalinnat.

1. Valitse työpöytä (QB2010)

Työpöytäkuvake

Oletuksena oleva vuokaavio, joka tulee näkyviin, kun käynnistät QuickBooksin uuden kopion, näyttää jotain kirjanpitoluokalta, mutta onneksi et ole juuttunut siihen. Asetukset, työpöydän katselu voit valita toisen käynnistysnäytön, kuten suosittu Yrityksen napsautussarja, siirtymällä haluamaasi ikkunaan ja napsauttamalla sitten Tallenna nykyinen työpöydän valintanappi. Vaihtoehtoisesti QuickBooks voi yksinkertaisesti tallentaa ikkunat, joissa työskentelet, kun suljet sen, kun napsautat Tallenna suljettaessa yrityksen. Tässä samassa ikkunassa voit valita joko oletusasetuksen, pitämällä useita ikkunoita avoinna työskentelyn aikana tai vain yksi kerrallaan (kun avaat ikkunan, edellinen sulkeutuu automaattisesti).

2. Nopeuta hakuja (QB2012)

Hae

QuickBooks-hakutoiminnolla voit etsiä kohteita joko yrityksen tiedostossa tai ohjelman ohjetiedostoissa. Oletusarvoisesti hakukenttä näkyy yläkuvakepalkissa (kutsutaan Näytä, sitten Top kuvapalkki), mutta alle Asetukset, Haku voit poistaa ja määritä myös, haluatko yrityksen tai ohjeen tiedostojen haun. (Oletusarvoisesti QuickBooksin avulla voit valita avattavasta valikosta hakuhakemuksen alapuolella joka kerta, kun aloitat haun.) Yritys-välilehdessä voit myös määrittää, kuinka usein QuickBooksin pitäisi indeksoida yrityksen tiedostosi, jotta haut vastaavat viimeisimpiä merkintöjä. QuickBooks suosittelee indeksointia 30 minuutin välein, mutta koska indeksointi voi hidastaa ohjelmaa, sinun kannattaa valita pidempiä jaksoja. Kun sinun on löydettävä äskettäinen tapahtuma, voit aina napsauttaa Päivitä nyt -painiketta tässä ikkunassa.

3. Etsi vanhoja viestejä (pre QB2010)

QuickBooksissa oletuksena on joukko muistutuksia, joita voit sammuttaa tarkistamalla viestin "do not-show-this-message-again" -ruudun. Mutta jos haluat tuoda ne takaisin, siirry Yleisasetukset-ikkunaan ja napsauta kohtaa "Palauta kaikki aikaviestit" -ruutu. Tässä voit myös käyttää QuickBooks-näppäimiä Enter-näppäimen välilehtien välissä, näyttää (tai estää) leikattua tekstiä ToolTipsissa, valita nykypäivän päivämäärän ja viimeisen tapahtuman päivämäärän uusien tapahtumien ja paljon muuta. Vuoden 2012 ja myöhemmät versiot antavat sinulle mahdollisuuden käynnistää QuickBooks taustalla nopeuttaakseen sen käynnistämistä.

Parempi työskentely tietojen ja raporttien kanssa

4. Lisää tai muokkaa useita listan merkintöjä (QB2011)

Useita listan merkintöjä

Sano, että sinun täytyy päivittää QuickBooks-luettelo, mikä tahansa asiakkailta ja myyjiltä palveluihin ja osiin. Lisää / Muokkaa useita merkintöjä luettelon valikkokohdan alla tarjoaa useita käteviä tapoja tehdä niin. Esittämällä luettelotietoja laskentataulukkoon kaltaisessa ruudukkomuodossa, voit lisätä, poistaa tai liikkua sarakkeissa ja liittää kopioituja Excel-soluja sekä kirjoittaa vain uusia merkintöjä. Copy Down -komento, joka näkyy, kun napsautat hiiren kakkospainikkeella solua, täyttää loput sarakkeesta solun sisällön kanssa. Käytä kuitenkin huolellisesti, koska se korvaa kaikki aiemmat sisällöt.

5. Raportin muokkaus ennen sen suorittamista (pre QB2010)

Raportin muokkaaminen

QuickBooks tekee raporttien tekemisen erittäin helppoa, mutta sinun ei tarvitse odottaa raportin avaamista ennen muutosten tekemistä. Siirry kohtaan Asetukset, Raportit ja tarkista Pyydä minua muuttamaan raporttiasetuksia ennen raportin avaamista. Siitä lähtien, kun valitset raportin, saat sen ikkunan vaihtoehdoista, ennen kuin suoritat todellisen raportin. Jos tietosi ovat suuret, tämä voi olla reaaliaikainen säästö.

6. Raporttien automaattinen päivitys Excelissä (QB2012)

Päivitä raportit automaattisesti.

Monet QuickBooks-käyttäjät haluavat viedä raporttitiedot Excel-laskentataulukkoon, jossa he voivat tehdä muutoksia muotoilemuutoksiin kaavojen lisäämiseksi. QuickBooks jo jonkin aikaa sitten teki laskentataulukon luomisen helpoksi asettamalla Raportin yläreunassa olevan Excel-painikkeen, joka tuo esiin ikkunan, jossa on vientiasetuksia. Voit myös asettaa joitakin Excel-vaihtoehtoja ennen tietojen viemistä napsauttamalla Lisäasetukset-painiketta.

Aikaisemmissa versioissa tämä ongelma on, että päivitetyn laskentataulukon päivittäminen QuickBooksin uusilla tiedoilla saattaa olla sotkuinen. Muuttujien muutoksia ei esimerkiksi sovellettu uusiin tietoihin. Vuoden 2012 QuickBooks-versio päivitti Excelin vientitoiminnot käsittelemään ainakin joitakin näistä ongelmista. Kun olet luonut Excel-työkirjan, jossa on viety data, QuickBooks luo valikkokohdan Exceliin, jonka avulla voit päivittää laskentataulukon ilman edes suorittamaan QuickBooks-versioita.

Prosessi ei ole vielä täydellinen: QuickBooks lisää lisää Excel-työkirjojen arkkia käyttämällä vientitoimintoa selittääkseen joitakin sen rajoituksia. Voit kuitenkin helpottaa elämää, jos haluat hieroa QuickBooks-tietoja Excelissä.

Etsi pikavalinnat ja valikon mukautukset

7. Soita suosikkeihin (QB2011)

QuickBooksilla on niin monta vakioraporttia, että ne, jotka käytät säännöllisesti valikoista, voivat saada ärsyttävää. Voit välttää valikon surffausta nimeämällä raportit favesiksi klikkaamalla sydänkuvaketta raporttikartan alla, tallennettuina tai osallistuneina Raporttikeskuksessa. Sen jälkeen se näkyy Raporttikeskuksen Suosikit-välilehdellä, ja siinä on jopa Suorita suosikkiraportit -komento, jonka avulla kaikki raportit päivitetään yhdellä napsautuksella.

8. Muokkaa kuvaketta (pre QB2010)

Älä vain ota kuvapalkkia käyttöön!

Normaali QuickBooks-käyttöliittymä on ladattu kuvakkeisiin kohteisiin, joita et välttämättä tarvitse ja joskus haluamasi puuttuvat. Voit tehdä kuvakepalkin merkityksellisemmäksi QuickBooksin käyttämiseen lisäämällä tai poistamalla kuvakkeita Mukauta-kuvakkeen ikkunassa valitsemalla Näytä ja sitten Muokkaa -ikkupalkkia. Tai, luo uusia kuvakkeita napsauttamalla kyseisen ikkunan Lisäasetukset -painiketta.

9. QuickBooksin tuotetiedot (pre QB2010)

QuickBooksin tuotetietojen ikkuna tarjoaa runsaasti tilastoja ja muita yksityiskohtia, joita saatat tarvita tekniseen tukeen tai muihin ongelmiin. Voit muun muassa selvittää, kun asennat kopion, tarkan julkaisunumeron, lisenssitiedot, käyttäjien ja luetteloiden määrän tiedot ja paljon muuta. Pääset siihen painamalla Windows-tietokoneen F2-näppäintä.

10. Ponnahduslaskin (pre QB2010)

Ponnahduslaskin

Jos tarvitset nopeaa matematiikkaa lennossa, kun luot arviota, myyntitilauksen tai laskun, QuickBooks-lomaketta ei tarvitse poistua. Napsauta kursoria millään dollarimääräisellä kentällä napsauttamalla yhtä + , - , * tai / vähennyslasku, kertolasku tai jakaminen), ja pieni laskinikkuna tulee näkyviin.

11. Paljon pikanäppäimiä (pre QB2010) : Ihmiset, jotka mieluummin pikanäppäimiin napsauttavat graafisia valikkoja ja ikkunoita, ovat paljon vaihtoehtoja QuickBooksissa, monet ovat peräisin DOS-alkuperistä. Esimerkiksi CTRL-F kutsuu yksityiskohtaisen etsintäikkunan tiettyjen tapahtumien seuraamiseksi CTRL-R tuottaa nykyiseen tapahtumaan liittyvän rekisterin. Myös useita asiayhteyteen perehteleviä pikavalintoja, jotka koskevat vain tiettyjä tietotyyppejä - esimerkiksi jos työskentelet datakentässä, Y-kirjaimella vaihtaa päivämäärän kuluvan vuoden ensimmäiseen päivään. Voit tarkastella täydellisiä pikanäppäimiä aloittamalla siirtymällä tämän aiheen QuickBooks-ohjesivuun. Sieltä voit käyttää kaikkien pikavalintaluokkien luetteloita: Yleiset, Päivämäärät, Muokkaus, Ohjeet, Toiminnot ja Siirtyminen ikkunasta.