Aloittelijan opas gmail-tarrojen, suodattimien ja niiden käytön yhdessä

Me kaikki luokittelemme asiat jokapäiväisessä elämässämme helpottaaksemme tehtäviämme. Se sisältää asioita sekä offline- että online-tilassa. Jos sinulla on vaatekaappi siististi pinottu, erilaisilla telineillä, joissa on erilaiset vaatevaatteet, et koskaan tuhlaa aikaa etsimässä näitä sukkaparia aamulla ennen töihin lähtöä, eikö niin? Sama pätee sähköpostisi postilaatikkoon.

Sähköpostit ovat yksi asia, jota suurin osa meistä käyttää laajasti joka päivä. Päivän aikana meillä oli rajallinen postilaatikoiden kapasiteetti kourallisella kirjeellä käsitellä, toisin kuin tänään, kun termi sähköposti on monille sama kuin niskakipu. Organisaatio on avain tässä, ja siinä Gmail-tunnisteet ja suodattimet tulevat peliin. Jos tiedät kuinka niitä käyttää tuottavasti, sähköpostin epäkohdat vähenevät huomattavasti.

Tänään näemme, kuinka voit käyttää Gmail-suodattimia ja etikettejä stressitöntä sähköpostiorganisaatiota varten Gmailissa. Tämä on aloittelijan opas, joten Gmail-veteraanit voivat vapaasti ohittaa tämän.

Mitä ovat Gmail-tunnisteet ja kuinka niitä luodaan

Ymmärtääksesi paremmin, voit verrata Gmailin tarroja käyttöjärjestelmän hakemistoihin. Esimerkiksi luomme hakemistoja, kuten musiikkia, kuvia, ohjelmistoja jne. Luokitellaksesi erityyppisiä tiedostoja. Samoin Gmailissa olevia tarroja voidaan käyttää luokittelemaan sähköpostit eri lähteistä tai niiden sisällön perusteella.

Luo uusi tarra laajentamalla postilaatikon navigoinnin sivupalkkia ja napsauttamalla Luo uusi tunniste -linkkiä.

Anna tarralle nimi ja napsauta Luo-painiketta. Voit myös luoda sisäkkäisiä tarroja samalla tavalla kuin luot alikansioita käyttöjärjestelmässäsi paremman organisaation varmistamiseksi.

Nyt kun haluat siirtää postin tarraan manuaalisesti, napsauta yläreunassa olevaa tarra- tai kansiopainiketta ja valitse tarra luettelosta.

No, sillä tavalla voit tehdä asiat manuaalisesti, nyt näemme kuinka luoda suodatin siirtää sähköpostit tarroihin automaattisesti.

Luodaan suodattimia Gmailiin

Suodattimen luominen Gmailiin on erittäin helppoa. Siirry vain oikeassa yläkulmassa oleviin Gmail-asetuksiin ja napsauta suodatin-välilehteä. Napsauta suodatinvälilehdessä linkkiä Luo uusi suodatin aloittaaksesi.

Luodessasi suodatinta, Gmail kysyy millaisia ​​viestejä haluat suodattaa, esimerkiksi osoitteista tai kahdesta osoitteesta, tiettyjä sanoja sisältäviä postia jne. Jos esimerkiksi haluat suodattaa kaikki Facebook-ilmoitusviestit, lisää facebookmail.com verkkotunnus kentältä.

Napsauta Testaa haku -painiketta varmistaaksesi, että luomasi suodatin kohdistuu oikeisiin postiryhmiin. Voit nyt joko tehdä joitain muutoksia suodattimeen testitulosten mukaan tai vahvistaa suodattimen.

Seuraavaksi Gmail kysyy, mitä haluaisit tehdä suodatetuilla viesteillä. On olemassa vaihtoehtoja, kuten ohittaa postilaatikko, merkitä luetuksi, käynnistää ne jne. Jos haluat siirtää tietyn postin suoraan tarraan, valitse Käytä tarraa ja valitse tarra avattavasta luettelosta. Voit myös luoda uuden tarran ja liittää sen olemassa oleviin tarroihin puun kaltaisen rakenteen luomiseksi.

Siinä kaikki, tästä päivästä lähtien tietyt sähköpostit suodatetaan automaattisesti ja siirretään haluttuun tunnisteeseen, mikä säästää Saapuneet-kansiosi sotkua.

Nyt tässä on mielenkiintoinen idea! Entä jos tilaat päivittäiset sähköpostipäivityksemme (löydät linkin oikealta sivupalkistamme) ja luo sitten suodatin oppaana. Tämä harjoitus ei vain auta sinua harjoittelemaan suodattimien luomista, vaan pitää sinut ajan tasalla myös uusimmista vinkistämme.