Microsoft Office -yhteistyö: kivulias mutta ei mahdoton

Microsoft Office on pitkään ollut kulta-standardi vakavien asiakirjojen luomiseen, muokkaamiseen ja muotoiluun. Google-dokumentit ja muut verkkopohjaiset kilpailijat ovat kuitenkin ylittäneet Office-toiminnon helpottamalla ja jakamalla asiakirjoja reaaliaikaisesti.

Anna uudet Office-sovellukset. Julkaistu aiemmin tänä vuonna, he muodostavat menetetyn kentän antamalla sinut tekemään yhteistyötä muiden ihmisten kautta sekoitus työpöydän ja selaimen sovelluksia. Ominaisuudet ovat askel oikeaan suuntaan, mutta Microsoftin uusi yhteistoiminta ei lopulta ole yhtä helppoa kuin se olisi.

Oletko harkinnut Office 365 -tuotteen ostamista tai Office 2013 -työpöytäohjelmiston ostamista?

[Lue lisää: Parhaat TV-suoratoistopalvelut]

Testasin yhteistyön Wordille, Excelille, OneNote- ja PowerPoint-ohjelmalle sekä kollegoilleni että Office 365 Small Business Premium -tili ja sellaisten ihmisten ulkopuolella olevat henkilöt, joilla ei ole edes Office 2013.

Yhteistyö ulkopuolisten kanssa

Jos haluat jakaa asiakirjan yhteistyökumppaneiden kanssa, sinun on ensin tallennettava se SkyDrive-palveluun.

Käyttämällä SkyDrive-pilvenvarastoa ja Office Web Appsia uuden toimiston avulla voit jakaa ja koautua kenen kanssa organisaation sisällä tai sen ulkopuolella.

Esimerkiksi asiakirjan luoja voi kutsua kenenkään tarkastelemaan tai muokkaamaan dokumenttia Wordissa Web-sovellus. Siirry Tiedosto -valikkoon ja napsauta Jaa. Periaatteessa luodaan jakamislinkki ja lähetät sen sähköpostin tai pikaviestien välityksellä tai voit luoda sähköpostikutsut Outlook-yhteystietoihisi. Joka tapauksessa, ennen linkin luomista tai lähettämistä sinun on tallennettava asiakirja SkyDrive-palveluun.

Jaa työ Word-, Excel- tai PowerPoint-ohjelmassa lähettämällä jollekulle linkki, joka valtuuttaa heidät katselemaan tai muokkaamaan asiakirjaa. vastaanottaja napsauttaa linkkiä, selainikkuna avaa tiedoston Word-, Excel-, OneNote- tai PowerPoint-verkkosovelluksessa. Huomaa, että vaikka olet lähettänyt vastaanottajalle asiakirjan muokkaamista koskevan linkin, vastaanottaja näkee saman ponnahdusviestin, jonka kaikki Office-sovellukset tuottavat, kun avaat minkä tahansa asiakirjan sähköpostitse tai Internet-lataamatta, varoittaen, että internet voi olla vaarallinen, oletuksena voit lukea asiakirjan vain. Vastaanottajan on napsautettava painiketta, jotta muokkaaminen on mahdollista - jokin outo askel, sillä hän oli luonut linkin, joka nimenomaan valtuutti hänet muuttamaan asiakirjaa.

Sinä ja nimetyt yhteiselosteet voivat työskennellä asiakirjassa samanaikaisesti pari rajoitusta. Esimerkiksi Wordissa ja sinun kollegasi eivät voi muokata samaa kohtaa samanaikaisesti. Jos yrität tehdä niin, saat ponnahdusikkunan tähän tarkoitukseen.

Kun hyväksyt kutsun dokumentin koautuvaiseksi, se käynnistyy verkkosovelluksessa vain luku -tilassa, vaikka sinulla on muokkaus lupa.

Tämän lisäksi et pysty näkemään sitä tekijää, jonka koautori on tehnyt, kunnes henkilö tallentaa sen. Voit kertoa reaaliajassa, onneksi, että joku muu työskentelee asiakirjassa, koska sovellus ponnahtaa esiin yhteiselinten nimet. (Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Tiedosto> Info, jos haluat editoida edistyksellisiä henkilöitä.) Jos toinen editori ei ole kirjautunut Microsoft-tiliin, hän tulee yleiseksi "Vieras". Tallennetut muutokset eivät näy automaattisesti. Sen sijaan Word ilmoittaa, että päivitykset ovat käytettävissä, ja sinun on tallennettava tai napsautettava päivityspainikkeita nähdäksesi koautuvan työn. Kun olet tehnyt niin, muutokset näkyvät vaalean vihreänä.

Yhteistyökumppani toimii hyvin, vaikka yksi henkilö käyttää Word Web Appia ja toinen käyttää työpöytäsovellusta. Sama pätee OneNoteen, jossa muutokset näkyvät automaattisesti, myös korostettu vaaleanvihreä.

Word, Excel ja PowerPoint 2013 työpöydälle antavat sinun jakaa asiakirjoja työtovereiden kanssa luomalla sähköpostikutsut joko katselu- tai muokkausluvalla.

Excelissä ei voi kopioida, kun yksi henkilö työskentelee Excel-työpöydällä. Jos yrität, saat viestin, jossa sanotaan, että laskentataulukko on lukittu. Mutta voit osallistua Excel Web App -sovellukseen, joka on paljon rajoitetumpi toiminnoissa. Muutokset näkyvät automaattisesti vasta, kun tekijä lähtee solusta, ja koska niitä ei ole korostettu, ei ole aina helppoa kertoa, mitä koautori on muuttunut.

Muutokset korostuvat, kun se on tosiasia.

Microsoft suosittelee, että PowerPoint-yhteisautot pysyvät joko työpöydällä tai Web-sovelluksella, eivät molempia samanaikaisesti. Jos henkilö käyttää työpöytäversiota ja toinen toimii selaimessa, muutokset eivät ehkä tallennu oikein. PowerPoint-muutoksia ei kuitenkaan tarvitse tallentaa.

Yhteistyö kollegojen kanssa

Office 2013 -työpöytäohjelmat näyttävät, kuka työskentelee asiakirjassasi, kuvakkeessa alemmassa kuvakkeessa

Office 365 -suunnitelmaan liittyneissä organisaatioissa työskentelevät henkilöt ovat yhteistyömuotoja, joita ei ole saatavilla kuluttajan versioissa. Muun muassa Office 365 Small Business Premium ja Office 365 Midsize Business tarjoavat isännöimättömiä SharePoint- ja Lync-palvelimia yhteistyölle ja yhtenäiselle viestinnälle.

Asiakirjojen luominen ja työntekijöiden kutsuminen jakamaan ne katsojien tai toimittajien kesken ovat sama kuin kuluttajillekin. Sinulla on kuitenkin huijaus, josta sinun pitäisi tietää. Kun olet hyväksynyt kutsun muokkaamaan asiakirjaa, Office 365 käynnistää oletusarvon mukaisen Web-sovelluksen oletusarvoisesti, vaikka sinulla on Office 2013: n työpöydän asennus. Jos haluat tulostaa työpöydän Wordissa, napsauta

Muokkaa Wordissä -painiketta Word Web Appissa ja odota ohjelman käynnistymistä, aikaa vievää ylimääräistä vaihetta. Jos haluat säilyttää välilehdet dokumentissa, jolle olet kutsuttu jakamaan, napsauta kutsun Selvitä linkkiä.

Office 365: n järjestelmänvalvoja voi muuttaa tämän oletusasetuksen syvälle jaetun sivuston asetusten mukaisesti, jotta asiakirjat käynnistettäisiin työpöytäsovelluksessa. On huono, että et voi valita joko työpöytää tai Web-sovellusta, ennen kuin kukaan käynnistää.

Huomaa myös, että vaikka odotat, että muokattava asiakirja näkyy SkyDrive Pro -työtilassa automaattisesti, tämä ei ole. Asiakirjat näkyvät oletuksena vain Creator SkyDrive -tiedostoissa.

Seuraavilla asiakirjoilla on linkkejä asiakirjoihin, jotka muut ovat jakaneet kanssasi. Et kuitenkaan näe luetteloa seuraavista asiakirjoista oletusarvon mukaisesta SkyDrive Pro -näytöstä.

Jotta voit tarkastella työtovereiden luomaa asiakirjaa, sinun on napsautettava linkki asiakirjaan. Yksi tapa on löytää kyseinen linkki sisältävä sähköpostikutsutus. Helpompi reitti on seurata jaettua tiedostoa napsauttamalla alkuperäisen kutsun

Seuraa -vaihtoehtoa. Tämä toiminto liittää SkyDrive Pro -työtilan vasemmassa navigointipalkissa kohdassa Dokumentit seuraavassa asiakirjassa My Documents -kohdassa. Jos olet määrittänyt uutissyötteen Office 365 -profiilissasi, sinulle ilmoitetaan muutoksista asiakirjoihin, joita seuraat. Mutta näet nämä tiedostot napsauttamalla

Seuraavat asiakirjat. Chatting yhteistyössä

Ei ole selvää, miten käyttää pikaviestejä asiakirjassa.

Toinen tärkeä huijaus, jonka huomasimme Office 365 -liiketoimintaympäristöt joutuivat tekemään chattailla. Kun kirjaudut sisään, voin lähettää pikaviesti Outlook Web App -sovelluksen kollegalle napsauttamalla Office 365 -aloitusnäytön yläreunassa olevaa Ihmiset-kohtaa. Mutta jos napsautin SkyDrivea käsittelemään asiakirjaa, ikkuna kertoi lopettavan IM-istunnon, enkä voinut käyttää Outlook Web App -ohjelmaa IM-työhön jaettuun asiakirjaan. Microsoft sanoi, että tämä ei ole se, miten sen pitäisi toimia.

Tuloksena on, että Office 365: ssa on toinen tapa IM: n kanssa: Sinun täytyy käynnistää Office 2013 -työohjelmistoon sisältyvä Lync-työpöytäsovellus ja kirjautua tilillesi osoitteesta sisällä Lync. Voit sitten lähettää viestin kollegoille, jotka koota asiakirjoja asiakirjasta klikkaamalla heidän nimeään aktiivisten editorien luettelossa.

Tai ainakin teoriassa voit. Kokemuksessamme todettiin, että joskus IM-kuvake harmaantui, vaikka Lync näytti toisen osapuolen läsnäolevaksi. On selvää, että Microsoftilla on paljon työtä, jotta keskustelusta olisi helppoa yhteistyökumppaneille. On vaikea ymmärtää päätöstä luoda kaksi chat-palvelua, jotka eivät liity toisiinsa, ja ottaa käyttöön erillinen sovellus, kun olet kirjautunut sisään Web-palveluun, on ärsyttävää. Lyncin epätasainen käyttäytyminen on kakkuja.

Yhteistyön perusviiva

Tässä on esimerkki siitä, mitä kutsua yhteistyöhön näyttää Excel Web App: ssa. Täältä et voi koautua jonkun kanssa, joka käyttää työpöydän Excel-ohjelmaa.

Microsoft haluaa selvästi valtuuttaa ihmisten työskentelemään asiakirjoissa, mutta sen uudet Office-sovellukset eivät tee asioita helposti. Erilaiset prosessit yhteisyrittäjälle ydinohjelmissa ovat hämmentäviä. Yhteiskuntaa hidastaa erityisesti Wordissa vaatimus, että kaikkien mukana olevien on tallennettava tai päivitettävä dokumentteja toistensa muutosten näkemiseksi. Tämä asennus eroaa voimakkaasti Googlen sanotekniikan sovelluksesta, joka näyttää muutoksia käyttäjän kirjoittaessa.

Asiakirjojen jakaminen Office 365 -ympäristöissä on tarpeetonta, ei-intuitiivista, joten on vaikea löytää jaettua asiakirjaa, jota et ole luonut. keskustella kollegamme kanssa avaamalla tiedoston. On hienoa, että Microsoft ryhtyy toimiin oikeaan suuntaan, mutta toistaiseksi nämä ovat parhaimmillaan. Jos coediting on säännöllinen osa työnkulkua, uusi Office mahdollistaa sen, mutta sopii ja aloittaa. Joko oppia näitä tarinoita sisään ja ulos, jotta voit työskennellä heidän ympärillään tai harkita Google Apps for Businessin käyttöä.