Luo Great Business Graphics ilman Excelia

Numerot voivat olla tapa, jolla yritykset pitävät pisteet, mutta esittävät raportin, joka on kuormitettu sarakkeilla ja riveillä raakatiedoista, ja kollegoistasi ilmestyy pian se, mitä kutsun MEGO-oireyhtymänä, kuten kohdassa "Omat silmät". Olen nähnyt, että paljastava MEGO näyttää monilta hallitsijan pöydältä, eikä se ole kaunista. Joten, kun minulla on epäonnistuminen esitellä ryhmää, teen parhaani saadakseni tietoni ymmärrettäväksi selkeällä ja yksinkertaisella grafiikalla.

Tietenkään emme ole kaikki Excel-asiantuntijoita, ja toisinaan emme ole kaikki Excel-asiantuntijoita, Täysikasvuinen taulukkolaskentaohjelma vain päätyy siihen, kun yrität luoda älykkään ja houkuttelevan visuaalisen tuen monimutkaisiin tietoihin. Yhden ainoan tarkoituksen mukaisen tietojen visualisointityökalun, kuten LogiXML VizLyticsin, voit ohittaa kaiken matematiikan ja päästä alas tekemään kauniita kuvia.

(Lisää hienoja esityskouluttajia tutustu PC Worldin "Top 5 Business Presentation Files. ")

[Lue lisää: Parhaat TV-suoratoistopalvelut]

Vapaa visualisointityökalu

VizLytics on ilmainen beta-palvelu, jonka avulla voit luoda kaavioita ja jakaa ne muiden kanssa. Voit lajitella ja nopata tietoja eri tavoin ja visualisoida tulokset auttamaan kaikkia tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä.

Vapaa VizLytics-tilin kirjautuminen on nopeaa ja helppoa. Esimerkkitietojen avulla voit ottaa Vizlyticsin käyttöön sen vauhtiin nähdäksesi, mitä se tarjoaa. Voit näyttää bar- ja ympyräkaaviot tai numeerisen taulukon, ja saat myös vaihtoehtoja mukauttaa asettelua ja piilottaa tai näyttää sarakkeita.

Toisin kuin Microsoft Excel, VizLytics ei auta sinua luomaan tai jopa järjestämään raakatietojasi. Sen sijaan tuodaan tietosi Vizlytics-sovellukseen Excel-työkirjasta, Google-laskentataulukosta, CSV-tiedostosta tai Salesforce.com-asiakkuudenhallintapalvelusta.

Kun olet tuonut tietosi, voit luoda graafin tyylin, jonka haluat. Pidän siitä, miten VizLytics avulla voit vetää ja pudottaa erilaisia ​​visuaalisia tyylejä, kuten viiva- ja pylväskaavioita, nähdäksesi, miltä ne näyttävät. Jos et halua näyttää kaikkia tietoja yhdestä näkymästä, voit valita vain tarvittavat sarakkeet.

Kun olet tyytyväinen tuloksiin, voit kutsua muita sähköpostitse katsomaan kaavion ja lisäämällä siihen kommentit, jos he haluavat.

Tulevaisuudessa VizLytics mahdollistaa tietojen tuonnin muista lähteistä, kuten QuickBooks, Intuitin pienyritysten kirjanpito-ohjelmista. Palvelun maksullinen versio, joka on tarkoitus käynnistää kuluvan vuoden aikana, tuo lisää tukea työryhmille.

Vizlytics tarjoaa graafisia vaihtoehtoja, jotka voivat olla liian yksinkertaisia ​​joillekin käyttäjille. Jos kaavio ei toimi tarpeidesi mukaan, saatat ehkä parhaiten hylätä sen ja aloittaa uudelleen erikseen. Voit esimerkiksi kokeilla viivataulukkoa pikemminkin kuin pylväskaaviota.

Toinen online-palvelu, jota tarkastelin viime huhtikuussa, EditGrid tarjoaa lisää laskentataulukko-grafiikkavaihtoehtoja. EditGrid on erityisen vahva, jos haluat näyttää muista verkkopalveluista, kuten osakekursseista ja valuuttakursseista peräisin olevien taloudellisten tietojen.

Kaavioita: hyviä, huonoja ja ruma

Kaaviot eivät aina ole paras keino auttaa kollegoita ymmärtämään paremmin tietotaulukoita. Joskus yksinkertainen kirjallinen analyysi, joka selittää numeroissa ilmenneen avainkohdan, on kaikki, mitä tarvitset, ja muina aikoina yleisö haluaa vain nähdä raakamääriä.

Huonoja kaavioita voi johtaa harhaan tai vaikeuttaa yleisösi ymmärtää tiedot. Olen sitä mieltä, että ympyräkaaviot ovat erityisen alttiita väärinkäytölle, varsinkin kun ne näyttävät etuyhteydettömiä tietoja, jotka lisäävät merkityksettömän kokonaisuuden.

Yksi parhaista tavoista valmistaa parempaa grafiikkaa on ymmärtää, mikä toimii ja mikä ei. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun.

Bad Charts, kumppanin verkkosivusto kirjassa Gary Klassin pelkkää dataanalyysiä tarjoaa useita esimerkkejä huonoista kaavioiden suunnittelusta. Ympyräkaavio, joka ei lisää 100: tä prosenttia, tarpeettomat 3D-vaikutukset aiheuttaneet vääristymät ja tulosten hämärtyttyt kauhistutkaaviot ovat vain joitain Klassin kohokohtia, joita sinun pitäisi välttää kaavioissa.

Haluat enemmän vinkkejä luomaan parempia ja ymmärrettävämpiä kaavioita, Jorge Camoesin Charts-blogi tarjoaa hänen näkemyksensä tietojen visualisoinnista.

Paras grafiikka tarjoaa parempaa tulkintaa kuin mitä saat tekstin kuvauksesta - mikä ei ole helppo tuottaa standardi taulukkolaskennan mallipohja. Yksi klassikko on Charles Minardin vuonna 1869 laatiman virtauskartan, joka näyttää tappiot Napoleonin armeijalle kärsittyään epäonnistuneella marssilla Moskovaan vuonna 1812. Luultavasti paras tilastollinen graafinen kuva koskaan piirretty, se kuvaa Ranskan armeijan pienenevyyttä sen etenemisen aikana ja vetäytyä, piirretty valitun päivän lämpötilaan.

Et voi lähestyä minardin standardeja, mutta voit tehdä hyviä kaavioita, jotka auttavat ihmisiä ymmärtämään numeerisia tuloksia. Ja tällaisissa aikoina, kun alaviivalla on tarkempi valvonta, parempi tietojen visualisointi voi auttaa tekemään parempia liiketoimintaa koskevia päätöksiä.

Richard Morochove on IT-konsultti ja kirjailija. Lähetä hänelle kysymyksiä teknologian käyttämisestä liitännäisyrityksessäsi pienten ja keskisuurten yritysten välityksellä sähköpostitse. PC World voi muokata kyselyäsi, eikä se voi taata, että kaikkiin kysymyksiin vastataan.