Doo mac review: tehokas lähestymistapa dokumenttien hallintaan

Asiakirjanhallinta on edelleen yksi modernin teknologiamaailman pyhistä helmistä, ja jokaisella suurella teknologiayrityksellä näyttää olevan erilainen ratkaisu siihen. Applen iCloud yksinkertaisella, mutta tavoittamattomalla lähestymistavalla luovuttaa tiedostorakenteen kokonaan. Sitten meillä on Google Google Driven kanssa ja sen "jaa kaikkien kanssa" -lähestymistapa, joka puolestaan ​​on hyvin samanlainen kuin Dropboxin, toinen erittäin suosittu alusta tiedostojen ja asiakirjojen jakamiseen verkossa ja eri tietokoneilla.

Kaikkien näiden palvelujen käytön seurauksena todennäköisesti meillä kaikilla on dokumentteja, jotka jakautuvat kaikkiin toisiinsa, mikä voi tehdä niiden löytämisestä ja järjestämisestä melkoisen vaivalloista. Lisää siihen, että suurimmalla osalla meistä on edelleen fyysisiä asiakirjoja, joita myös vaikeutamme järjestää, ja sinulla on täydellinen resepti toimistokaaosiin.

Doo.net aloitti tämän ratkaisemiseksi muutama kuukausi sitten projektin, jonka mukaan he ovat vihdoin ottaneet käyttöön natiivisovelluksia Macille, Windows 8: lle ja mobiililaitteille (ne ovat tulossa pian).

Yksinkertaisesti DOO: ksi nimetty sovellus tarjoaa melko ainutlaatuisen lähestymistavan tapaan, jolla järjestämme asiakirjoja, käyttämällä useita älykkäitä työkaluja ja algoritmeja, jotta digitaalisten asiakirjojen lisäksi myös fyysiset asiakirjat saadaan jonkin verran.

DOO: n takana oleva idea

Mac-tietokoneessa ilmainen sovellus voidaan ladata Mac App Storesta. Asennuksensa jälkeen DOO pyytää sinua luomaan kansion sovellukselle, jossa se keskittää kaiken sisällön.

Seuraavassa vaiheessa tulemme näkemään sovelluksen älykkään lähestymistavan dokumenttien hallintaan: Sen sijaan, että yrittäisit vain olla toinen asiakirjan synkronointipalvelu, DOO muodostaa yhteyden olemassa oleviin palveluihin ja vetää kunkin sisältämät tiedot sekoittamatta heidän omaa organisaatiotaan ja / tai rakenne.

Tuettuja palveluita ovat Dropbox, Google Drive, paikalliset kansiosi ja jopa sähköpostitilisi, joista se saa kaikki sähköpostiviestien liitteenä olevat asiakirjat.

Kuinka DOO suorittaa

Kun kansiosi ja tilisi on linkitetty sovellukseen, se alkaa lukea niitä ja indeksoida niitä. Tässä on osa DOO: n innovatiivisimmista työkaluista: Sovellus käyttää useita älykkäitä algoritmeja tunnistamaan kaikki asiakirjoihin liittyvät asiaan liittyvät tiedot ja luokittelemaan ne.

Huomaa: DOO käyttää OCR (Optical Character Recognition) -operaatiota tärkeimpien tietojen poimimiseen skannattuista fyysisistä asiakirjoista, jolloin niiden luokittelu ja löytäminen on helppoa.

Tietysti tämä sovellus ei olisi ollenkaan hyödyllinen, jos et löytänyt haluamaasi asiakirjaa helposti. Onneksi indeksoinnin jälkeen DOO: n hakutoiminto on välitön ja erittäin tarkka. Tulokset näkyvät oikein kirjoitettaessa ja ne voidaan suodattaa tunnisteiden perusteella.

Lisäksi voit käyttää sovelluksen aikajanan hakuominaisuutta, jonka avulla voit rajata hakuasi päivämäärän mukaan.

Loput sovellus toimii odotetusti, joten voit lajitella asiakirjoja haluamallasi tavalla, synkronoimalla palvelut, tyypit, työtilat ja muut.

DOO tarjoaa myös täysin valinnaisen pilvipalvelun (vaaditaan tili), joka voi tallentaa kaikki asiakirjat yrityksen omiin pilvipalvelimiin, jolloin ne ovat käytettävissä kaikissa muissa laitteissa, joihin sovellus on asennettu.

Samoin, kuten suurin osa palveluista, joiden kanssa se toimii, DOO tarjoaa myös ilmaisen palvelun, jossa on useita päivitysvaihtoehtoja. Niitä ei ole vielä saatavilla, mutta niiden hinnoittelu vaikuttaa kohtuulliselta.

johtopäätös

Vaikka minulla oli alussa joitakin epäilyksiä, lopulta pidin DOO: sta ja siitä, mitä sillä yritetään saavuttaa. Kaiken kattavista ratkaisuista päätyy yleensä sotkuksi tai liian monimutkaisiksi, mutta tässä tapauksessa DOO: n kehittäjät ovat laatineet sovelluksen, joka on yksinkertainen ja helppo käyttää, hyödyntäen täydellisesti sen takana olevaa tehokasta palvelua. Minun on vielä nähtävä, kuinka se sammuu, kun se on täysin saatavana kaikissa laitteissa, mutta toistaiseksi näyttää siltä, ​​että se tulee toimimaan lupauksensa mukaisesti.