Sähköpostistrategiat: Liitteet, aiheet

Ihmiset: Se on 2009. Sähköposti ei ole uusi ilmiö. Planeetana olemme olleet siinä jo pari vuosikymmentä. Meillä on jopa etikettioppaat aiheesta (kuten "E-Mail-etiketti: Vinkkejä kotiin ja työhön" ja "Sähköposti-etiketti"). Ja vielä jotkut muuten - hyvin älykkäät - olen varma, että ihmiset eivät ole vielä oppineet perusasioita. Kuten kirjoittaa tehokkaan aiheen rivi.

Olen saanut äskettäin sähköpostiviestin aiheesta: "Joe-käyttäjästä." (Nimet on muutettu suojaamaan, ere, väärin.)

Um, Joe? Tiedän, että se on sinulta. Se sanoo niin oikealla paikalla kentästä.

[Lue lisää: Uusi tietokoneesi tarvitsee näitä 15 ilmaista, erinomaista ohjelmaa]

Toinen viesti tuli aiheen kanssa, "En tiedä, mitä sähköpostisi on tai miksi minun pitäisi lukea sitä. HÄSSÄKKÄ." Jälleen, mikään ei liian valaista siellä. Tarvitsetko apua ongelman ratkaisemiseen vai kirjoitatko minua vaikeuksiin? Minulla on paljon jälkimmäisiä jo, kiitos.

Mielestäni pahimmat tekijät ovat ihmisiä, joita ei voi häiritä kirjoittamaan lainalaa lainkaan. Se on kuin saada koputtaa ovelle, katsomaan peukalon läpi ja näkemästä ketään toiselle puolelle. Arvaa, etten tarvitse avata sitä!

Nyt minun tehtävänni on lukea postisi, ja minä teen sen onnellisesti. (Valitettavasti en voi vastata tähän, mutta yritän vastata kysymyksiin aina, kun voin.) Mutta jos toivotte parhaan mahdollisen vastauksen kaikista lähettämästään sähköpostista, on tärkeää huolehtia teemaasi.

Toisin sanoen tee lyhyt, mutta informatiivinen. Jos esimerkiksi kirjoitat Hassle-Free PC: lle, anna nopea kuvaus ongelmallesi. Erinomainen esimerkki: "Tietokone, joka ei tunnista DVD / CD-asemia."

Muista, että sähköpostiviestin aihealue on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Sen pitäisi olla pieni yhteenveto siitä, mitä sähköpostin ruumiissa on.

Kolme tapaa välttää unohtuneita lisäyksiä

Koska olen täydellinen kaikin tavoin, en ole koskaan koskaan unohtanut liittää tiedostoa mihinkään muuhun. sähköposti. Mutta olen ollut vastaanottopäässä, eikä mikään voittaa tunnetta, joka syntyy tämän vastauksen laatimisesta: "Olet unohtanut liitetiedoston, doofus!"

Jotta vältetään sähköpostin smackdowns, pidä asentaa plug- sillä hälyttää, että olet unohtanut liitetiedostot (digitaalinen vastaava, kun näytät jonkun ovesta ilman housuja).

Nämä työkalut skannaavat lähtevän viestisi avainsanoihin, kuten "tiedosto", "liitetty" ja "liite". Jos he havaitsevat tällaisen sanan, mutta mitään ei ole liitetty, saat hälytyksen - jolloin voit liittää aiotun tiedoston ja välttää tulevat hämmennykset.

Outlook 2007: n käyttäjät voivat tarttua Missing Attachment PowerToyon tai paljon vankempaan

Jos käytät aiempaa Outlook-versiota, kokeile Attached4Sure - se tukee kaikkia vuodelta 2002 peräisin olevia versioita.

Paras uutiset kaikista? Jokainen mainitsemani plug-in on ilmainen.

Rick Broida kirjoittaa PC Worldin hiljainen PC-blogi. Ilmoita, että olet saanut Rickin uutiskirjeen sähköpostilla joka viikko.