E-allekirjoitukset: Täydellinen opas paperittomalle allekirjoitukselle

Sinun parhaasi suunnitellut paperitonta aikomusmallit tulevat kiinni pysähtymään, kun joku allekirjoittaa asiakirjan. Prosessiin kuuluu tyypillisesti dokumentin tulostaminen, allekirjoittaminen itse, faksien lähettäminen toiselle osapuolelle ja odottaminen, että se tulostaa, allekirjoittaa ja faksata sen takaisin - missä se tulostetaan vielä kolmatta kertaa ja jätetään kaappiin ikuisesti.

Se on vanhentunut hoito. Se on kiireistä työtä. Mutta on parempi tapa.

Sähköisen allekirjoituksen järjestelmät ovat tulleet suuriksi yrityksiksi. Itse asiassa sähköisen allekirjoituksen ala on alkanut kasvaa pohjoiseen 5 miljardista dollarista vuosikymmenen loppuun mennessä, DocuSignin CMO Dustin Grosse mukaan.

[Lue lisää: Haittaohjelmien poistaminen Windows-tietokoneesta]

Vaikka järjestelmät vaihtelevat palveluntarjoajasta palveluntarjoajaan, niin e-allekirjoitustyökalut edustavat huipputekniikkaa ja paljon tarvetta vastata fyysisten allekirjoitusten laajaan tehottomuuteen., niiden yleinen ajatus on sama. Voit ladata asiakirjan Word-, PDF- tai jopa kuvatiedoston verkkopalveluun ja merkitä sen sitten erityisillä merkinnöillä, joissa allekirjoitukset lopulta tarvitsevat. Palvelu lähettää tämän merkityn tiedoston määrätyille vastaanottajille, jotka sitten "allekirjoittavat" muutamalla napsautuksella, joko varastossa kursivilla fonteilla tai skannaamalla he käyttävät hiirtä (tai sormea ​​tabletin avulla) lennossa. Kun olet valmis, allekirjoitettu tiedosto lähetetään sinulle, lähetystyö on suoritettu.

Käyttäjät allekirjoittavat e-sopimuksia tavaroissa. EchoSign kertoo, että se käsittelee 1,5 miljoonaa asiakirjaa kuukaudessa ja tämä määrä on nousussa.

Onko tämä todella laillista?

Se kuulostaa nopeasti ja kätevästi - ja se räikeää käsittelemään rekisteröityä postia - mutta e-allekirjoitetut sopimukset ovat laillisia? Ovatko ne kiinni tuomioistuimessa samalla tavoin kuin mustepintainen paperi? Jos olet yritys, joka luo digitaalisia asiakirjoja allekirjoitettavaksi tai kuluttaja allekirjoittaa ne hiiren napsautuksella, vastaus on lopullinen kyllä.

EchoSign-asetukset voivat tallentaa todellisen allekirjoituksen joko hiirellä tai kynää.

Yhdysvaltain hallitus todellakin teki suurimman askeleen sähköisten allekirjoitusten oikeudellisten kysymysten ratkaisemiseksi vuonna 2000 ESIGN-säädöksellä, jossa sähköiset allekirjoitukset antavat saman painoarvon kuin käsin kirjoitetut. Valtion lakia on useimmiten noudattanut niiden pätevyyden tunnustamista.

Kuten Louisianan asianajaja Andrew Legrand huomauttaa, että "sähköisen allekirjoituksen muodostamiseksi sähköisen tavaramerkin on oltava 1) 2) aikomus allekirjoittaa kirjaa, se ei ole paljon erilainen kuin käsinkirjoitettu allekirjoitus, mutta se ei ole varsinainen merkki, vaan merkityksen merkitys on tärkeä. "

Onko e-signatures tarpeeksi hyvä kaikille? Melkein. Legrand sanoo: "Ainoat asiakirjat, jotka pitävät alkuperäisiä ovat testamentit ja velkakirjat, ovat vain kaksi asiakirjaa, jotka olisin huolissaan vain digitaalikopioista."

Kuinka vakavasti tuomioistuimet ottaa sähköiset allekirjoitukset? Legrand sanoo, että "on tärkeää tunnustaa, että liittovaltion tuomarit käyttävät digitaalisia allekirjoituksia kaikissa toimeksiannoissaan, koska ne eivät välttämättä ole tietoisia siitä, että nämä tuomioistuimet ovat paperittomia. allekirjoittivat leimansa tilaukseen. Olisiko liittovaltion tuomioistuimet käyttänyt sähköisiä allekirjoituksia, jos he ajattelivat, että heillä on vähemmän painoa kuin käsinkirjoitettu allekirjoitus? "

Todellisuudessa useimmat tuomioistuimet ovat tukeneet tuomiota, joiden mukaan e-allekirjoitukset ovat aivan samoja

Mutta kuka tekee allekirjoituksen?

DocuSign-asennus.

Joitakin muutamia tärkeitä oikeudellisia asiakirjoja - jos viimeistelet kopioitasi, luultavasti haluat, että se tehdään paperilla eniten sopimukset voidaan turvallisesti käsitellä sähköisesti. Poikkeus on jokin, joka edellyttää notaraatiota.

Todellakin, allekirjoitus ei ole vain merkki, joka sanoo, että hyväksyt sopimuksen tai rahoitusliikkeen ehdot. Se auttaa myös vahvistamaan henkilöllisyytesi - siksi sinun on allekirjoitettava luottokorttitiedot. Monissa näistä tapauksista identiteetti ei kuitenkaan ole kovinkaan suuri. Tapauksissa, joissa on suuria rahoitustapahtumia, yrityksiä tai oikeudellisia asiakirjoja, on oltava notaari, jotta varmistat, että henkilö, joka allekirjoittaa asiakirjan, on itse asiassa sitä, jonka olet väittänyt olevan.

Tämä on ongelma sähköisen allekirjoituksen kanssa. Tähän mennessä sähköisen allekirjoituksen palvelut eivät ole keksineet suurta vaihtoehtoa notaarille, joka on edelleen arkaainen ja aikaa vievä takaisku, joka on todennäköisesti kanssamme vuosikymmenien ajan. Tällä hetkellä monissa korkean dollarin liiketoimissa e-allekirjoitukset ovat nyt rinnakkain fyysisten kanssa - ja joissakin tapauksissa sinun on allekirjoitettava asiakirja molemmilla tavoilla. Yritä saada uusi asuntolaina ja näet, mitä tarkoitan.

Sähköisen allekirjoituksen vaihtoehdot

DocuSignin avulla voit valita, mitä allekirjoitusta haluat käyttää.

E-allekirjoitukset löytävät kodin kaikenlaisissa liiketoimintaasiakirjoissa. Yksinkertaisista palvelusopimuksista monimutkaisiin kiinteistökauppoihin sähköisesti allekirjoitetut asiakirjat ovat nyt vakiintuneita toimintamalleja.

Washingtonin DC-kameralla toimivan Cheronn Collinsin mukaan hän on käyttänyt sähköisiä sopimuksia sulkemaan 30 vuokrasopimuksen Treffi. "Toistaiseksi", hän sanoo, "minulla ei ole saanut asiakkailta minkäänlaista negatiivista palautetta."

Jos sinulla on allekirjoitettava asiakirja, sinun ei tarvitse kulkea sitä yksin. Vaikka teknisesti voit lähettää jonkun PDF- tai Word-tiedoston ja pyytää heitä merkitsemään sen hiirellä piirretyllä allekirjoituksella, se voi olla laillista, mutta se on selkeä tapa saada työ.

Useat pilvipohjaiset palvelut ovat avautuneet auttamaan sinua hyödyntämään sähköisen allekirjoituksen nousua, tekemällä koko prosessin yksinkertaiseksi ja lisäämällä lisäominaisuuksia, jotka helpottavat sopimusten hallintaa ja täysin verkossa. Monet palvelut tarjoavat jopa mobiilisovelluksia, joiden avulla vastaanottajat voivat allekirjoittaa sormenpäillä älypuhelimella tai tabletilla (erityisesti kätevä henkilökohtaisissa yhteyksissä). Hinnoittelu saattaa näyttää siltä, ​​että se on koko paikka, mutta useimmat näistä palveluista tarjoavat 20 dollaria kuukausittaista ohjelmaa kohti, joka on suunniteltu kattamaan pienyritykset.

Tässä ovat tärkeimmät sähköisen allekirjoituksen toimijat, ja näin toimivat työkalut.

DocuSign

Docusign

Kiinteistöalan merkittävin palveluntuottaja, Googlen tukema DocuSign on yksinkertainen ja monipuolinen palvelu, jonka jokaisen yrityksen pitäisi löytää yksinkertaiselta. Tiedostojen lataaminen DocuSigniin (DocuSign tuo tiedostoja "kirjekuoreihin", jotka voit lähettää ryhmänä) ja vedä ja pudota allekirjoitus laatikot asiakirjoihin, joille haluat nämä nimikirjoitukset. DocuSign lähettää sitten asiakirjat vastaanottajille, jotka olet määrittänyt. Voit myös asettaa muistutuksia, jotka lähettävät vastaanottajat sähköiseen osoitteeseen ja asettavat asiakirjat vanhentumaan, jos niitä ei ole allekirjoitettu ajoissa. Hallintapaneelista voit seurata kaikkia erinomaisia ​​ja valmiita sopimuksiasi. iOS- ja Windows 8 -versioiden versiot ovat käytettävissä.

EchoSign

Signature options in EchoSign

Adobe hankkii vuonna 2011, EchoSign näyttää ja toimii paljon kuin DocuSign, ja se on verrattavissa siihen useimmilla tavoilla. Voit ladata asiakirjoja, asettaa allekirjoituspaikkoja (tai vain määrittää yksi allekirjoitus lopussa) ja lähettää sopimuksia sähköpostitse. Yksinkertainen hallintapaneeli mahdollistaa kaikkien lähtevien ja tulevien sopimusten tilan seurannan.

EchoSignissa on useita mielenkiintoisia ominaisuuksia: kyky yhdistää faksattuja allekirjoituksia vastaanottajille, jotka haluavat allekirjoittaa käsin, ja ylimääräisen tarkistuskerroksen, jonka avulla voit vaatia vastaanottajaa kirjoittamaan antamasi salasanan tai muita henkilökohtaisia ​​tietoja, kuten heidän sosiaaliturvatunnuksensa viimeiset neljä numeroa. Luonnollisesti integrointi erilaisiin Adobe-tuotteisiin tekee tästä valitun vaihtoehdon PDF-keskuksille. iOS- ja Windows 8 -versioiden versiot ovat käytettävissä. Suunnitelmat vaihtelevat ilmaiseksi (hyvin peruspalvelu) 399 dollariin kuukaudessa.

Sertifi

Tämä hieman yksinkertaisempi palvelu ei ole niin kaunis, mutta Sertifiillä on suurin osa perusominaisuuksista, joita tarvitset e-allekirjoitusjärjestelmässä, jos edellä mainitut kaksi suurta pelaajaa eivät ole mielesi mukaisia. Asiakirjat voidaan allekirjoittaa kokonaan sähköisesti tai tulostaa, allekirjoittaa ja faksata. Et löydä mitään hienoja kojelautaan täällä, mutta tiedostoja voidaan silti seurata Sertifin kautta ja arkistoida sivustossa.

RightSignature

Huomionarvoinen vaihtoehto hieman yllättävämmäksi vaihtoehdoksi (14 dollaria kuukaudessa saa rajoittamattoman lähetyksen yhdelle käyttäjälle tavallisen 20 dollarin sijaan), RightSignature sillä on kaikki kalliimpien vastapuolten ominaispiirteet, joiden avulla voit asettaa kenttäkohteita allekirjoituksille, alkukirjaimille ja päivämäärille monimutkaisissa sopimuksissa ja määritellä, milloin sopimukset päättyvät - vaikka kaikki allekirjoitukset on tehtävä käsin eikä kirjoitettu.

RightSignature sisältää myös online-lomakekonstruktori, jonka avulla vastaanottajat voivat täyttää yksityiskohtaisemmat sopimustiedot (puhelinnumero, osoite jne.), jotka ovat käteviä, jos aiot käyttää sähköisen allekirjoituksen palvelua tuottamaan paljon allekirjoituksia tarvitseviin arkistointiasiakirjoihin, kuten kuntosalihakemissopimukset tai vuokravahingot. Mukana on kojelauta. IOS-versio on käytettävissä. Suunnitelmat vaihtelevat ilmaiseksi (hyvin peruspalvelu) ja 49 dollariin kuukaudessa (rajoittamaton palvelu 10 lähettäjälle).