Täydellinen opas sähköpostien arkistointiin Outlook 2010: ssä

Suurin osa meistä, jotka käyttävät suosittuja verkkopohjaisia ​​sähköpostipalveluita, kuten Gmail ja Outlook.com, eivät todennäköisesti koskaan huolehdi arkistoinnista, kun otetaan huomioon, että käytettävissämme on Gt pilvitallennustilaa. Jos työskentelet organisaatiossa tai sinulla on koulutuksellinen sähköpostitili, jossa sinulla on vain rajallinen palvelintila sähköpostien tallentamiseen, on välttämätöntä arkistoida ne ajoittain.

Joten tänään kerromme sinulle kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää sähköpostien arkistoinnista Outlook 2010 -sähköpostiohjelmaan, joka voidaan helposti ottaa käyttöön myös muissa versioissa.

Joten aloitetaan luomalla sähköpostiarkisto Outlook 2010: ään.

Arkistotiedoston luominen

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on luoda uusi arkistotiedosto, joka tallentaa kaikki sähköpostit paikallisesti tietokoneellesi. Luo se napsauttamalla Outlook 2010: n Tiedosto-valikkoa ja valitsemalla vaihtoehto Puhdistustyökalut. Älä huoli, emme poista mitään sähköpostiosoitteitasi.

Siivousvälineissä näet vaihtoehdon nimeltään Arkisto. Napsauta sitä avataksesi arkistointi-ikkunan. Valitse ikkunassa kansiot, jotka haluat arkistoida. Voit myös valita koko postilaatikon, jos haluat. Jos haluat sisällyttää vanhoja sähköpostiviestejä heti arkiston luomisen yhteydessä, valitse vastaava ajanjakso.

Anna lopuksi sijainti, johon haluat arkistoida tiedostot, ja napsauta OK-painiketta. Voit myös valita jaetun aseman, jos se on kartoitettu tietokoneellasi. Outlook luo PST-tiedoston, joka tallentaa kaikki sähköpostit arkistoksi järjestelmään.

Kun arkisto on luotu, näet vasemmassa ruudussa postilaatikkokansioiden alla Arkisto -osion. Alkuperäinen arkistointi voi viedä jonkin aikaa riippuen arkistoosi sisällytettyjen sähköpostien määrästä.

Arkistoiduilla sähköposteilla on sama rakenne kuin online-postilaatikollasi, kaikilla kansioilla ja alikansioilla. Jos olet valinnut arkistointia varten vain tietyt kansiot, se sisältää automaattisesti kaikki alikansiot.

Sähköpostien siirtäminen arkistoon

Voit siirtää sähköpostin arkistoon pudottamalla sen vasemman reunan palkin arkisto-osioon. Jos haluat siirtää siirtäviä sähköpostiviestejä joukkoon, valitse siirrettävät sähköpostit ja avaa pikavalikko napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella niitä. Valitse täältä Arkisto- kansiot kansio-osiosta ja napsauta OK siirtääksesi sähköpostit.

Voit myös luoda automaattisen arkistoinnin asetukset sähköposteille. Jos haluat luoda automaattisen arkistoinnin vain tietylle postilaatikon kansiolle, napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet.

Täällä navigoi AutoArchiveen ja valitse sinulle parhaiten sopivat asetukset. Jos haluat ottaa automaattisen arkistointisäännön käyttöön koko postilaatikossa, avaa Outlook-vaihtoehto valikosta ja valitse Lisäasetukset.

Napsauta tässä AutoArchive-asetukset ja luo säännöt sähköpostiosoitteiden automaattiseen arkistointiin postilaatikossa.

Arkistotiedoston siirtäminen

Joskus sinun on vaihdettava tietokoneesta toiseen (päivitys vanhaan) tai muuten tila voi loppua organisaation jaetussa asemassa. Näissä olosuhteissa sinun on siirrettävä arkistotiedostosi ja linkitettävä uudelleen Outlookiin. Joten katsotaan kuinka se voidaan tehdä.

Poista linkki ja siirrä arkistotiedosto

Ennen kuin siirrät arkistotiedostoa, meidän on poistettava linkki Outlookista. Voit tehdä niin avaamalla Tiedosto-valikon ja valitsemalla vaihtoehdon Tilin asetukset.

Siirry Tilin asetukset -kohdassa Tietotiedostot-osioon ja näet arkistotiedoston, jota olet ylläpitänyt nykyisessä järjestelmässä.

Nyt sinun tarvitsee vain valita arkistotiedosto ja napsauttaa Poista- painiketta. Älä huoli, et poista arkistotiedostoa, vaan poistat vain sen linkin Outlookista.

Nyt siirrä tiedosto uuteen sijaintiin millä tahansa käytettävissä olevilla tallennusasemilla.

Arkistotiedoston linkittäminen

Jos haluat linkittää arkistotiedoston Outlookiin, avaa Data File -osa uudelleen Outlookin tiliasetuksista ja napsauta Lisää-painiketta. Tuo nyt varmuuskopioimasi arkiston PST-tiedosto ja avaa sähköpostit arkisto-osiosta.

Arkistotiedoston tiivistäminen

Jos tallennat arkistotiedostoa paikalliselle kiintolevylle, sinun ei todennäköisesti tarvitse huolehtia arkistotiedoston koosta, mutta jos se on organisaation jaettu asema tai pilvitili, jossa sinulla on rajoitettu tallennustila, arkistotiedoston tiivistäminen tallennustilan säästämiseksi olisi järkevää tehdä.

Voit pienentää arkiston kokoa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella oikean ruudun Arkisto-osaa ja valitsemalla Tiedot-tiedoston ominaisuudet. Napsauta tässä Advanced-painiketta avataksesi Outlook-tiedostot. Nyt sinun tarvitsee vain napsauttaa Kompakti nyt -painiketta pienentääksesi arkistotiedoston kokoa.

johtopäätös

Joten se oli melkein kaikkea mitä täytyy tietää sähköpostien arkistoinnista Outlook 2010: een, ja olen melko varma, että voit käyttää näitä vaiheita myös Outlook 2013: ssa. Jos sinulla on epäilyksiä sähköpostien arkistoinnista, pudota kommentti ja autamme mielellämme sinua.