Expensify vs. shoeboxed: mikä kustannusjohtaja on oikea sinulle

Olitpa yksilö, osa organisaatiota vai myymälän omistaja, sinulle aiheutuu kuluja ja sinun on oltava vastuussa niistä. On niin helppo unohtaa merkintä ja niin vaikea muistaa, missä palkkasi katosi.

Tämä näyttää olevan yleinen ongelma, ja melkein kaikki tiedän, että etsivät järjestelmää kulujen kirjaamiseksi. Jokainen kustannuksemme on kirjattava, mutta prosessin on myös tehtävä helppoa ja nopeaa. Mitä vaikeampaa on kirjata kuluja, sitä suuremmat mahdollisuudet ovat, että aiot välttää sen tekemistä.

Siksi aiomme tarkastella kahta markkinoiden suosituinta kustannusten seuranta- ja hallintasovellusta. Missiomme, jos päätämme hyväksyä sen, on päästä päätökseen tämän viestin lopussa. Toivottavasti voittajan kanssa.

Kilpailijat ovat Expensify ja Shoeboxed. Katsotaanpa mikä kustannusjohtaja sopii sinulle.

Käy Expensifessä

Käy Shoeboxedissa

1. Järjestelmien välinen yhteensopivuus

Tämä on yksi ensimmäisistä asioista, jotka tarkistan aina etsiessään uutta työkalua tai sovellusta. Eri ihmisillä on erilaiset tarpeet. Jotkut rakastavat Androidia, kun taas toiset vannovat iOS: n kanssa. Siellä on Windows-käyttäjiä, ja sitten on ihmisiä, jotka haluavat käyttää asioita selaimessa. Tämä tilanne on erityisen totta, kun työskentelet osana joukkuetta.

Sekä Shoeboxed että Expensify ovat saatavana sekä Androidilla että iOS-alustoilla. Voit käyttää niitä myös missä tahansa valitsemassasi selaimessa ilman mitään ongelmia. Tämä auttaa sinua pitämään kuitisi synkronoituna jatkuvasti.

2. Hinnoittelukatsaus

Toinen tärkeä huomioitava tekijä, etenkin jos etsit skaalattavaa ratkaisua, on hinnoittelu. Satojen ja tuhansien työntekijöiden ansiosta ilmoittautumiset ja kulut voivat mennä nopeasti katon läpi.

Shoeboxed tarjoaa kolme pääsuunnitelmaa. On freelancer-suunnitelma (yksittäinen käyttäjä), joka alkaa hinnasta 15 dollaria / kk ja joka mahdollistaa jopa 50 asiakirjan / kuukausi skannaamisen ja tallentamisen. Jos olet pieni yritys tai nuori aloittelija, mene Classic-suunnitelma hintaan 39 dollaria kahdelle käyttäjälle, jos saat jopa 150 asiakirjaa / kuukausi.

Viimeiseksi on olemassa liiketoimintasuunnitelma hintaan 69 dollaria / kk, josta saat 500 asiakirjaa / kuukausi 3 käyttäjän kanssa. On myös tiimisuunnitelma, joka alkaa hinnasta 9, 95 dollaria / käyttäjä.

Toisaalta Expensify noudattaa yksinkertaisempaa lähestymistapaa rajoittaen käytettävissä olevien suunnitelmien määrää. Henkilökohtainen suunnitelma alkaa 4, 99 dollaria / kk ilman skannattavien kuittien rajoitusta. Joukkueille heillä on 10 dollaria / käyttäjäsuunnitelma ja sitten on yrityssuunnitelma, joka alkaa hinnasta 18 dollaria / käyttäjä. On myös yritysratkaisu, josta joudut pudottamaan postin tai puhumaan asiakasedustajan kanssa.

Expensifylla on ilmainen versio 10 skannauksella / kk, kun taas Shoeboxed tarjoaa 5 asiakirjaa / kk ilmaisella tilillä. Ei paha kokeilla palvelua.

Myös ohjaamalla Tech

2 iPhone-sovellusta hallitsee kustannuksia ja budjettia tehokkaasti

3. Käyttäjäkokemus

Koska suurin osa meistä käyttää älypuhelimia skannatakseen kuitit, aloitin täällä. Shoeboxed-sovellus ei ole kovin helppo käyttää. Käyttöliittymä oli hiukan monimutkainen ja sans ominaisuuksia ja oppaita. Toisaalta Expensifyllä on puhdas ja intuitiivinen käyttöliittymä, jossa keskitytään yksinkertaisuuteen ja nopeuteen.

Vaikka minulla ei ollut viiveitä kummassakaan sovelluksessa, harhailin mielelläni Expensifyn kanssa kuin Shoeboxedilla. Viimeksi mainitussa tapauksessa vaihtoehdot olivat rajoitetut, joten valuuttoja ei voitu hallita tai muuttaa.

Joidenkin ihmisten on matkustettava silloin tällöin ulkomaille osallistuakseen kokouksiin ja mitä ei. Kun sijainti on käytössä, Expensify tunnistaa ja muuttaa valuutat lennossa.

4. Ominaisuudet

Perustoiminnot pysyvät ennallaan. Skannaat kulukuitin, ja sovellus kerää kaikki tärkeät tiedot, kuten hinta, kohteet ja määrä, luodaksesi kuitista digitoidun version, joka synkronoidaan pilvitilisi kanssa.

Vaikka molemmilla sovelluksilla oli vaihtoehtoja järjestää kuitit matkojen mukaan, Expensifellä oli raporttivälilehti, joka on todella kätevä. Millä tavalla? Kerää kaikki kuitit työmatkalla, luo raportti ja lähetä hyväksyttäväksi. Kun se on tyhjennetty (suora talletus tai PayPal) ja sinulle maksetaan, sinulle ilmoitetaan siitä. Se on tehokas ja helppo samanaikaisesti.

Expensify antoi minulle mahdollisuuden luoda luokkia, jotta voin luokitella kuluni, kuten ruoka, kuljetus ja majoitus. Käytämme yleensä luottokortteja maksamiseen, koska se on käteinen, nopea ja kätevä. Expensifyn avulla sain myös tuoda luottokorttitiedot suoraan.

Shoeboxed antaa sinulle mahdollisuuden seurata mittarilukemaa, mutta Expensifyn avulla voit myös seurata aikaa, joka voi olla hyödyllinen, jos käydät kauppaa tunteja dollareilla. Expensifyn mukana tulee myös päivätoiminto, jossa henkilölle annetaan päivärahoja ja voit seurata sitä päivittäin sovelluksen avulla.

Shoeboxedissa on yksi ominaisuus, josta Expensify puuttuu. Jos sinulla on joukko kuitteja etkä ole aikaa skannata, lähetä ne kaikki kirjekuoressa Shoeboxed-palveluun. He skannaavat ja lähettävät ne tilillesi. Tämä auttaa sinua tyhjentämään viivästykset ja nopeuttamaan sinua.

Myös ohjaamalla Tech

Evernote Skannaava vs. CamScanner: Tulostettava paperiton helppous iOS: lla

5. Kolmansien osapuolien integrointi

Sekä Shoeboxed että Expensify integroituvat useiden kolmansien osapuolien sovellusten ja ohjelmistojen kanssa, mutta Expensify johtaa kisaa täällä. Molemmat integroituvat kirjanpito-ohjelmistoihin, kuten Quickbooks, Intuit ja Xero, mutta Expensify on yhteydessä myös Microsoftin, Oraclen, SAP: n, Bill.com: n, Uberin ja useiden muiden suosittujen palveluiden kanssa.

Expensify vs. Shoeboxed: Tuomio

Toistaiseksi näyttää siltä, ​​että Shoeboxed on kaukana taaksepäin parhaan kuluhallintasovelluksen suhteen. Löysin Expensifyn, joka ei ole vain freelancereille, mutta myös aloittaville yrityksille ja yrityksille, jotka etsivät skaalautuvaa yritysratkaisua.

Expensify on voittanut tämän taistelun ilman rajoituksia skannattavien kuittien lukumäärälle, offline-tukea, entistä enemmän kolmansien osapuolien integrointia ja parempaa käyttökokemusta. Mutta teollisuudessa on myös muita kilpailijoita, joita käsittelen myöhemmässä oppaassa.

Seuraava: Oletko matkalla? Etsitkö matkakustannusten hallintasovelluksia ennen matkaa? Alla on artikkeli hämmästyttävistä matkakulusovelluksista Android-alustalle.