Saat enemmän Outlookista ongelmattomalla PC: llä

Hae Outlook-sähköposti Xobni

Parasta tai huonompaa olen Outlook-käyttäjä. Sanon tämän, koska mielestäni kaikki postini, yhteystiedot, tapaamiset, muistiot ja muut vastaukset kuuluvat yhteen ohjelmistokattoon, mutta Outlookin itsensä on paisunut, ohjelmassa oleva ylisuuri sika. Onneksi olen löytänyt työkalun, joka helpottaa elämää: Xobni.

Xobni tekee vain muutamia asioita, mutta tekee ne hyvin. Ensinnäkin se indeksoi kaikki sähköpostini, jotta nopea, dynaaminen haku (tulokset näkyvät, kun kirjoitan). Vielä parempi, jos napsautan viestiä postilaatikostani, Xobni näyttää täydellisen profiilin lähettäjälle: yhteystiedot (mukaan lukien sähköpostiosoitteesta otetut puhelinnumerot), luettelo sähköpostin "keskusteluista", jotka olemme saaneet, luettelo tiedoista, joita olemme vaihtaneet, ja mahdollisesti hänen yksityiskohtiaan sosiaalisen verkostoitumisen sivustoista, kuten Facebookista ja LinkedInistä.

Voit myös tarkistaa kunkin lähettäjän tilastot, kuten lähetettyjen ja vastaanotettujen viestien määrän sekä pylväsdiagrammi, joka näyttää tuntien lähettämät viestit. Nämä tiedot eivät ole erityisen hyödyllisiä, mutta se on mielenkiintoista.

Tämä on nopea ja helppo haku, joka tekee Xobni-työkalusta erityisesti Outlook 2003 -käyttäjille (Outlook 2007: ssa on kunnollinen sähköpostihakukyky, mutta mikään Xobnin muista mukavuuksista). Uskomatonta, Xobni on ilmainen, ainakin kun se on beta-versiossa (joka on ollut melko vähän aikaa). Älä kerro yritykselle, jonka sanoin, mutta olisin mielelläni maksanut muutaman taakan.

Lähetä suuria tiedostoja suoraan Outlookista

Suuret tiedostoliitteet imevät. Tällä tarkoitan, että he imevät kaistanleveyden, tukkivat sekä lähtevänsä että vastaanottajan postilaatikon (ja taivas auttavat huonoa dial-up-käyttäjää, joka jää kiinni lataamatta ei-toivottua 5MB liitetiedostoa). Lisäksi useat sähköpostipalvelimet toimivat suurten tiedostojen lähettämisen ja / tai vastaanottamisen, suuren valokuvasi, kesäviikon videon, tappaja PowerPoint-esityksen tai mitä tahansa sen lähettämistä lähtevistä kappaleista.

Siksi olen osaksi palveluita, kuten YouSendIt, jonka avulla voit lähettää suuria tiedostoja ilman kaikkia haasteita. Palvelun käyttämiseksi pääset sivustoon kirjoittamalla vastaanottajan (t) nimet ja sähköpostiosoitteet ja valitsemalla sen tiedoston, jonka haluat lähettää. Lähetyksen jälkeen vastaanottajat saavat sähköpostiviestin, jossa on linkki, joka lataa tiedoston.

Tietenkin tämä on paljon muutakin kuin pelkästään tiedostojen liittäminen sähköpostiin - minkä vuoksi käytän nyt YouSendItin Outlook-laajennus. Tämä freebie antaa minulle mahdollisuuden hyödyntää palvelua käyttämättä Web-sivustoa tai edes jättää Outlookia. Voin "Liittää YouSendIt": iin minkä tahansa tiedoston, joka tavallisesti liitetään sähköpostiviestiin, tai jos plug-in käynnistää automaattisesti tiedostoja, jotka ovat suurempia kuin (esimerkiksi 5 megatavua).

Myös Microsoft Officeen uusi plug-in toimii paljon samalla tavalla, mutta toimii Word-, Excel- ja PowerPoint-rajojen sisällä. Neat stuff.

YouSendIt ei ole ainoa peli kaupungissa: On olemassa runsaasti palveluja, jotka vastaavat tai jopa ylittävät sen kykyjä. (Drop.io tulee mieleen.) Mutta minulla on aina ollut onnea YouSendIt: n kanssa, ja plug-init peittävät kakun. Sinun täytyy rekisteröityä, jotta voit käyttää niitä, mutta vastineeksi saat ilmaisen YouSendIt Lite -tilin, jonka avulla voit lähettää tiedostoja jopa 100MB.

Vältä saman tekstin kirjoittamista yli ja yli

Olet kyllästynyt kirjoittamaan samaa sanoja, allekirjoituksia, lauseita ja jopa kappaleita uudestaan ​​ja uudestaan? Mitä tarvitset on ohjelma, joka lisää tekstiä automaattisesti kirjoittaessasi lyhennettä tai pikanäppäimellä.

PhraseExpress on yksi tällainen ohjelma, ja se on suosikkini useista syistä. Aloittelijoille se laajentaa kirjoitetut lyhenteet täydellisiin lauseisiin. Voit kirjoittaa esimerkiksi "fwiw" ja PhraseExpress lisäisi välittömästi "mitä se kannattaa". Tai "sig" lisäämällä yksilöllinen allekirjoitus (täydennetty kuvien ja / tai HTML-koodin kanssa) sähköpostin lopussa.

Tämä ominaisuus toimii millä tahansa ohjelmalla (tekstinkäsittely, sähköpostiohjelma, blogi työkalu jne.) Ja PhraseExpress voi jopa skannata asiakirjoja ja sähköposteja löytääkseen usein käytetyn tekstin lisättäessä sen automaattiseen täydelliseen luetteloon. (Se voi tuoda myös olemassa olevia automaattisen korjauksen merkintöjä Wordista.) Tietenkin voit myös määrittää omat tietosi.

Ohjelma sisältää myös maailmanlaajuisen oikeinkirjoituksen tarkistusominaisuuden ja leikepöydän historia -työkalun, joka tallentaa kaikki viimeiset leikepöydän merkinnät, ei vain viimeisintä.

Tarpeetonta sanoa, että se on tappaja-sovellus, josta tulet pian löytämään välttämättömän. Viimeinen syy, miksi se on suosikkini? Se on ilmainen.

Rick Broida kirjoittaa PC Worldin hiljainen PC-blogi. Rekisteröidy Rickin uutiskirjeeseen sähköpostilla joka viikko.