Google-dokumentit antavat yhteiset kansiot

Google-dokumentit sai tämän viikon tarkistuksen, joka helpottaa käyttäjien jakamista, lataa asiakirjoja ja pysyy järjestäytyneinä. Uudet tweaksit toivat myös hieman muutoksen Google Docsin kotisivulle entistä yhtenäisemmäksi ja yksinkertaisemmaksi.

Jaetut kansiot

Yksi Google Docsin parhaista ominaisuuksista on sen kyky antaa sinulle mahdollisuuden jakaa ja tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa. Aiemmin, jos sinulla oli useita asiakirjoja, jotka sinun tarvitsee jakaa yhden työryhmän kanssa, Google-dokumentit edellyttävät, että lähetät useita jakamisilmoituksia jokaiselle asiakirjalle.

Uusi jaettu kansio -toiminto ratkaisee tämän ongelman antamalla jakamisen yhden kansion oikeudet. Vedä ja pudota haluamasi tiedostot kansioon ja valitse sitten "Jaa tämä kansio" ja pyydä työryhmän jäseniä. Työryhmänne henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa heille ilmoitetaan, että olet jakanut tämän kansion. Kun olet kirjautunut Google Docs -ohjelmaan, työryhmän jäsenet voivat nähdä kansioon lisättyjä tiedostoja ja pudottaa tiedostoja kansioon, jotta he voivat jakaa saman ryhmän kanssa.

Uusi ominaisuus on kätevä, mutta on vain muutamia vinkkejä, jotka kannattaa pitää mielessä. Vaikka asiakirja on jaetulla kansiolla, kyseisen asiakirjan käyttöoikeudet liitetään kansioon - ei tiedostoon. Joten jos vedät asiakirjan, jonka omistat (eli luit sen) pois jaetusta kansiosta, työryhmäsi ei enää voi käyttää asiakirjaa.

Työnkulun hallinta

Takaisin suosittuun kysyntään ovat " Not In Folders "-suodatin, jonka avulla voit nähdä asiakirjoja, joita ei ole jaettu kansioihin. Google toi takaisin ominaisuuden, koska jotkut ihmiset käyttivät tätä työnkulun työkaluna.

Yksi tapa hyödyntää tätä suodatinta on käyttää sitä työkaluna dokumenttien seuraamiseen luonnosvaiheessa. Sitten voit siirtää asiakirjan kansioon, kun se on valmis parhaaseen aikaan.

Sinun on tiedostettava, kun käytät tätä ominaisuutta: Sanotaan, että John jakaa raportin suoraan Maryn kanssa, mutta Johnilla ei ole sitä raportti kansioon. Jos Mary laittaa sen johonkin hänen kansioistaan, John näkee, että raportissa on kansilehti, mutta se näkyy edelleen, kun John suodattaa asiakirjansa "Items Not In Folders" -osiossa. Näin Maryn toimet eivät keskeytä Johnin työnkulkua. "Items Not In Folders" -sisältöä voi käyttää vasemmalla olevan navigointiruudun Lisää valinnat -valikosta.

Google-dokumentit antavat myös lähettää useita tiedostoja kerralla. Valitse vain haluamasi tiedostot käyttämällä "shift" tai "ctrl" ("komento" Mac-avaimilla) ja käynnistä lataus.

Google Docsin uusi ulkoasu.

Google Docsin vanha asettelu.

Huomaat myös, että Google-dokumentit ovat hieman erilainen. Uusi ulkoasu on hieman boxier, ja visuaaliset kuvakkeet (kuten tähdellä, jakamisella, lataamisella ja poistamisella) on poistettu vain tekstin ulkoasusta.

Jakaminen vaihtoehto

Jos Google-dokumentit eivät ole sinua varten, Microsoftilla on myös kaksi dokumenttien jakamisvaihtoehtoa. Live Mesh, joka käynnistettiin viime vuonna, voit luoda laitteiden verkon ja synkronoida kansioita niiden välillä. Live Mesh tarjoaa myös oman online-työpöydän nimeltä Live Desktop, jossa voit jakaa kansioita verkon tai verkon ulkopuolisten ihmisten kanssa. Live Meshin käyttämistä varten sinun on ladattava pieni ohjelma, mutta ihmisiä, joille jaat kohteita, tarvitsee vain rekisteröityä Live Desktopille. Live Mesh toimii sekä PC- että Mac-järjestelmissä.

Microsoftin toinen vaihtoehto on sen verkkotallennustila nimeltä Skydrive. Skydriven jakeluoikeudet ovat kuitenkin hieman liian monimutkaisia, joten suosittelen Live Desktopin ja Live Meshin käyttämistä, jos olet Windows Live-käyttäjä.