Googlen uusi kätevä Gmail-työkalu: Säilytetyt vastaukset

Googlen jatkuva pyrkimys tehdä Gmailista tehokas sähköpostiympäristö jatkuu tällä viikolla Canned Responsesin käyttöönoton avulla. Tämän ominaisuuden avulla voit luoda kirjaston, jossa on lyhyet sähköpostivastaukset, jotka voidaan valita vain muutamalla napsautuksella, kun vastaat sähköpostiviestiin.

Tämä ominaisuus on kätevä kaikille, jotka sairastavat kirjoittamaan identtisen vastauksen useita ihmisiä. Näen tämän kätevänä ominaisuutena, kun tallennat ohjeita kotiisi tai tavallisimmin käytettyjä sähköpostiviestejä, kuten "Unsubscribe: Poista minua sähköpostilistalta".

Voit ottaa Canned Responsesin askeleen eteenpäin Google huomauttaa ja käyttää ominaisuutta muokkaamalla sähköpostien automaattisia vastauksia tietyillä viesteillä. Voit esimerkiksi ottaa käyttöön kaksi säilykeviä viestejä vastaamaan joko pomoasi tai ystävällesi. Yksi, jonka pomo saattaa lukea, on "Anteeksi, että olen kaivannut sinua, olen töissä töissä" ja toinen "Saada minut kännykässäni, olen todennäköisesti alaspäin baarissa."

Näin luodaan

Valitse ensin Asetukset tilin tilisi oikeasta yläkulmasta.

Valitse Labs-välilehti ja siirry kohtaan Sälytetty vastaus ja valitse Ota käyttöön.

Kun seuraavan kerran vastaat viestiin näet sinisen Sälyttävän vastauksen -vaihtoehdon sähköpostissasi.

Cached Response -ominaisuuden yksi haittapuoli on se, että se tukee vain lyhyitä vastauksia.

-tavan ansiosta Google pystyy valitsemaan vastaukset pudotusvalikosta pidemmät vastaukset ylikuormita valikkoa, jolloin on epäkäytännöllistä saada useampi kuin yksi säestetty vaste (katso vasenta kuvaa).

Mukautettujen säilyvien vastausten antaminen automaattisella

Voit ottaa Canned Responsesin seuraavalle tasolle antamalla vastaukset Gmailin automaattivastaustoiminnon kanssa.

Näin

Säilytetyn vastauksen sääntöjen luominen Siirry Gmail-asetuksiin ja valitse sitten Suodattimet ja valitse sitten Luo uusi suodatin.

Suodattimen viimeisen vaiheen jälkeen näet vaihtoehdon "Lähetä säilyvä vastaus." Tässä voit valita yksilöllisen vastauksen tiettyyn lähettäjään.

Voit luoda myös luoda suodattimia vastaamaan sähköpostin ruudun tai aiheen avainsanojen perusteella.

Varoitus

Sana varovaisuutta: Ole varovainen asettaessasi suodattimet oikein. Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on laukaista vääränlainen säilyketehtävä väärälle henkilölle.