Lisää kalenteri, jossa näkyy aikataulu, jotta näkymät toimiston ulkopuolella tapahtuvista vastauksista näkyisivät

Asettamalla Out of Office (OOO) -vastaukset automatisoimaan sähköpostiviestit (kun olet lomalla) antaa ammattimaisen tavan käsitellä sähköpostiamme. Useimmat meistä ovat kuitenkin kehittäneet tai ottaneet käyttöön vakioprosessin, jossa yksityiskohdat ilmoitetaan vain viesteissämme, jolloin emme ole käytettävissä.

Muutetaan tämä tyyli ja annetaan innovatiivinen käyrä siihen, mitä postittajat näkevät automaattisissa vastauksissamme. Miksi et yritä sisällyttää yksityiskohtia sitoutumisestamme kyseisenä ajanjaksona (tai ennen sitä ja sen jälkeen), jotta ihmiset, jotka yrittivät tavoittaa meidät, voivat suunnitella yhteydenottoa (uudelleen) vastaavasti.

Ja tänään opimme kuinka sisällyttää tällaiset yksityiskohdat graafisesti, ts. Lisäämällä minikalenterin (valituilla yksityiskohdilla) sellaisiin viesteihin MS Outlookissa.

Vaiheet minikalenterin sisällyttämiseksi lomavastauksiin

Vaiheiden 1 ja 2 välinen prosessi on yhteinen kaikille Outlook-käyttäjille. Vaihetta 3 ei kuitenkaan sovelleta niihin, jotka käyttävät OOO Assistant -sovellusta (saatavana MS Outlook Exchange -versioon). Tarkastelemme loppua kohti, mitä tällaiset käyttäjät voivat tehdä.

Vaihe 1: Käynnistä MS Outlook -asiakas ja siirry sen Kalenteri- osioon vasemman ruudun alaosasta. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kalenteria, jonka haluat sisällyttää automatisoituihin viesteihin; ja paina sitten Lähetä sähköpostitse.

Vaihe 2: Näet valintaikkunan, jossa joudut asettamaan ajanjakson ja valitsemaan kalenterin laajuuden, jonka haluat jakaa.

(a) Voit myös muuttaa kalenteriasi täällä, jos olet tehnyt väärän valinnan tai päättänyt vaihtaa.

(b) Valitse alue / ajanjakso, jonka haluat antaa osa vastauksistasi. Yleensä se olisi seuraava 7 päivää (ainakin minä teen sen).

(c) Valitse yksityiskohdat, jotka haluat jakaa. Täällä mieluummin esitän rajoitetut tiedot.

(d) Voit vaihtaa lisäasetuksia saadaksesi lisää asetuksia ja rajoituksia.

Kun olet tallentanut asetukset, kalenteri tuodaan sähköpostiviestinä. Näet miniatyyri kalenterin, jossa väri-indeksit ovat päivämääriä, jotka määrittelevät sitoutumisen. Päivämäärät sisältävät myös linkit viestiin ilmoitettuihin yksityiskohtiin.

Ehdotan, että liite poistetaan, koska siitä tulee tarpeettomia tietoja.

Vaihe 3: Tämän jälkeen suoritettava menettely sisältää uuden säännön luomisen ja sen asettamisen lomavasteena. Se selitetään yksityiskohtaisesti toisessa täällä. Seuraa artikkelin vaiheita 2 loppuun.

Huomaa: Jos kopioit vaiheen 2 tulosta, siirry OOO Assistant -sovelluksen käyttäjille kohtaan, johon asetit viestin vastauksiksi, ja liitä se sinne.

johtopäätös

Joten aiotko asettaa vastauksesi minikalenterilla ensi kerralla? Takaan, että ne, jotka saavat tällaisia ​​vastauksia, arvostavat sinua enemmän kuin koskaan. Älä unohda jakaa tätä artikkelia kollegoidesi ja ystäväsi kanssa, jos pidät siitä.