Luo avattava luettelo (validointiluettelo) ms excel -työkirjoihin

Suurin osa toimistoissa ja muissa työpaikoissa pitävistä henkilöistä ylläpitää Excel-taulukkoja pitääkseen kirjaa tietyistä tietueista ja tietomääräyksistä. Toisinaan meidän on myös jaettava työkirjat. Kummassakin tapauksessa on erittäin vaikeaa tarkistaa merkinnät ja vahvistaa niiden oikeellisuus (varsinkin kun tietoja on valtavasti).

Virheiden huolestumisen sijaan olisi hyvä käytäntö luoda työkirja tai arkit siten, että se validoi merkinnät automaattisesti ja estää käyttäjää tekemästä vääriä syötteitä. Juuri tämä auttaa MS Excel -välilehden Tietojen validointi -työkalu.

Ja tänään tarkastelemme yhtä sen ominaisuuksista, jossa voit luoda pudotusvalikon mille tahansa solulle, riville tai sarakkeelle ja rajoittaa solun merkinnän luettelon tietoihin. Tämä tarkoittaa myös sitä, että käyttäjä ei voi koskaan tehdä virhettä.

Vaiheet avattavan luettelon luomiseen

Vaihe 1: Valitse solu, rivi tai sarake, jolle aiot luoda validointiluettelon tai pudotusluettelon. Esimerkissäni olen valinnut sarakkeen nro E. Joten käyttäjän on syötettävä arvot, joihin sarake E on rajoitettu.

Vaihe 2: Siirry Data- välilehteen ja etsi Data Validation -työkalu Data Tools -osiosta. Napsauta tätä kuvaketta ja valitse ensin Data Validation.

Vaihe 3: Valitse näyttöön tulevassa ponnahdusikkunassa Asetukset- välilehdessä olevasta Salli dop. Luettelosta Lista.

Vaihe 4: Seuraavaksi sinun on syötettävä Lähde eli arvot, jotka muodostavat osan luettelosta, tai arvot, jotka voidaan valita tai syöttää. Voit kirjoittaa ne suoraan Lähde- tekstikenttään (pilkuin erotettuna).

Vaihtoehtoisesti voit valita solualueen nykyisestä työkirjan arkista, ja näiden solujen arvoja pidetään luettelona. Jos kuitenkin haluat käyttää tätä vaihtoehtoa, sinun on valmisteltava luettelo jo ennen vaihetta 1.

Huomautus: Pysäyttämällä solun sisäinen avattava valikko näyttää avattavan työkirjan. Muu, vain validointi toimii, kun käyttäjän on kirjoitettava arvot.

Tämän avulla pudotusvalikko luodaan ja käyttövalmis. Käyttäjä voi valita minkä tahansa arvon luettelosta. Ja kauneus on, että se vähentää niin paljon vaivaa kirjoittaa käsin.

Jos käyttäjä yrittää syöttää arvoja (kirjoittamalla manuaalisesti), jotka eivät ole osa validointiluetteloa, hänelle kysytään virheviesti.

johtopäätös

Tämä on vain yksi menetelmä tietojen syöttämisen validoimiseksi. Työkalulla on jopa enemmän potentiaalia kuin voit kuvitella. Puhumme lisää sen ominaisuuksista lähitulevaisuudessa. Tähän asti käytä avattavaa valikkoa ja kerro meille kokemuksistasi.

Haluatko nähdä lisää sellaisia ​​oppaita? Pudota kommenttisi!