Löydä nopeasti vanhat sähköpostit ms outlookista sähköpostiryhmien avulla

Kun olemme töissä, sähköpostit kuluttavat paljon aikaa. Yksi syy siihen, että emme tiedä temppuja sähköpostien nopeasti katselemisesta. Kuten vanhan sähköpostin vetämistä aloitamme yleensä vierittämällä ensin. Tuskin tehokas tapa löytää vanhoja sähköposteja. Puhun pääasiassa MS Outlookin käytöstä (koska sitä useimmat meistä käyttävät työssä) ja siihen liittyvistä ominaisuuksista.

Aiemmin kerroimme sinulle liitteiden tarkastelusta lukupaneelissa. No, se on yksi tapa tarttua sähköposteihin heidän kaulaansa. Mutta tänään puhumme sähköpostien katselemisesta ryhmissä ja näemme, kuinka se voi auttaa sinua löytämään vanhat sähköpostit nopeasti.

Upea vinkki: Haluat ehkä oppia aktivoimaan ja mukauttamaan lukukentää, selausruutua ja tehtäväpalkkia. Tässä on GT: n opas siitä.

Vaiheet sähköpostien tarkastelemiseen ryhmissä

Tämän tempun seuraamisen suurin etu on, että se todella auttaa ja nopeuttaa vanhojen sähköpostien vetämistä prosessiin tarvittavan tunnin aikana.

Vaihe 1: Ensinnäkin, sinun on varmistettava, että Näytä ryhmissä -ominaisuus on aktivoitu käyttöliittymässäsi. Joten siirry kohtaan Näytä -> Järjestä mukaan ja tarkista sama.

Kun valitset Näytä ryhmissä -asetuksen, sähköpostit on oletuksena järjestetty päivämääräryhmiin (tänään, eilen, viime viikolla ja niin edelleen). Tämä järjestely toimii kunnollisena rajana.

Vaihe 2: Jos et pidä oletuksesta tai haluat muuttaa ryhmittelysääntöä, napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiruudun otsikkoa, jossa lukee Järjestäjä…. Sitten voit valita kriteerit uudet ryhmittelykriteerit.

Huomaa, että sääntö koskee vain valittua kansiota. Ryhmitän yleensä From- lauseen perusteella, kun tarvitsen edellisen viestin.

Vaihe 3: Jos sinulla on pitkä luettelo kontakteista ja useita viestejä jokaisesta, tarvitset nopean tavan päästä siihen. Napsauta tällä kertaa hiiren kakkospainikkeella ryhmän otsikkoa ja sano Kutista kaikki.

Vaihe 4: Kun teet tämän, kaikki ryhmät tiivistävät hallussaan olevien viestien luettelon. Napsauta plusmerkkiä tarvittavan säikeen saamiseksi, ja kaikki ryhmän viestit ovat saatavilla yhdellä silmäyksellä.

Muut ryhmävaihtoehdot, joita pidän hyödyllisinä ja joita tarvitsen usein, ovat Vastaanottaja, Aihe, Kategoriat ja Tärkeys. Voit löytää omia tai luoda omia näkymiä siirtymällä kohtaan Näytä -> Järjestä -> Mukautettu.

johtopäätös

Edellä selitetyt vaiheet ovat vain yrityksiä hyödyntää MS Outlookin käytettävissä olevia ominaisuuksia ja hyödyntää niitä. Seuraan näitä päivittäisessä elämässäni. Kokeile sitä ja voit saada muutaman sekunnin päivässä. Sekin menee pitkälle työelämäsi parantamiseksi, eikö niin?