Web-pohjaisten tietokantojen luominen ja jakaminen

Jos olet osa yritystä, ennemmin tai myöhemmin haluat tehdä yhteistyötä tietokannassa kollegasi tai asiakkaan kanssa. Aikaisemmin pieni tapa jakaa pieni tietokanta oli luoda laskentataulukko ja lähettää se yhteistyökumppaneille. Vaikka tämä ei ole paras tapa, se on kestänyt monimutkaisempaa kilpailua useista syistä:

Ensinnäkin tietokannat ovat yhä hankalia joidenkin ihmisten ymmärtämiseksi ja laskentataulukot ovat selvempiä. Taulukkolaskenta on tavallisesti yhden näytön, joten on helppoa, että joku selvittää logiikansa ja rivien ja sarakkeiden verkko on myös helpompaa kuin tyypillinen relaatiotietokanta, jossa on sarja taulukoita. Taulukot ovat enemmän kuin monet ihmiset - etenkin ne, joilla ei ole paljon virallista IT-koulutusta - haluavat käsitellä. Toiseksi tietokantayhteistyövälineet ovat vaikeita oppia ja käyttämään. Katsokaa kuinka monta ihmiset käyttävät edelleen Lotus Notesia sähköpostiin eikä paljon muuta. Ja koska useimmat meistä ovat tyytyväisiä sähköpostin käyttämiseen, sillä kuljetusjärjestelmä ei ole vain verotus. Päivään saakka, kun kolme henkilöä työskentelee samassa laskentataulukossa tai tietokannassa ja tekevät ristiriitaisia ​​muutoksia.

Kolmanneksi oikeiden yhteistoimintojen luominen vaatii jonkin verran taitoa ja ymmärrystä siitä, miten ja millaisia ​​tietoja jaetaan. Kuinka moni ihminen aikoo lisätä tai muuttaa tietueita tietokantaan? Kuinka moni vain haluaa tehdä kyselyitä ja raportteja? Ja miten estät ristiriitaiset samanaikaiset päivitykset?

[Lue lisää: Parhaat TV-suoratoistopalvelut]

Mitkä ovat valintasi, jos et halua lähettää laskentataulukoita? Sinulla on kaksi perusmenetelmää. Ensinnäkin käyttää yhtä monista Internet-yhteensopivista tietokantaohjelmista. Alpha Five: llä on joitain helposti saatavilla olevia Web-työkaluja, ja sen standardipaino on 200 dollaria tai voit ostaa Filemaker Server -version 1000 dollaria. On paljon muita, mutta nämä kaksi ovat helpoin asentaa ja käyttää Internetissä.

Molempien tuotteiden on käytettävä Internet-palveluntarjoajasi isännöimäsi Windows- tai Mac-koneita tai muita keinoja tietokonetta käyttävän laitteen liittämisestä Internetiin. (PointInSpace on yksi palveluntarjoaja, joka tarjoaa Filemaker Pro hosting-tilin 40 dollaria kuukaudessa, ja ZebraHost tarjoaa Alpha Five -palvelun 30 dollaria kuukaudessa. Tässä on linkki sarjaan videoopetusohjelmia siitä, miten tämä tehdään Alpha Five -ohjelmalla.) täytyy myös oppia ohjelmointikieliä ja olla tyytyväinen siihen, miten ne tuottavat raportteja. Tällä menetelmällä on se etu, että käytät todellista tietokantaohjelmaa ja sillä on eniten joustavuutta. Mutta sillä on korkeat tulokustannukset taitojen suhteen ja voi olla enemmän kuin haluat käsitellä. Tässä on esimerkki yhdestä näytöstä, joka näyttää sinulle sellaisen ohjelmiston, jota sinun on ymmärrettävä Alpha Five:

Jos jompikumpi näistä taidoista on pelottava, todennäköisesti päätetään toisella menetelmällä, joka on käyttää yhtä Web-palveluyrityksistä, jotka on suunnattu laskentataulukoiden ja taulukkotietojen jakamiseen. Vaikka Google-dokumentit antavat ihmisille mahdollisuuden toimia yhteistyössä tiedostotasolla, haluamme todella olla jotain entistä hienostuneempia ja joka voi tunnistaa yksittäiset tietueet. Minulla on ainakin neljä palvelut, jotka olen havainnut, jotka tekevät:

• TrackVia, 10 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohti

DabbleDB, 8 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohden

Intuitin QuickBase 250 dollaria kuukaudessa 10 käyttäjälle

Blist.com, 10 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohden ja 30 dollaria kuukaudessa yhdelle ylläpitotilille

Näiden kaikkien avulla voit luoda tilin ja lähettää laskentataulukon noin viidessä minuutissa. Jos laskentataulukkosi ensimmäinen rivi sisältää kenttänne, olet juuri tekemässä. Voit helposti lajitella minkä tahansa sarakkeen nopeasti klikkaamalla nuolen kuvakkeita. Voit etsiä nopeasti kopioita, luoda yhdistämismallin ja lomakkeet Web-sivustoosi, kaikki vain muutamalla klikkauksella hiirellä.

Mukautetut raportit ovat yksinkertaisia, ja mitä enemmän, ne voidaan jakaa yhteistyökumppaneille sähköpostitse sähköpostitse aikataulusta. Erilaisten yhteistyökumppaneiden lisääminen eri diskreetteihin käyttöoikeuksiin on hyvin yksinkertainen, ja noin 30 minuutissa voit saada projektin asetukset ja työskennellä tiimisi kanssa. Hyvä uutinen on, että sinun ei tarvitse olla ohjelmoija tai edes toimimaan kuin yksi. Sinun ei myöskään tarvitse maksaa hosting-maksuista (joka sisältyy osana palvelua), ja tarvitset vain tietosivusi selaimesi.

Saadaksesi tuntumaa siihen, mikä on mukana, kaikki neljä palvelua voit aloittaa ilmaisilla tileillä. TrackVian tapauksessa sinulla on 14 päivää ennen luottokorttisi antamista ja dabbleDB: n tapauksessa voit käyttää ilmaista tiliä ikuisesti, jos et ole huolissasi siitä, että tietosi ovat julkisesti nähtävissä. Blistin avulla voit käyttää kuluttajatason tilinsä ilmaiseksi ikuisesti, mutta rajoitat sinut alle 100 Mt: n tietokantoihin. QuickBase tarjoaa 30 päivän ilmaisen kokeilun ja mahdollisuuden jakaa jopa kymmenen ihmisen kanssa, joten jos etsit jotain, joka tukee vain muutamia yhteistyökumppaneita, jotka ovat liian tyyris.

Jokainen neljästä palvelusta poikkeaa termeistä miten ne voivat tuoda tietoja tietokantaan, millaisia ​​raportteja on saatavilla ja kuinka monta eri tietokantaa ja tallennustilaa sallitaan per tili. Siksi on parasta kokeilla jokaista ja katsoa, ​​mikä on järkevämpää työtyylillesi ja tarpeellisiksi ominaisuuksillesi ja kuinka kaukana voit todella saada ilman mitään todellista HTML: ää.

Katsotaanpa, miten tuoda tietosi TrackViaan esimerkkinä. Kun luot uuden tietokannan, sinulla on kolme valintaa, jotka näkyvät alla olevasta ruudusta:

Voit ladata laskentataulukon ja klikkaamalla "nähdä vinkit" -linkkiä ja näet luettelon huomautuksia ja ohjeita siitä, miten tämä tehdään. Jos sinulla on tietosi CSV-tiedostossa, sinun on ensin tuoda se Exceliin ennen tietojen saamista TrackViaan. Jotkin muut palvelut antavat sinun tuoda CSV-tiedostoja suoraan tai leikata ja liittää tietoja työpöydältäsi tai verkkosivustolta. Sinulla on myös mahdollisuus aloittaa esimerkkitietokannan malli, ja TrackVia tarjoaa yli tusinaa erilaisia. Oletetaan, että valitset Yhteystiedot-mallin. Tällöin voit joko lisätä jokaisen kontaktitietueen yhden kerrallaan käyttäen tavallista Web-lomaketta tai käyttää Tuo-työkalua ja tuoda laskentataulukko.

TrackViallä on myös mielenkiintoinen vaihtoehto seurata erityistä sähköposti-postilaatikkoa, joka kerää uusia tietokantatietoja ja lähettää tiedot automaattisesti. Jos siirryt Sähköposti Kerääminen -työkaluun, näet sarjan näyttöjä, mukaan lukien sen alla, jonka avulla voit määrittää tämän ominaisuuden. Voit saada sähköpostisi luoda uusia tietueita tai päivittää olemassa olevia tietueita.

Onnea tietokantojen ja laskentataulukoiden jakamisessa!