Excel-työkirjojen samanaikainen kirjoittaminen ja työskenteleminen

Verkkoyhteistyö on palvelu, jonka avulla sinä ja kollegasi voivat työskennellä samassa asiakirjassa. Yleensä dokumentti tallentaa automaattisesti ja muut kirjoittajat tekevät muutoksia näkyvissä muutamassa sekunnissa. Se helpottaa paperiteknologiaa käyttävien asiakirjojen käsittelyä. Microsoft Office 2016 on mahdollistanut reaaliaikaisen yhteistyön, joka on näennäisesti hyvin onnistunut markkinoilla. Se käynnistyi, kun Wordin työpöytäversioon osallistuminen auttoi kirjoittamaan, ja nyt Live-yhteistyö on ollut Microsoft Officen suurin painopiste. Pikemminkin useimmat käyttäjät ovat siirtyneet kokonaan online-yhteistyön tekijöille sen sijaan, että tekisivät ja jaettaisiin asiakirjoja sähköpostin välityksellä.

Kirjailija ja yhteistyökyky Excelissä

Jotta voit aloittaa tiimityöskentelyn ja yhteistyön kirjoittamisen Excelin avulla voi käyttää seuraavia vaiheita:

1] Varmista, että sinulla on ajan tasalla oleva Windows- ja Office 365 -versio. Käytät näitä tiedostomuotoja:.xlsm,.xlsx tai.xlsb-tiedostoja. Jos sinulla on jokin muu muoto, voit vaihtaa sen avaamalla tiedoston napsauttamalla Tiedosto> Tallenna nimellä> Selaa> Tallenna As Tyyppi ja muokkaa muotoa vastaaviin tyyppeihin.

Jos sinulla ei ole tilausta, voit silti tehdä yhteistyötä luomalla asiakirjoja verkossa kirjautumalla henkilökohtaiseen OneDrive-palveluun.

2] Luo tai lataa laskentataulu SharePoint , OneDrive tai OneDrive for Business .

3] Jos olet valinnut tiedoston lataamisen, napsauta tiedostonimeä ja työkirja avautuu uudessa selaimessa.

4] Napsauta Muokkaa Excelissä -vaihtoehtoa. Jos saat kehotuksen valita Excel-versio, valitse Excel 2016.

5] Kun tiedosto avautuu ja näet, että se on edelleen Suojattu näkymä , napsauta Ota muokkaus , jotta voit tehdä muutoksia tiedostoon.

6] Napsauta ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa -painiketta. Kutsu Kutsu ihmisiä -ruutuun vain henkilöidenne henkilötunnuksesi sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat tehdä yhteistyötä. Erota jokainen sähköpostiosoitteesi puolipisteellä. Valitse Voit muokata ja jatka sitten napsauttamalla Jaa -painiketta.

7] Henkilöt, joille olet jakanut tiedoston, saisivat sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon pääsy avaamaan se. Kirjoittajalle täytyy napsauttaa Muokkaa työkirjaa ja sitten Muokkaa Excelissä.

8] Kun avaat tiedoston, näet kutsutun yhteistyökumppanin avatar tai kuvia Excel-ikkunan oikeassa yläkulmassa. Ne näkyisivät tavallisesti joko omalla tallennetulla kuvalla, avatarilla tai kirjaimella G , mikä tarkoittaa "vieras" tai nimien alkukirjaimilla, jos valittuja profiilikuvia ei ole. Valintasi korostuisi vihreänä, kun taas muiden ihmisten valinta olisi muita värejä, kuten sininen, punainen, keltainen tai violetti.

Kun napsautat avataria, sinut ohjataan siihen, missä toinen henkilö työskentelee parhaillaan taulukkolaskenta. Hänen läsnäoloaan voidaan havaita vilkkuva värillinen osoitin. Nyt voit muokata dokumentteja samanaikaisesti laskentataulukoiden kanssa, jotka puolestaan ​​tekevät projektien nopean ja kätevän työskentelyn.

Automaattinen tallennus samalla, kun kirjoitat tekijälle MS Excelissä

Automaattinen tallennus on oletusarvoisesti käytössä kaikkiin yhteisjulkaisuun tarkoitettuihin asiakirjoihin tai muutoin OneDriveen. Se tallentaa muutokset dokumenttiin muutamassa sekunnissa, joskus sekunnin murto-osassa.

Muiden käyttäjien valinnat

Käyttäjät, jotka käyttävät Microsoft Excel- tai Excel-verkkoa, pystyvät näkemään yläkulmassa olevat muut käyttäjät. Muiden käyttäjien valinnat ja teksti näkyy eri väreissä. Käyttäjät, joilla on muita MS Excel -versioita, eivät voi käyttää tätä ominaisuutta.

"Päivitä suositeltava" ja "Lähetys epäonnistui"

Jos näet nämä virhesanomat automaattisen tallennuksen ja luonnokset tallentamattomina, sinun kannattaa kopioida linkki toisella välilehdellä ja painaa Enter. Muista tehdä tämä, kun olet varma, että internet on kytketty.

Kaksi käyttäjää vaihtaa samaa asiakirjaa

Kun kaksi käyttäjää vaihtaa samaa automaattisella tallennuksella tai napsauttamalla tallennusta, viimeisin muutos tallennetaan. Helpottaakseen Excelin verkossa sallitaan kommenttiosa keskustella tästä käyttäjien keskuudessa. Se toimii kuten chat-laatikko.

Lue seuraava : Excel Tips & Tricks.