Tietojen lukitseminen sovelluksissasi

Arjen toimistosovellukset säilyttävät piilotettuja tietoja luomissasi asiakirjoissa ja toimivat kuin sinä tiedät.

Asiakirjojen piilotetut tiedot

Microsoftin piilotettujen tietojen poistotyökalu palauttaa sen nimen vanhojen Office-asiakirjojen avulla.

Miksi sinun pitäisi huolehtia: Häiritsevät kommentit tai omistustiedot voivat olla tahattomia yleisöjä.

Skenaario: Olet tilinpitäjä yritykselle, jonka hallitus on pyytänyt sinua toimittamaan yhteenvedon menoista ja tuloista - tehtävä että sinun on tehtävä yhteistyötä useiden ihmisten kanssa. Raporttisi luonnos - Microsoft Wordissa kirjoitettu - vaihtuu kädestä useita päiviä, sillä useat osallistujat lisäävät muistiinpanoja, kysymyksiä ja ehkä jopa muutamia impolymeereja.

[Lue lisää: Haittaohjelmien poistaminen Windows-tietokoneelta]

Sinä puhdistat asiakirjan, ennen kuin lähetät sen levylle, mutta kommentti "He todella odottavat ihmisten ostavan tämän paskan?" (yhdessä sen lisänneen henkilön nimen kanssa sekä sen luomisen ajankohta ja päivämäärä) ei ole kadonnut - se piilottaa vain.

Taulukkolaskenta, Word-dokumentit ja PowerPoint-esitykset voivat säilyttää metatietojen tyypit piilotettu (mutta helposti havaittavissa oleva) muoto ovat sen henkilön nimi ja alkukirjaimet, jotka ovat koskaan kirjoittaneet tai muokkauttaneet asiakirjaa; mallitiedot; asiakirjojen tarkistukset; kommenttien muokkaaminen; tietokoneesi nimi, jonka nimi näkyy Microsoft Office -tiedostosi lisenssitiedoissa, sekä sen kiintolevyn tai palvelimen nimi, johon tiedosto tallennettiin.

Sulautetut tiedot, kuten tiedostopalvelimen nimet tai käyttäjätunnukset - jotka usein kierrätetään kirjautumisvaltuutuksina - tekevät tietojen varastamisen helpommaksi yrityksen vakoojille. Jos et julkaise yrityksesi sisäisen verkon yksityiskohtia koko maailmalle, miksi annat ne palaset, jotka sisältyvät Webissä tuottamiin asiakirjoihin? Jotkin näistä tiedoista ovat helposti saatavilla, mutta muiden osien poistaminen asiakirjasta voi edellyttää binääritiedostojen muokkausta.

Korjaus: Office XP: n ja 2003: n voit ladata Microsoftin Poista piilotiedosto -työkalu. Voit tarkastella ja poistaa (mahdollisesti) Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoista ei-toivotut metatietomuutokset Office 2007 -asiakirjoille.

Epäonnistunut muokkaus

Miksi sinun on huolehdittava:

Skenaario: Akateemikot, lääketieteelliset tutkijat ja tuomioistuimet joutuvat joskus julkaisemaan julkisen kulutuksen yksityisiä tutkimustietoja, tietoja tai raportteja. Kun näissä asiakirjoissa on herkkiä henkilökohtaisia ​​tietoja - nimiä, sosiaaliturvatunnuksia, katuosoitteita ja puhelinnumeroita - on usein helpompaa muokata tai peittää asiakirjan osia sen sijaan, että alkuperäistä tiedostoa tarkistettaisiin.

mustat palkit, jotka kattavat ihmisten nimet, paikat ja päivämäärät painetuissa asiakirjoissa, ovat riittävät paperikertomukselle, mutta digitaaliset asiakirjat ovat toinen asia. On ollut korkeatasoisia tapauksia, joissa kolmannet osapuolet helposti paljastivat oletettavasti muokattuja tietoja, koska asiakirjan kanssa työskentelevä henkilö ei tiennyt, että Adobe Acrobatin täydellä versiolla varustettu henkilö voi poistaa PDF-tiedostosta maalatun mustan palkin.

Korjaus: NASA: lla on selkeimmät online-ohjeet, joissa selitetään prosessia. Word-asiakirjoissa on helppo tallentaa uusi kopio siitä tiedostosta, jonka aiot muokata: Tee niin varmasti, että Revisiotila on pois päältä ja kirjoita sitten teksti, jota haluat muokata. Jos haluat muokata PDF-tiedostojen sisältöä, sinun on käytettävä kolmannen osapuolen laajennusta (kuten Appligantin 249 dollaria Redax-apuohjelmaa) tai peitä PDF-tiedoston mustat palkit, muunna PDF TIFF-kuvaksi ja muokata sitten TIFF PDF-tiedostoon. Ainoa haittapuoli on, että lukijat menettävät kykyä etsiä tekstiä PDF-muodossa, joka on muunnettu tällä tavalla.