Seitsemän olennaista tapaa leikata tekniset kulut

Teknologian kustannukset voivat helposti syödä kaiken budjetin - muutamat ohjelmistopäivitykset ja uudet järjestelmät tässä, toinen IT-henkilö hallinnoimaan verkkoa siellä - ja ennen kuin tiedät sen, olet kokenut voitot kokonaan

Jos yrityksesi on vain kaksi tai kaksisataa, nämä vinkit auttavat sinua leikkaamaan kustannuksia, säästämään rahaa ja antamaan sinun keskittyä todella tärkeisiin tekijöihin:

1. Käytä avointa lähdekoodia ja vapaata ohjelmistoa

Katsotaanpa kohta - kun yrität pitää yrityksesi valloissaan, pudottamalla paljon käteistä off-the-shelf-ohjelmistossa sattuu olemaan kuin ontelo täynnä Novocainia. Onneksi ilmaiset ja edulliset ohjelmistot voivat olla miellyttävä yllätys luotettavuuden ja toimivuuden kannalta.

Vaikka Microsoft Office Suite ei ole yhtä kiiltävä kuin Microsoftin Office-paketti (mutta ei niin paljon muistia tai resurssikuorta), OpenOffice.org on ilmainen, avoimen lähdekoodin vaihtoehto, jossa on täysi sarja sovelluksia tekstinkäsittelyä, laskentataulukoita, esityksiä ja tietokantoja, jotka ovat yhteensopivia Microsoft Office. Vaikka OpenOffice-sovellukset antavat sinulle lähes kaiken mitä voit tehdä Microsoft Officessa, näiden kahden sviitin yhteentoimivuus ei ole saumatonta. Esimerkiksi jos käytät Wordin raidanmuutokset -ominaisuutta, voi olla vaikeaa myöhemmin poistaa tai muokata muokkauksia, kun käytät asiakirjaa OpenOffice-ohjelmassa ja päinvastoin.

Google-dokumentit ovat toinen toimiva ja vapaa vaihtoehto Microsoft Officeille - ja sillä ei ole ladattavia tai asennettuja ohjelmistoja. Vaikka se ei ole yhtä monipuolinen kuin joko Office tai OpenOffice, sen perustoiminnot ja virtaviivainen käyttöliittymä saattavat olla mitä tarvitset.

PDF-tiedostojen luominen voi olla liiketoiminnan kannalta ratkaiseva, mutta Adobe: n Acrobat Professional -ohjelmistossa ei käytetä 450 dollaria.. CutePDF on ilmainen ohjelma, joka yksinkertaisesti vie tiedostot PDF-tiedostoon. Lataa ja asenna se; valitse kohdetiedostosta Tiedosto • Tulosta, ja valitse CutePDF tulostinvalikosta. (Jos käytät OpenOffice- tai Google-dokumentteja, sinun ei tarvitse edes asentaa CutePDF-ohjelmaa - niin voit viedä PDF-tiedostoon suoraan.)

2. Etätyöntekijä

Gartner Research ennustaa, että vuoteen 2009 mennessä yli 25 prosenttia Yhdysvaltojen työvoimasta siirtyy etätyöhön. Etätyön ansiosta voit säästää kaasukustannuksia, mutta voit myös pysyä yhtä tuottavana kotona työskentelyssä, työkalujen ansiosta, jotka helpottavat yhteydenpitoa ja yhteistyötä (melkein kuin toimistossa).

Wikis on yksinkertainen lähettää tekstiä tai asiakirjoja, jotta ryhmä voi tehdä kommentteja tai muutoksia. Jotkut wikit ovat ilmaisia ​​ja julkisia, kun taas toiset ovat yrityskohtaisempia, ja niillä on vankemmat tietoturvaominaisuudet. PBwiki tarjoaa kolme makua: Business, Academic ja Personal. Sivusto sisältää WSIWYG-muokkaustyökalut, tallennustilaa, SSL-salausta, automaattisia ilmoituksia sähköpostin tai RSS: n kautta sekä käyttöoikeuksien hallintaan. Se tarjoaa myös kohtuullisen liiketoiminnan hinnoittelun - se on ilmainen yhdelle tai kolmelle käyttäjälle, 8 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohden 4 - 99 käyttäjää ja 6 dollaria kuukaudessa käyttäjää kohden 1000-4 käyttäjää.

Edellä mainitut Google-dokumentit ovat myös etäoperaattoreita, ystävällinen, joka tarjoaa kohtuuhintaisen ja helpon tavan jakaa tiedostoja (ja pitää välilehdet muutoksissa). Kun olet luonut tiedoston Google-dokumentteihin, pyydä muita toimimaan yhteistyössä verkossa. Kun olet valmis, voit viedä tiedoston Word-, Excel-, PDF- tai PowerPointiin.

Jos törmäät VPN: n (virtuaalisen yksityisen verkon) luomiseen, LogMeIn Hamachin palvelut saattavat olla vain lippusi päänsärkyvään etäkäyttöön. LogMeIn Hamachi lupaa helppoa asennusta vertaisteknologialla, jotta työntekijät voivat käyttää tiedostoja. Palvelu toimii palomuurissa ja maksaa vain 5 dollaria kuukaudessa yhdelle käyttölisenssille.

Jos yritykselläsi ei ole ja ei tarvitse keskitettyä palvelinta, Central Desktop on tapa jakaa asiakirjoja verkossa miltei ilman perustaa. Sivustolla suuret tai pienet ryhmät jakavat helposti tiedostoja, tarkkailevat kuka on tarkistanut, mitkä tiedostot (tai muokkasi niitä) ja asettanut erilliset työpöydät useille käyttäjäryhmille.

Ilmainen suunnitelma antaa sinulle 25MB tilaa ja tukee kahta työtilaa, joissa on viisi käyttäjää. Alhaisin palkkio on 25 dollaria kuukaudessa kolme työtilaa, kymmenen käyttäjää kohden ja 500 megatavua tiedostojen tallennusta. Korkeimmillaan 249 dollaria kuukaudessa saat 100 työtilaa, 100 sisäistä käyttäjää (työntekijää) ja 100 ulkoista käyttäjää (myyjät, asiakkaat tai yhteistyökumppanit), 25 GB tallennustilaa ja mukautettua tuotemerkkiä. Lisämaksu tuo ylimääräisiä turva- ja verkkokokouksia.

Lisätietoja vinkistä ja tapaustutkimuksista saat PC Worldn etätulojen oppaasta.

3. Pidä verkkokokoukset

Miksi lentää ulos katsomaan asiakasta, kun voit pitää kokouksen verkkoavaruudessa? Vapaa videoneuvotteluohjelmisto, kuten Skype, tarvitsee vain web-kameran, tietokoneen ja Internet-yhteyden - säästää rahaa paitsi matkakustannuksiin myös kaukoliikenteeseen. Skype pudottaa puheluja joskus, ja se voi olla staattinen, joten pidä muutaman kokouksen ennen kuin laske lankapuhelimesi kokonaan.

Jos haluat päivittää entistä tehokkaampaan Web-neuvottelupalveluun, Ciscon WebExin avulla voit jakaa asiakirjoja, tukee neljä Webbikameraa ja voit suorittaa esityksiä työpöydältä.

GoToMeeting on toinen ratkaisu, joka tarjoaa VoIP-palvelua, tukee tapaamisia jopa 15 osallistujan kanssa ja antaa sinulle esityksiä, yhteistyötä tai koulutusta työpöydältäsi, säästää rahaa matkailuun kustannukset ja kokoustilat. Kuka ei halua esittää esityksiä pyjamassaan?

Jännitystä varten Second Life antaa sinulle mahdollisuuden luoda ilmaa ilmaiseksi ja tavata "maailmassa", tehdä videoesityksiä ja pitää virtuaalisia kokouksia tai harjoittelua. Voit myös ostaa toimistotiloja Second Life -yhtiössä, jos haluat luoda pysyvän paikan työntekijöille tavata ja tehdä yhteistyötä.

4. Osta remontoitu laitteisto

Kun avaat laatikon, joka sisältää kiiltävän uuden tietokoneen, on vertaansa vailla oleva jännitys, joka säästää liiketoimintaasi nipun. Uudistetun (melkein uuden) laitteiston ostaminen on erinomainen tapa hankkia sopimus.

Jos sinulla on silmä tietokoneesi tietylle tavaramerkille, mene valmistajan sivustoon etsimään sopimuksia uudistetuista järjestelmistä. Huomaa kuitenkin, että jokainen myyjä määrittelee kunnostetun hieman eri tavalla. Esimerkiksi Dell myy kolmen tyyppisiä kunnostettuja tietokoneita, jotka kaikki testataan ja palautetaan tehdaspeitteisiin: Certified Refurbished sisältää kannettavia tietokoneita ja työpöytiä, jotka palautettiin Dellille, ja niillä voi olla pieniä kosmeettisia haittoja tai virheitä; Aiemmin Tilaus Uusi tarkoittaa sitä, että tietokone on toimitettu uudeksi, mutta asiakas päätti palata järjestelmään ilman, että käynnistää sen; Scratch- ja Dent-tuotteet saattavat tuntua hieman "kuluneelta" ulkopuolelta, mutta silti toimivat hyvin, eivätkä sisällä kämmentuen tai näytön naarmuja.

Dell Outlet -kaupassa voit etsiä uusitut Dell-työpöydät, tarvikkeet ja kannettavat tietokoneet hintaluokassa; suurin osa tuotteista maksaa jopa 35 prosenttia alle vähittäiskaupan. Esimerkiksi Flamingo Pink Certified Refurbished Inspiron 1720 kannettava tietokone, jossa on Intel Core 2 Duo -suoritin, 17 tuuman LCD-näyttö ja 120 Gt: n SATA-kiintolevy, oli Dellin myyntipaikassa 879 dollaria. Hinta riippuu siitä, onko tuotteessa naarmuja ja iskuja, olipa tilattu uusi ja muut tekijät. Jos et ole tyytyväinen ostosi, voit palauttaa tuotteet 21 päivän sisällä lähetyspäivästä, ellei tuotannosta peritä uudelleen, jos tuote ei ole viallinen.

Jos olet Mac-kehittäjä, Apple myy kunnostettuja tuotteita verkkokaupan kautta. Mutta älä odota valtavia säästöjä - jotkut uusista tuotteista ovat vain 200 dollaria pienempiä kuin vähittäismyyntihinta. Joissakin tapauksissa voit kuitenkin säästää paljon enemmän. Äskettäin tarkasteltu Apple Store paljasti uusittu MacBook Air (1,6 GHz: n Intel Core 2 Duo -suoritin, 13,3 tuuman kiiltävä laajakuva, 2 Gt muistia, 80 Gt: n PATA-kiintolevy ja sisäänrakennettu iSight kamera) on listattu 1499 dollaria, kun taas 1799 dollaria vähittäiskaupassa. Uudistettu iMac (2,8 GHz: n Intel Core 2 Extreme -prosessori, 24 tuuman kiiltävä leveä näyttö, 2 Gt muistia, 500 Gt: n kiintolevy ja sisäinen iSight-kamera) listattiin 1599 dollariin verrattuna 2299 dollariin.

Applen uusitut tuotteet kuuluvat yhden vuoden takuun piiriin, ja voit ostaa myös laajennetun takuun. Applen uusitut tuotteet ovat "valmiiksi omistautuneita", mutta Applen sivusto väittää, että jokainen tuote läpäisee "tiukan kunnostusprosessin ennen myyntiä." Jotkut tuotteet palautettiin, kun taas toiset palautettiin teknisten kysymysten vuoksi. Lue koko uusitun testin ja pätevyyden luettelo osoitteesta Applen sivusto.

Amazon.comissa on pitkä luettelo uudistetuista tietokoneen jälleenmyyjistä, ja sivuston myyjien arvosanat antavat sinulle välittömästi tietoa siitä, millaista olet tekemisissä. Myyjät raportoivat myös laitteen kunnon luokitusjärjestelmällä: Hyvä, Like New, Refurbished ja niin edelleen. Amazonin A-Z Safe Buying Guarantee -työkalun mukaan myyjät voivat palauttaa tavaroita, jos he ovat viallisia.

eBay tarjoaa myös runsaasti tarjouksia. Ostajana tiedät välittömästi, onko myyjä varjoinen vai hyvämaineinen käyttäjän arvosteluiden perusteella. Etsi myyjältä paljon positiivista palautetta, vähintään 95 prosenttia. Varmista, että peukalo ostajan palautteen kautta näet kommentit ennen sukellusta ja hintatarjousta. Kuten Amazon, eBay tukee ostajia, ja yhteisö käynnistää kuka tahansa, jos he eivät ole tasolla.

Kunnostetut järjestelmät eivät välttämättä ole minkäänlaisia ​​takuita, ja myyjä voi myydä sen sinulle "sellaisenaan". Tämä voi olla painajainen, jos esimerkiksi käyttöjärjestelmä asennetaan yksinkertaisesti uudelle kiintolevylle ja asema on kiinni tietokoneessa. Muista kysyä myyjältä ennen ostamista.

5. Vähennä tulostuskustannuksia

GreenBiz.comin mukaan sinun ei tarvitse käyttää rahaa vihreänä. Voit säästää paperikustannuksia, jos vain kopioit sivuja molemmilta puolilta tai käytät vanhoja kirjelomakkeita sisäisiin muistioihin. Jos toimistosi siirtää työntekijöille papereita, lähetä muistutukset keskitetysti (esim. Vesijäähdyttimen lähellä olevalle levylle), jossa ihmiset tavallisesti keräävät ja näkevät sen.

Toinen rahaa säästävä vinkki on käyttää tulostimen luontitila vähentää mustetta ja korvaa värikasetit harvemmin. Luonnosmuoto on paljon nopeampi ja käyttää vähemmän mustetta. Kun tulostat sähköpostin ja Web-sivuja, tarkista tulostinystävällinen vaihtoehto.

Värilliset värikasetit maksavat yleensä enemmän, joten harmaasävyyn tulostaminen vain mustalla värikasettimella voi säästää rahaa ja värikasetin vaihtaminen vähenee usein. Useimmat tulostimet tarjoavat runsaasti asetuksia, joten tarkista tulostimen ohjelmistosta, mitkä ominaisuudet voivat säästää rahaa.

Jos tulostat harvoin, mutta mustekasetit ovat vähissä, tämä saattaa johtua siitä, että kirjoitin puhdistaa automaattisesti tulostuspäät. Jotta vältät tämän, tulosta säännöllisesti (vähintään kerran viikossa), jotta mustetta ei pääse kerääntymään.

Katso PC World -videota, "Miten säästät rahaa tulostukseen?".

6. Outsource Work

Useilla yrityksillä ei ole kokopäiväistä tietotekniikan ammattilainen tai heillä on hyvin ylikapasiteetinen henkilö, joka hallitsee verkkoa ja järjestelmiä. Tai ehkä sinulla on Web-projekti, joka tarvitsee viimeistelyä tai yksinkertaisen lehdistötiedote, jonka haluaisit kirjoittaa, mutta jolla ei ole henkilökuntaa.

Päähahmojen vuokrauksen sijaan (jonka maksut voivat olla 10-40 prosenttia uuden palkan ensimmäisen vuoden palkka) tai temp virasto, käyttää yhtä monista freelance sivustoja, jotka käsittelevät kaikenlaisia ​​tehtäviä ja ei maksa penniäkään. eLance.com on eräänlainen freelancer-markkinapaikka, jossa urakoitsijat julkaisevat postia, salkkuja, viitteitä ja yksityiskohtia työstään. Työnantajat voivat lähettää työpaikkoja tai kutsua freelancereita tekemään tarjousta suoraan. eLance testaa ilmaisjakelijoita sivustollaan tietyillä osaamisalueilla varmistaakseen taitotiedonsa ja antaa asiakkaille palautetta, kun työpaikat ovat valmiit.

Guru.com on vastaava palvelu, jonka avulla voit etsiä vapaata liikkuvuutta koskevan luettelon luokittain, vastaanottaa tarjouksia, palkitustyötä, katsella salkkuja ja maksaa sitten työtä sen jälkeen, kun se on valmis. Jokainen ammattilainen tarkastelee aiempia työnantajia ja luokitellaan palautteen mukaan. Sivusto tarjoaa laajan valikoiman työluokkia - laillista, ohjelmointia, markkinointia, CAD: tä, valokuvausta - ja on ilmainen työnantajille.

7. Käytä virtualisointiohjelmistoa

Virtualisointiohjelmisto tarjoaa monia kustannussäästöjä, kuten palvelinten yhdistämistä ja varmuuskopiointi- ja palautusaikaa. Ja koska käytät vähemmän palvelimia, säästät rahaa energialaskuksi.

Teollisuusstandardi VMwaren tarjonta hoitaa kapasiteettia laajojen datakeskusten hallinnointiin soveltuvien versioiden joukosta VMware Workstationille useiden käyttöjärjestelmien samaan tietokoneeseen. VMware-ohjelmalla voit testata uusia käyttöjärjestelmiä tai kokeilla uusia ohjelmistoja ilman riskejä. VMware Player on ilmainen, joten voit tuoda varmuuskopiot kuviin tai jakaa tietoja.

Microsoftin ilmainen virtuaalinen palvelin ja virtuaalinen tietokone (microsoft.com-haku) mahdollistavat virtualisoinnin testaamisen ja kokeilevan yrityksen Silverlight-virtualisointityökalua.

Parallels on yksi tunnetuimmista Mac-ystävällisistä ratkaisuista. Parallels-ohjelmisto toimii Windows- ja Linux-isännillä sekä Mac-tietokoneilla Parallels Desktop for Mac -tuotteella. (VMware on seurannut ja nyt tarjoaa myös Mac-sovelluksen.) Parallels tarjoaa työpöydälle, palvelimelle ja automaation virtualisointipaketteja, joiden hinta on edullisempi kuin VMware.

Jos haluat siirtyä avoimen lähdekoodin reitistä, FreeVPS on elinkelpoinen vaihtoehto edellä mainituille kaupallisille ohjelmistoille. Kuten muillakin avoimen lähdekoodin ohjelmatuotteilla, FreeVPS ei tarjoa virallista tukea, mutta täydellinen dokumentaatio on saatavilla verkkosivuilla.

Vaikka talous voi olla epävarmana, ilmaisen ohjelmiston, ilmaisten palveluiden ja vähän osaaminen voi auttaa kaikkia liiketoiminnan teknisiä kustannuksia.