Seitsemän oppituntia, joita pienet ja keskisuuret yritykset voivat oppia Big IT: stä

Vain siksi, että sinulla ei ole suurta yritystä, ei tarkoita sitä, että et pysty suorittamaan IT-toimintaa kuten isot kaverit. Tässä on seitsemän tapaa auttaa pienten tai keskisuurten yritysten pienten ja keskisuurten yritysten - toteuttamaan joitakin niistä vuosista saataviin kokemuksiin, joita suuret IT-toiminnot ovat oppineet. Näiden vinkkien avulla sinun pitäisi pystyä parantamaan tuottavuutta, leikkaamaan kustannuksia ja pitämään yrityksesi sujuvasti.

1. Standardointi pöytätietokoneisiin ja matkapuhelimiin vähentää tukieroja

Tämä ei ole yhtä helppoa kuin se kuulostaa, koska vaikka oletkin ostanut useita samankokoisia PC: nmalleja, järjestelmillä voi silti olla hienovaraisia ​​sisäisiä eroja, jotka voivat tulla takaisin hauntele sinua, kun sinun täytyy korjata ne. Carey Holzman, riippumaton jälleenmyyjä, joka sijaitsee Glendale, Arizonassa, juoksi tähän ongelmaan. Hänen yrityksensa tilasi tietyn tietokoneen mallin, joka sisälsi tiettyjä osia, jotka täyttivät yhtiön tiukat vaatimukset. Kuitenkin, kun hän sai tietokoneita, hän havaitsi, että järjestelmät sisälsivät kaksi tarkistusta ATI-näytönohjaimesta, joista yksi aiheutti yhteensopimattomuuden käytettävien hiirten kanssa.

[Lue lisää: Haittaohjelmien poistaminen Windows-tietokoneelta]

Ja valitettavasti Holzmanille PC: n myyjä oli vähän apua. "Jälleenmyyjä kieltäytyi tunnustamasta mitään vastuuta videokortin yhteensopimattomuudesta." Aloitimme tilata tietokoneita ilman näytönohjaimia sen jälkeen - kunnes seuraava ongelma kiristettiin ja lopulta [me] vaihdettiin myyjiä kokonaan. "

Jotta yhteensopimattomuus pysyisi mahdollisimman pienenä, kannattaa yrittää tallentaa saman valmistajan kiintolevyt ja standardisoida samalla oheislaitteiden mallilla, kuten tulostimilla, hiirillä ja näppäimistöillä. Voit myös käyttää Windows-tarkastustyökalua tai vastaavia apuohjelmia, jotta voit seurata järjestelmien tietyn kokoonpanon. Lopuksi käytä aseman kuvantamisohjelmistoja, kuten Acronis True Image tai Norton Ghost, kopioita perusjärjestelmän asennuksesta, jotta se voidaan palauttaa helposti virustartuntojen tai muiden ongelmien varalta.

Monet IT-kaupat ostavat myös ylimääräisiä tietokoneita ja käytä niitä korvaamisessa. "Ongelmana on, että olet kiusattu käyttämään sitä uudena työasemana eikä korvaajana, eikä sinulla ole enää varaa", Holzman sanoo. "Sinun täytyy laittaa se kaappiin ja käyttää sitä vain auttamaan sinua väliaikaisten IT-hätätilanteiden varalta." Erilaisten ylimääräisten tietokoneiden pitämisen lisäksi kannattaa myös varata ylimääräinen lasertulostin ja verkkoliitäntä, jos etene etelään.

Holzman suosittelee myös pidätintukiyhteyksiä paikallisen teknikon kanssa, joten sinun ei tarvitse tarkistaa laskut yrittäen tulkitsemaan tehtyä työtä ja onko tekniikka reilua ja rehellistä.

2. Suorita Off-Site-varmuuskopioita

Pienillä yrityksillä on periaatteessa kaksi lähestymistapaa varmuuskopiointiin: yksi on kopioida kriittiset tiedot useisiin ulkoisiin kiintolevyasemiin ja säännöllisesti kiertämään niitä toimistosta etäpaikkaan (kuten pankki tallelokero). Toinen on käyttää yhtä verkkopalvelun tarjoajista, kuten Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite tai Mozy, jotka tarjoavat edullisia gigatavun tallennustilaa. Big IT tyypillisesti käyttää off-site-nauhavarastoa mukana olevien tietojen määrän takia, mutta pienemmille asuille verkkopalvelut ovat edullisempia ja kätevämpiä.

Kummallakin menetelmällä on temppu käyttää uskonnollisesti ja varmistaa, että kaikki tietosi kopioidaan säännöllisesti. Online-varmuuskopiointi voi olla erityisen hyödyllinen useammalla kuin yhdellä tavalla: Aiemmin tänä kesänä Michiganin päähankkija Damian Zikakis oli varastanut kannettavan tietokoneen, kun joku murtautui toimistoihinsa. Hän korvasi sen muutaman päivän kuluttua; ja koska hän oli käyttänyt Mozyä, hän ajatteli, että hänet oli katettu sen vuoksi, että hän pystyi palauttamaan tiedostonsa Internet-varmuuskopiosta.

Kun Zikakisilla oli hetki tutkia uuden koneensa ulkoasua, hän löysi useita syytteellisiä tiedostoja. Henkilöt, jotka olivat ottaneet tietokoneeni, eivät ymmärtäneet, että Mozy-asiakas asennettiin ja toimi taustalla. He olivat käyttäneet myös PhotoBoothin ottamaan kuvia ja hän oli ladannut matkapuhelinlaskun, jolla oli nimensä, "hän sanoo.

Zikakis teki itsekseen pienen metsästyksen ja otti yhteyttä näihin tietoihin asianmukaisesta poliisilaitoksesta. He onnistuivat palauttamaan tietokoneensa, ja nyt heillä on tehtävä selvittää, kuka todella otti kannettavan tietokoneen alun perin ja mitä lainvalvontaviranomaiset voisivat noudattaa. Käytä laitteistoa Internet-yhteyden varmistamiseen

Pienyritykset eivät useinkaan ole yhtä tarkkaavaisia ​​heidän Internet-yhteyden turvallisuuteen kuin ne pitäisi, ja tällaisen laiminlyönnin tulokset voivat olla tuhoisia. Viime vuonna hakkerit heikensivät vaatetusalan suunnittelijayrityksen Nanette Leporen myyntipistemallia (POS). Hakkerit pystyivät muokkaamaan vanhentuneita palomuureja ja myymään joitakin varastettuja luottokorttien numeroita yhtiön high-end-asiakaskunnasta.

Tämä tapahtui, koska yhtiön vähittäismyymäläketjuun oli vain vähän tai ei lainkaan turvatoimia tai asianmukaisia ​​menettelytapoja. "Kaikki myymälänmiehistämme käyttävät samaa salasanaa päästäkseen POS-palveluun", sanoo Jose Cruz, Nanette Leporen verkkopäällikkö. "Se oli auki, kukaan ei ollut koskaan ajatellut vaihtaa salasanoja toistuvasti tai edes käyttää toisiaan jokaiselle käyttäjälle." Ennen saapumistani, POS-turvallisuuden painottaminen ei ollut kiireellinen.

Cruz sai puhelun, jota kukaan ei halua saada - FBI: lta, kertoi hänelle, että useat heidän asiakkaistaan ​​olivat saaneet vilpillisiä luottokorttimaksuja. Tämä johti siihen, että Netopia DSL-reitittimet oli hakkeroitu ja niiden firmware oli muutettu sallimaan hakkereiden verkossa.

Kaupat käyttävät nyt SonicWallin integroituja turvalaitteita, ja Cruz on toteuttanut salasanasuojauspolitiikan ja muun turvallisuuden menettelyt sen varmistamiseksi, että hän ei saa toistumaan aiemmin tapahtuneesta. Tällainen lähestymistapa voi auttaa pienyrityksiä pitämään yksityiset tiedot turvallisina. Toinen hyvä käytäntö: Varmista, että kaikki verkkoyhteydet ovat pois päältä, kun työntekijä poistuu yhtiöltä.

4. Käytä VPN

Monet suuret IT-kaupat hyödyntävät virtuaalisia yksityisiä verkkoja (VPN) varmistaakseen, että heidän viestinnänsä säilytetään luottamuksellisina ja että matkakäyttäjät voivat käyttää kotitietokantatiedostoja ja muita resursseja tiellä. Monet näistä VPN-tuotteista voivat olla melko kalliita, mutta SMB-vaihtoehtojen ei tarvitse maksaa paljon rahaa.

Jotkut, kuten Openvpn.org, ovat ilmaisia, ja edullisia VPN-palveluntarjoajia, kuten LogMeIn. com's Hamachi voi ajaa noin 50 dollaria per henkilö vuodessa. "Hamachi mahdollistaa yhteyden satojen asiakkaidemme kanssa ja tarkkailee turvallisuustekniikkamme live-videoita huomaamattomasti ja ilman huolta siitä, että heidät vaarantavat luvattomat käyttäjät", sanoo Ben-Molloy, Pro-Vigilin varapresidentti San Antonio, Texas -alustainen yritys, joka tarjoaa turvallisuuden työtuntien ulkopuolisille rakennustyömaille.

Ja VPN-verkot ovat integroitavissa erilaisiin halvempaan tietoturva-yhdyskäytävään. Nanette Lepore käyttää SonicWall-laitteisiin sisältyviä SSL VPN-verkkoja yhdistääkseen myymälöidensä yhteen ja varmistaakseen, että kukaan ei voi vaarantaa heidän viestintänsä.

Lepore-yritys pystyy jopa luomaan väliaikaiset tilit vierasille ja huoltoliikkeille, jotka ovat aikarajoitettuja. Tilapäisen henkilöstön tilien myöntäminen ilman tällaisia ​​määräaikoja on toinen yleinen virhe. Ajanrajoitetut tilit merkitsevät sitä, että tietotekniikan henkilökunnan ei tarvitse muistaa poistaa tiliä, kun ylläpito on suoritettu.

5. Suorita henkilökohtaiset palomuurit, etenkin Windows-tietokoneissa

Windows on tunnetusti turvallisuusholkku ja useimmat suuret tietotekniikkaoperaatiot vaativat nyt niiden tietokoneilta jonkinlaista henkilökohtaista palomuuria estääkseen infektioiden ja haittaohjelmien käytön. Laaja tuotevalikoima on saatavana, mutta avain on valita yksi, tehdä siitä vakio ja varmistaa, että kaikille työntekijöille annetaan tietoa siitä, miksi palomuuri pitää aina pitää, varsinkin matkustettaessa. Edullinen mutta tehokas palomuuri sisältää AVG: n Grisoft.com, Online Armour ja Kaspersky Labs.

Kuitenkin, et voi aina hallita kaikkia yksittäisiä koneita, ja huolimaton käyttäjä voi poistaa nämä suojaukset ja antaa viruksia. Tässä on mahdollisuus, että levyaseman kopiointi voi olla kätevä.

Toinen keino turvapolitiikan ja muiden suojaustoimenpiteet ovat joidenkin päätepisteturvallisuusvälineiden käyttöönotto, joka estää epäterveellisten tietokoneiden pääsyn verkkoon. Napera on yksi tuote, joka on suunnattu erityisesti SMB-laitoksiin, ja McAfee ja Sophos ovat muita.

Talvistalouden tietotekniikan johtaja, Matt Stevenson, apteekkiautomaation toimittaja Bellevue'ssa Washingtonissa, on käyttänyt 3500 dollaria Naperaa laitteen 120-solmupisteessä viimeisten kuuden kuukauden aikana. "Monet työntekijöistämme ovat kentällä, ja he kiinnittyvät monenlaisiin verkkoihin. Kun he tulevat takaisin toimistomme, Napera-ruutu pakottaa PC: t tulemaan vaatimusten mukaisiksi ja varmistamaan, että verkko ei saa tartuntaa, hän sanoo.

6. Voita PBX-puhelinjärjestelmääsi

Kun yhä useammat suuret IT-kaupat voivat todistaa, VoIP PBX -puhelinjärjestelmällä on valtavat kustannusetuja. Suurin näistä on etätyöntekijöille, joilla voi olla laajennuksia pääkonttorisi puhelinjärjestelmään. Nämä järjestelmät ovat myös hyvin joustavia puhelujen käsittelyssä ja tarjoavat muita ominaisuuksia, kuten soitonsiirto, useita samanaikaisia ​​soittoja (joissa vastaus voidaan vastaanottaa missä se on kätevämpää), niin kutsuttu seuranta (jossa tulevat puhelut ovat

"Nyt yritykset voivat saada ominaisuuksia, jotka voivat määrittää sääntöjä siitä, miten ne ovat yhteydessä ja pystyvät tekemään enemmän liiketoimintaa, kun ne eivät ole toimistossaan ", sanoo Henry Kaestner, Internet-puhelimen tarjoajan Bandwidth.com -yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja, joka on yksi monista myyjistä, jotka tarjoavat tällaista palvelua. CBeyond ja Asterisk ovat muita yrityksiä, jotka tarjoavat VoIP PBX: tä.

Nämä järjestelmät alkavat noin 400 dollarilla kuukaudessa ja niillä on etuna, että ne pystyvät kasvamaan tai sopimaan henkilöstötarpeistasi. He voivat myös esitellä yrityksesi ammattimaisemmiksi, ja ominaisuuksia, joita yleensä löytyy erittäin kalliista puhelinjärjestelmistä. Haittapuoli on, että sinun on varmistettava, että verkko on jopa nuuska käsittelemään kaiken puheliikenteen; ja saat kaiken hyödyn irti näistä järjestelmistä, sinun on etsittävä VAR tai konsultti, joka on erikoistunut VoIP PBX -asennuksiin.

7. Onko uudet teknologiat täydellinen testaussuunnitelma

Suuret kaverit eivät tuota uutta tekniikkaa toimintaansa tekemättä ensin paljon kokeita. Koota testilaboratoriot tai nimetä yksi toimisto, joka tulee olemaan "beta-palkki", ja kannustaa teknisimpiä työntekijöitsi kokeilemaan uusia asioita ennen niiden käyttöönottoa.

Sivuston Smalleventeknologian omistajan Ramon Ray suosittelee, että Testauksen lisäksi on tärkeää analysoida erilaisia ​​vaihtoehtoja. "Älä vain mene ensimmäiseen valintaan, vaan ajattele ja tarkista etuja ja haittoja ja mitä muuta on tarjolla. Testauksen aikana on myös tärkeää ottaa huomioon tulevat tarpeesi. Monet pienemmät yritykset eivät ajattele heidän tulevaisuuden kasvu, joka vaikuttaa heidän IT-suunnitelmiinsa ", hän sanoo.

David Strom on veteraani teknologia-toimittaja, puhuja ja entinen IT-johtaja. Hän on kirjoittanut kaksi kirjaa tietotekniikasta ja tuhansista artikkeleista. Hänen blogi löytyy osoitteesta

strominator.com.