8 parasta microsoft-tiimin vinkkiä käyttää sitä ammattimiehenä

Slack muutti viestipeliä elokuusta 2013 tapahtuneen debyyttinsä jälkeen. Se on korvannut monien joukkueiden ja organisaatioiden sisäisen viestinnän sähköpostit. Sillä välin Microsoft Teams ohitti Slackin yli 13 miljoonan käyttäjän kanssa yhdistämällä sen Office 365 -palvelun kanssa.

Lisäksi se hyötyy Microsoftin vankasta ekosysteemistä, joka on rakennettu vuosien varrella. Jos toimistosi asennuksella tai organisaatiolla on Office 365 -tilauksesi, viestinnästä ja yhteistyöstä tiimien kanssa tulee vaivatonta.

Katsotaanpa joitain parhaimmista vinkistä ja vinkkejä Microsoft Team -käyttäjille tuottavuuden parantamiseksi ja käyttämiseksi ammattimaisena.

1. Pikanäppäimet

Pikanäppäimet voivat säästää paljon aikaa, varsinkin kun käytät Joukkueiden kaltaista sovellusta. Käytät todennäköisesti sitä koko päivän kommunikoidaksesi kollegoiden kanssa. On vain kaksi pikavalintaa, jotka sinun on muistettava aloittelijana toistaiseksi.

1. / - eteenpäinviivapainike paljastaa kaikki komennot, jotka voit antaa käyttämällä erilaisia ​​pikanäppäimiä.
2. / näppäimet - luettelo kaikista näppäimistön pikavalinnoista, joita voit käyttää. Luettelo on melko pitkä jaettava täällä. Löydä ja muista ne, jotka ovat hyödyllisiä sinulle.

Kuten kuvakaappauksesta nähdään, kirjoitat nämä kaksi pikavalintaa yläreunassa olevaan hakukenttään löytääksesi etsimäsi.

2. Ryhmän nimi

Chat on Microsoft Teamsin ensisijainen ominaisuus, mutta tietyn keskustelun etsiminen kanavan sisällä voi olla vaikeaa. Voit ratkaista tämän ongelman antamalla chat-ikkunalle tai ryhmälle merkityksellisen nimen. Esimerkiksi, jos keskustelet uudesta oppaasta tuotteesta A, voit nimetä chat-ikkunan tuotteen A virheiksi. Helpottaa hakua tulevaisuudessa.

Napsauta napsauttamalla chat-ikkunan yläosassa olevaa kynäkuvaketta muokataksesi ja antamalla sille nimi. Toimii vain ryhmäkeskusteluissa, ei yksityisissä.

Myös ohjaamalla Tech

Kuinka luoda ja hallita sääntöjä Outlook 365 Webmail -sovelluksessa

3. Lähetä edelleen sähköpostit

GT: llä tuskin käytämme sähköposteja ja luotamme enimmäkseen Slackiin kommunikoidakseen toistensa kanssa. Se toimii meille, mutta ei tarkoita, että voit poistaa sähköpostit kokonaan. Sähköpostit ovat täällä jäädäkseen. Microsoft tietää tämän, ja siksi se antaa käyttäjille mahdollisuuden lähettää edelleen liitetiedostoja Team-kanaville mistä tahansa sallittujen luetteloon merkittyjen sähköpostiverkkotunnusten alueista.

Paitsi, että napsauttamalla Lisäasetukset seuraavassa näytössä, voit hallita sitä, kuka voi lähettää sähköpostia, ja myös tietyistä verkkotunnuksista, vähentääksesi ei-toivottujen sähköpostien määrää.

4. Luo GIF-tiedostoja

GIF-tiedostojen jakaminen on hauskaa, mutta niiden luominen on entistäkin helpompaa. Olen iloinen, että joukkueet antavat jäsenille mahdollisuuden luoda omia GIF-tiedostojaan, jotta he voivat olla luovia ja vähentää stressiä tasapainottaaksesi vakavat keskustelut.

Joukkueet integroivat Giphyn, suositun GIF-määränpään, jakaaksesi taideteoksesi muiden ryhmän jäsenten kanssa.

5. Botit

Toistuvien tehtävien automatisointi säästää aikaa ja robotit voivat olla hyödyllisiä. Joukkueilla on joukko robotteja, joita voit käyttää etuna. Who-botista on hyötyä etsittäessä ryhmän jäseniä organisaatiosta heidän rooliensa ja vastuidensa perusteella. Esimerkiksi kuka on päätuotteen X markkinoija?

Botit toimivat aivan kuten joukkueen jäsenet, mikä tarkoittaa, että voit keskustella heidän kanssaan, kysyä heiltä kysymyksiä ja he vastaavat.

Muita robotteja ovat Kalenteribotti, joka löytää avoimen korttipaikan sekä joukkueesi jäsenten kalentereista ja tapaamisten aikatauluista, Polly luoda kyselyjä ja kerätä palautetta sekä YellowAnt yhteyden muodostamiseksi yli 40 sovellukseen älykkäiden työnkulkujen luomiseksi. Näin voit luoda omia robotteja.

Myös ohjaamalla Tech

Microsoft Office 365 -sähköpostin ja -kalenterin määrittäminen Androidilla

6. Välilehdet

Joukkueissa on ainutlaatuinen välilehti nimeltään Tabs. Voit omistaa jokaisen välilehden yhdelle resurssille, joka voi olla video, verkkosivusto tai sovellus. Se riippuu siitä, mitä haluat saavuttaa sillä. Mielestäni se sopii parhaiten sovelluksille, joita haluat käyttää työskennellessäsi joukkueiden kanssa.

Välilehdet tekevät työnkulun hallinnan todella helpoksi ja pitävät prosessin tärkeät osat päällekkäisyyksiltä. Voit esimerkiksi luoda välilehden Trellolle, jotta jokainen joukkueen jäsenistä voi käyttää sitä kätevästi. Napsauta vain + -kuvaketta valitaksesi sovelluksen. Huomaa, että tiedostojen jakamiseen on jo välilehti.

7. Kirjanmerkki

Pieni, mutta usein laiminlyöty joukkueiden ominaisuus on kirjanmerkkivaihtoehto. Jos saat tärkeän viestin, mutta haluat palata siihen myöhemmin, voit yksinkertaisesti lisätä sen kirjanmerkkeihin ja pyrkiä siihen myöhemmin.

Napsauta viestin vieressä olevaa valikkokuvaketta tehdäksesi sen.

8. Syvä lukija

Jako joku asiakirjan kanssasi? Sen sijaan, että luet sen kokonaisuudessaan, voit käyttää Immersive Reader -vaihtoehtoa tehdä kaksi asiaa. Poista kaikki häiriötekijät niin, että vain teksti on näkyvissä. Tekee helpon keskittymisen asiakirjaan tai viestiin.

Voit myös kuunnella asiakirjaa sanoilla korostettuna reaaliajassa. Toinen hieno ominaisuus on käännös. Voit valita viestin ja kääntää sen yli 60 kielelle Microsoft Translator -sovelluksen avulla.

Ryhmätyö koko ajan

Microsoft Teams on hämmästyttävä yhteistyökalu, joka ei riitä, jos työskentelet jo muiden Microsoftin tuotteiden, kuten Office 365, kanssa. Toivottavasti jotkut yllä jakamme vinkit auttavat sinua tuottavuudessa.

Seuraava: Onko Outlook-postilaatikko poissa hallinnasta? Napsauta alla olevaa linkkiä oppiaksesi kuinka sääntöjä hallitaan Outlook 365: ään.