Käytä sääntöjä, joilla voit järjestää sähköpostin automaattisesti

Outlookin postisäännöt lajittelevat saapuvat viestit automaattisesti sarjaan kansioita. Tiettyyn aiheeseen liittyvä tietyn aiheen viestit menevät yhteen kansioon. Sähköposti, joka sisältää todennäköisesti toivottuja liitetiedostoja, menee roskakansioon. Tunnisteita kunnioittavat henkilöt saavat korkean prioriteetin viestit kolmanteen kansioon. Nämä ovat vain muutamia tapoja lajitella postia, jotta liike liikkuu.

Tarkastelemme tietyn henkilön tietyn aiheen viestejä. Lisää sääntö, jos haluat lisätä uuden kansion. Valitse Tiedosto, Uusi, Kansio, kirjoita nimi ja napsauta OK. Jos käytät IMAP-palvelinta ja haluat kansiot synkronoitavaksi eri laitteissa, korosta ensin sähköpostitili alemmalla alueella.

Valitse Outlookin pääikkunassa Työkalut, Säännöt ja hälytykset. Valitse Uusi sääntö. Voit todennäköisesti valita jonkin Stay Organized valinnasta; säännöt perustuvat pääasiassa ensimmäiseen vaihtoehtoon, Siirrä viesti joltakulta kansioon. Valitse Seuraava.

Napsauta ensimmäistä valintaruutua ihmisiltä tai jakelulistalta. Merkitse valintaruutu, joka sanoo tietyillä sanoilla aiheessa tai kehossa. Napsauta ikkunan alaosassa sinistä henkilöä tai jakelulistaa, valitse yhteystieto ja napsauta OK. Napsauta tiettyjä sanoja, lisää usein käytetty sana tai termi, kuten "viikkoraportti" ja napsauta Lisää ja OK. Valitse määritetty, valitse kansio ja napsauta OK. Napsauta Seuraava kahdesti.

Poikkeukset-ikkunassa voit lisätä vanhan "ja ei" -tyylin haun vetämällä aiempia sääntöjä, jos jokin näistä käynnistyy. En tarvitse näitä sääntöjä tästä yksinkertaisesta luettelosta, mutta aion tehdä toisen lajittelujärjestelmän myöhemmin. Valitse Seuraava. Anna säännön nimi ja napsauta Valmis.

Pidän lisäämästä muutama ehto muihin sääntöihin, kuten lajittelu High Priority -merkittyyn kansioon. Liian monet ihmiset käyttävät High Priority -postitunnistetta mielikuvituksessa. Jos haluat luoda säännön, joka lajittelee nämä viestit tiettyyn kansioon, valitse ruutu merkitty merkiksi ja aseta se arvoon Korkea. Valitse lähettäjä on määritetyllä Osoitekirja ja valinnut Outlook-yhteystiedot niin, että roskaposti tai ei-toivotut sähköpostit eivät laukaise sääntöä. Poikkeuksia-näytössä voit käyttää paitsi, jos ihmisiltä tai jakelulistalta -toiminnon avulla laukaista onnellisia kontakteja ulos sääntöstä.

Koeta näiden sääntöjen keräämiseksi, jotta voit helpottaa postilaatikoiden häirintää ja toimia tehokkaasti.. Joka kerta, kun viesti saapuu, sinulle maksetaan takaisin sääntöjen luomiseen käytetty aika.