Miksi se pitäisi aloittaa heittämällä tietoja pois

Se voi olla varastopaikka: Kun otetaan huomioon sääntelyvaatimusten laajentaminen ja sähköisen kirjanpidon tärkeä rooli oikeudenkäynneissä, jotkut yritykset säästävät jokaisen tietonsa, jotka ovat vain turvallisia. Tallennuskysynnän mittarina IDC kertoo, että viime vuonna toimitettujen levytallennusten määrä kasvoi 40,5 prosenttia vuodesta 2007.

Toki tallennusvälineet ovat halvempia. IDC: n mukaan gigatavun levytallennuskustannukset laskivat yli 27 prosenttia vuodesta 2007 vuoteen 2008. Mutta keskimääräisten yritysten varastotarpeiden kasvaessa nopeasti, pitäminen kaiken ikäisenä voi luoda pitkän aikavälin haasteita ja aiheuttaa päänsärkyä, kun jotain on löydettävä. Analyytikot, asianajajat ja myyjät sanovat, että yritykset ovat parempia päästä eroon joistakin tiedoista - mutta tekevät sen järkevästi. Tietotekniikkaosastoille tämä tarkoittaa suunnittelua, huolellista toteuttamista ja ei yksinään.

"Useat yritykset ovat herkkiä siihen, että emme voi vain säilyttää tallennustilaa", sanoo IDC-analyytikko Rick Villars. Vuoden kuluttua kasvavien tietojen tallentaminen ei ole kestävää, hän sanoo. Yritykset, jotka säästävät kaiken, ovat usein niitä, jotka eivät ole varmoja siitä, mitä on tallennettava tai poistettava, hän lisää - merkki siitä, että he asettavat ongelman.

[Lue lisää: varmuuskopiointi]

Levyjen, nauhojen, verkkojen ja hallinnan hinnalla, liian paljon tietoja kertyvä voi palata hautaamaan yritystä, jos kyseessä on oikeusjuttu. Se voi maksaa miljoona dollaria etsimään ja koottamaan "e-löydöksessä" kerättyjä tietoja, sähköisen tiedon keräämisprosessia todisteena, kertoo EMC: n sähköisten tietojen löytämisen varapuheenjohtaja Andrew Cohen.

tutkinut tätä ongelmaa suosittelevat useita toimenpiteitä sen varmistamiseksi, että yritys ei säästä liikaa eikä vaaranna itseään väärin poistamalla tietoja.

Tietojen tallennus ongelma Jokaisen organisaation on tallennettava tietoja omiin tarkoituksiinsa, kuten institutionaalinen muisti, tapahtumien haku ja analyysi, ja niin edelleen. Lisäksi Sarbanes-Oxley-lakia ja sairausvakuutuksen siirrettävyyttä ja -velvollisuutta koskevaa lakia (HIPAA) koskevat asetukset edellyttävät yrityksiä säästämään tietyntyyppisiä sisältöjä määrätyn ajan. Ja lisää tällaisia ​​säännöksiä on töissä, toteaa Enterprise Strategy Group -analyytikko Brian Babineau. "Jos olet liiketoiminnassa, sinua säännellään jotenkin", hän sanoo.

Mutta tietojen tallentaminen asettaa sinut riskiin: E-etsintäpyynnöt oikeudenkäynneissä altistavat yrityksen tietojen ja tietojenkäsittelyn valvonnan piiriin. Mitä enemmän talletat, sitä enemmän he voivat pyytää, lisäävät todennäköisesti haitallisten havaintojen todennäköisyyttä. Jos tietojesi tallennus- ja poistotyöskentelysi eivät kuitenkaan ole tiukkoja ja johdonmukaisia, voit menettää tuomioistuimessa epäilyksen siitä, miksi jotkin tiedot eivät ole käytettävissä.

Joissakin tapauksissa säännöissä kerrotaan, mitä sinun on tehtävä, mutta usein he kertovat sinulle vain vähimmäisvaatimukset, jotka sinun on tehtävä tai, jos kyseessä on siviiliprosessilain siviiliprosessien tapauksessa, annetaan ohjeita varastointipäätösten tekemisestä, mutta niitä ei määrätä.

Jotkut yritykset, joiden on täytynyt noudattaa tietosuojaa useiden vuosien ajan on erikoistunut tietojenkäsittelyyn erikoistuneisiin yksiköihin, jotka alkoivat arkistoiduilla paperipalikoilla. Koska lait ovat usein monimutkaisia ​​ja vaihtelevat maiden välillä, näillä asiantuntijoilla on usein paksut erilaisten tietovaatimusten käsikirjat, joita tietotekniikkaosasto ei voi helposti muuntaa joukoksi menettelyjä.

Aloita varastointianalyysi, ei varastointitekniikka tai -toimenpiteet Ensimmäinen askel on selvittää, mitä tietoja on säilytettävä, mitkä ovat keinot säilyttää se. IT voi olla avainasemassa tietojen analysointiohjelmiston avulla, Babineau sanoo. Yritykset, kuten Exterro, Vivisimo, Autonomy ja Digital Reef myyvät ohjelmistoja, jotka auttavat tunnistamaan, mitä tietoja yrityksellä on ja miten sen työntekijät tyypillisesti käyttävät kyseisiä tietoja. Nämä tiedot voivat auttaa ratkaisemaan, mitä pitäisi kerätä ja säilyttää sekä oikeudellisiin että yritystarkoituksiin.

IT-osastot voivat ja niiden pitäisi säätää niiden säilyttämispolitiikkaa minimoidakseen kuinka paljon ne on varastoitava, sanoo Forrester Research -analyytikko Andrew Reichman. Esimerkiksi käyttäjäryhmä voidaan jakaa luokkiin, kuten johtajiin, back-office-työntekijöihin ja henkilöihin, jotka hoitavat yrityksen immateriaalioikeuksia, ja käsittelevät sähköpostinsa eri tavalla.

"Mitä enemmän voit erottaa pienet tiedot, jotka ovat todella herkkiä muusta tiedosta, joka ei ole herkkä, kustannukset tulevat olemaan alhaisemmat ", Reichman sanoo.

Mutta lopulta, teknologia ei voi kirjoittaa käytäntöjä puolestasi. "Tietotekniikan ja vaatimustenmukaisuusvirkailijoiden on pidettävä mielessä kokous," Babineau sanoo.

Tämä prosessi voi olla vaikeaa, koska kaksi ryhmää puhuvat olennaisesti eri kielillä. IT-järjestelmänvalvojat pyrkivät tarkastelemaan hieman tietoja, jotka perustuvat siihen sovellukseen tai osastoon, johon rekisterinpitäjät saattavat ajatella henkisen omaisuuden tai muiden käsitteiden osalta. Yhdistämällä ne on organisatorinen haaste, jonka jotkut ovat ratkaisseet yhdistämällä ryhmät, kun taas muut yritykset ovat tietueiden asiantuntijoita vain IT-tiimille, IDC: n Villars sanoo.

Varmuuskopiointia ja arkistointia ei pidä sekoittaa joukkueet ovat yhdistyneet käsityöläispolitiikan pariin, kannattaa erottaa varmuuskopio arkistoinnista, ESG: n Babineau sanoo. Kopioinnin tarkoitus on tehdä kopio kaikesta, joten yritys voi palata jaloille odottamattoman tietojen menettämisen jälkeen. "Jotenkin olemme muuttaneet sen" Se on hieno tapa tallentaa tietoja ", hän sanoo.

Varmistusjärjestelmällä ei ole rakeista valvontaa, jota tarvitaan tietyntyyppisten tietojen tallentamiseen lyhyeksi ajaksi,, hän sanoo. Jos esimerkiksi tietty yritysrekisteri on tallennettava seitsemän vuoden ajan, väärä paikka tallentaa se on varmuuskopio nauhalle, jossa on 55 000 muuta tiedostoa.

"Jos haluat tallentaa liiketoimintatiedot seitsemän vuoden ajan, sinulla on tallentaa 55 000 tiedostoa seitsemäksi vuodeksi ", Babineau sanoo. Ja erillisten varmuuskopioprosessien käyttäminen tietotyypeille, joilla on erilaiset säilytysvaatimukset, on kallista ja monimutkaista.

Arkistointia on käytettävä vain tietyn ajan tietyn tiedon säilyttämiseen. Erotettu varmuuskopioinnista ja erikoistyökalujen avulla, prosessi käy sujuvasti ja estää liian paljon tai liian vähän tietoa säästöä, Babineau sanoo. IBM, Symantec ja muut tarjoavat erillisiä sovelluksia, jotka analysoivat tietoja varmuuskopiointia ja arkistointia varten, ja CommVault tarjoaa yhden työkalun, joka voi erottaa hakijat varmuuskopiointiin ja arkistointiin.

Sähköisen tunnistamisen haaste on vaikea sähköisen löytämisen mahdollisuus voi olla vaikeampi ratkaista. E-keksintö sisältää yhden osapuolen oikeudenkäynneissä, jotka etsivät sähköistä tietuetta toisistaan ​​kaikista asioista, joita hän uskoo olevan asian kannalta merkityksellisiä. E-hakupyynnön suurin osa on yleensä sähköposti, johon liittyy työntekijöitä, jotka voivat liittyä asiaan, mutta pyyntö voi sisältää myös sanakirjojen käsittelyasiakirjoja, lähdekoodia tai muita tietolähteitä, sanoo Wendy Curtis, erityisneuvonantaja

Heti kun yritys voi kohtuudella ennakoida, se haastetaan, sillä on velvollisuus pitää kirjaa, johon liittyy henkilöitä tai hankkeita, jotka liittyvät petoon liittyviin väitteisiin. Tämä tarkoittaa, että kaikki tietojen purkaminen on lopetettava, vaikka se on rutiinia ja automaattista, Curtis sanoo.

Miksi? Koska jos kantaja etsii tietoja sähköisen löytämisen kautta ja tietää, että se puhdistettiin sen päivämäärän jälkeen, jolloin se ei olisi pitänyt, se voi johtaa komplikaatioihin, jotka lisäävät tarpeettomasti oikeudenkäyntikuluja tai jopa vahingoittavat yrityksen tapauksessa, Curtis sanoo.

Tällaisen skenaarion pelko on, mikä ajaa joitakin organisaatioita tallentamaan kaikki tietonsa. Mutta se ei välttämättä ole hyvä ajatus, sano Curtis ja muut. Jos kaikki tallennetaan, etsimällä asiaankuuluvat kappaletta tulee vaikeampaa ja kalliimpaa.

Yleisesti ottaen tuomioistuimet eivät kurota tietueiden poistamista, jos se on tehty vakiintuneen politiikan ja aikataulun mukaisesti ja jos yrityksellä ei ole mitään syytä ajatella, että se haastettaisiin näihin asiakirjoihin liittyvään asiaan. "Laki ja tuomioistuimet tunnustavat turvallisen sataman karttojen tuhoamiseen vakiintuneiden käytäntöjen mukaisesti niin kauan kuin yhtiö ei ole mukana oikeudenkäynnissä tai odottaa oikeudenkäyntiä", Curtis sanoo.

Tämän politiikan on kuitenkin oltava täsmällinen ja sitä on noudatettava kirje, hän lisää. Jos IT-osastolta kysytään kuinka usein se puhdistaa jonkun vanhan sähköpostin, "yleistyminen ei riitä", hän sanoo. "Sen on oltava tarkka." Hänen mukaansa tietotekniikka voi joutua työskentelemään yhdessä yrityksen lakimiesten kanssa, kun heitä haastetaan usein, kuten rahoituspalveluyrityksiä.

E-löytö on paikka, jossa parhaiten suunnitellut suunnitelmat tietoja, säännösten noudattamista ja vähitellen puhdistamista, kaikki ne voivat katketa, sanoo EMC: n Cohen. Esimerkiksi yhtiöllä voi olla kolmen vuoden purkujakso, jotta se noudattaa lakeja, jotka edellyttävät kolmen vuoden säilyttämistä. Jos oikeusjuttu tulee ja joidenkin asiakirjojen on oltava laillisesti voimassa - joka kestää loputtomasti - yrityksen on voitava erottaa ne muusta, jotta se voi jatkaa puhdistuspolitiikkansa jatkamista. "Jos et voi eristää, mikä on laillista, et voi koskaan päästä kolmeen vuoteen", Cohen sanoo.

Kaikki tärkeät arkistoimittajat tarjoavat työkaluja, jotka lupaavat käsitellä tällaista erottelua, jotta voit säilyttää puhdistettavia tietoja, joita ei ole e-löytö. Ne eivät ole tietämättömiä, mutta useimmat voivat tarkistaa oman työnsä, sanoo ESG: n Babineau. Esimerkiksi ylläpitäjä voi suorittaa analyysin useammin kuin kerran, ja ohjelmisto toimittaa raportin tulosten välisistä eroista.

Miten harkita tallennuslaitteita ja -ohjelmistoja Kun yritykset ovat selvittäneet varmuuskopioinnin, säilyttämisen, ja e-Discovery strategioita ja politiikkoja, he voivat alkaa tutkia tuotteita, sanoo Ovum analyytikko Tim Stammers. Näiden tuotearvioiden tekemisessä on ensin selvitettävä, kuinka nopeasti omat varastointitarpeensa kasvavat. Lisäksi heidän on pidettävä mielessä, että varastointikustannukset laskevat, joten ei ole järkevää ostaa enemmän kuin mitä he tarvitsevat.

Heidän pitäisi myös tarkastella strategiaa, johon liittyy tietojen deduplikaatio, joka poistaa yhteiset asiakirjojen osat. monta kopiota ja voi dramaattisesti leikata tarvitsemansa kapasiteetin määrää, Stammers toteaa. Heidän pitäisi harkita vaihtoehtojen sisäistä tallennustilaa, kuten pilvi-tallennusta, joka voi olla edullisempaa. Vaikka levyt menevät ajan myötä halvemmiksi, yrityksen henkilökunta ei hallitse niitä, Stammers huomauttaa.

Yritykset, jotka eivät ole kaivaneet tällaisia ​​kysymyksiä tai tutkinut niiden säilyttämispolitiikkaa, voivat tehdä vääriä valintoja ja lopettaa varoja enemmän varastointiin kuin he tarvitsevat, Babineau sanoo.