10 Upeaa uutta ominaisuutta Excel 2013: ssa

Microsoftin päivitetty laskentataulukkojen työkalu ei saa paljon uusia, ärsyttäviä ominaisuuksia, mutta se on entistä toiminnallisempi. Tämä on jotain sekä uusille että kokeneille käyttäjille - erityisesti uusi lähestymistapa vanhaan ongelmaan, joka vaatii hankalia kiertotapaa. Monimutkaiset tehtävät helpottavat työkalujen, kuten suositeltujen kaavioiden ja suositeltujen pivot-työkalujen avulla. Muut muutokset lisäävät valintasi lähemmäksi tietojasi ja käyttävät suuryritysten räjähdyksen dataa ravistelemalla suoraan Exceliin.

Jotta voit nopeuttaa, lue 10 uutta ominaisuutta, jotka helpottavat työsi uudessa Excelissä. Haluatko tietää lisää uudesta Office-sarjasta? Löydät täyden arvosteluemme Office 2013: stä täältä sekä 10 tappaja uudesta Word 2013: sta.

1. Aloitusnäyttö asettaa kohtauksen

Excelin uusi aloitusnäyttö auttaa sinua työskentelemään nopeammin. Vasemman reunan vieressä ovat viimeksi käytetyt laskentataulukot, joista jokainen voidaan kiinnittää viimeiseen luetteloosi, jotta ne näkyisivät aina. Voit myös napsauttaa Avaa muut työtunnit, jos haluat käyttää tiedostoja levyltä tai pilvestä. Käynnistysnäytön oikeassa yläkulmassa näkyy myös SkyDrive (tai SharePoint) -tilit, johon olet tällä hetkellä yhteydessä.

Tässä on sarja malleja, jotka auttavat projektin pikaiseen käynnistämiseen. Ne voidaan myös kiinnittää, tai voit käyttää hakutoimintoa etsiäksesi muita malleja verkossa. Luettelo ehdotetuista hauista voi auttaa sinua pääsemään alkuun.

Uudet käyttäjät arvostavat mallipohjaisia ​​valintoja, ja nykyiset käyttäjät suosivat viimeisintä tiedostoluetteloa ja pääsevät nopeasti olemassa oleviin tiedostoihin. Vaikka Käynnistä-näyttö voidaan poistaa käytöstä, mielestäni se on tarpeeksi hyödyllinen pysyä mukana.

Avaa-välilehdellä on linkkejä äskettäin käyttämiin tiedostoihin ja sijainteihin.

2. Nauti uudesta Backstage-näkymästä

Office 2010: ssa näkyvä Backstage View -ohjelma on käytettävissä Tiedosto-valikosta. Excelissä tämä on uudistettu osoittamaan, mitä olet tekemässä, jotta voit valita sopivan tehtävän.

Avaa-välilehdellä voit nyt käyttää äskettäin käytettyjä työkirjoja, joten se on yhdistelmä Avoimen ja viimeisimmän välilehden Excel 2010 -työkalusta. Voit liittää laskentataulukot tähän luetteloon tai napsauttaa Tietokone päästäksesi äskettäin käyttämiin kohteisiin (josta tahansa voi tarttua pysyvästi tänne). SkyDrive-tililläsi on mahdollisuus käyttää myös muita SkyDrive- tai SharePoint-tilejä.

Haluatko jakaa etu- ja sukunimet kahteen sarakkeeseen? Katso uusi Flash Täyttö -ominaisuus.

3. Tee Flash Fill magic

Eniten whiz-bang-ominaisuus on Flash Fill -työkalu. Sen ennustava tietojen syöttö voi havaita kuvioita ja poimia ja syöttää tietoja, jotka seuraavat tunnistettavia kuvioita. Se ratkaisee joitain yleisiä ongelmia, jotka vaativat tällä hetkellä hankalia ratkaisuja.

Yksi tällainen ongelma on poimia henkilön etunimi täysien nimien sarakkeesta. Kirjoita tyhjät sarakkeet, jotka sisältävät täydet nimet, ja kirjoita ensin nimi ja napsauta sitten Home -välilehteä ja valitse Täytä, täytä täyttö. Kaikkien etunimet listalle merkitään kyseinen sarake välittömästi. Voit käyttää samaa prosessia poimimaan sukunimiä, liittymään etu- ja sukunimiin, poimimaan kuukausia, päiviä tai vuosia päivämääristä ja jopa ottamaan arvot soluista. Vaikka voisit aina tehdä tämän kaavojen avulla, nyt Flash Täyttö varmistaa, että kukaan voi tehdä sen nopeasti ja helposti.

Odota, mitä kaavioita haluat valita, jotta voit parhaiten näyttää tiedot.

4. Yksinkertaista valintoja suositeltavien kaavioiden kanssa

Tämä kuuluu jonnekin whiz-bangin uuden ominaisuuden ja jotain, joka tekee Excelissä työskentelyn intuitiivisemmaksi. Suositelluilla kaavioluetteloilla näytetään vain sellaisia ​​kaaviotyyppejä, jotka sopivat valitsemiisi tietoihin. Se auttaa kokemattomia käyttäjiä luomaan kaavioita, jotka auttavat selittämään tietoja, eivätkä sekoita katsojia.

Voit käyttää työkalua valitsemalla haluamasi tiedot napsauttamalla Lisää -välilehteä ja valitsemalla Suositeltavat kaaviot. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on useita kaavioita, joista voit valita kustakin napsautuksesta kerralla nähdäksesi, miten tietosi näyttävät kaavion piirretyiltä. Valitse haluamasi vaihtoehto ja napsauta OK, ja kaavio luodaan automaattisesti.

Muuta kaavion ulkoasua valitsemalla ponnahdusvalikosta valinnat.

5. Karttatyökalut saada älykkäämpiä

Aikaisemmissa Excel-versioissa, kun kaavio on valittu, Kaavion työkalut -välilehti paljasti kolme muuta välilehteä: Suunnittelu, Asettelu ja Muoto. Käyttöliittymä on yksinkertaisempi Excel 2013: ssa, vain valitsemalla Design & Format -välilehdet.

Lisäksi kuvakkeet tulevat näkyviin kaavion oikeaan yläkulmaan, kun valitaan. Napsauta mitä tahansa näistä painikkeista - Kaavioelementit, Kaaviotyypit tai Kaaviosuodattimet -, jotta saat näkyviin lisää kaavion muotoiluasetuksia. Voit lisätä tai poistaa elementtejä, kuten akselin otsikoita ja legendoja, napsauttamalla Kaavioelementtejä. napsauta Kaavion tyylit, jos haluat muuttaa kaavion tyylin ja värin. tai napsauta Kaaviosuodattimet, jos haluat tarkastella suodatettua dataa suorana esikatseluna.

Quick Analysis tarjoaa muotoilun, kokonaismäärän ja kaavion tietojen analysointiin.

6. Analysoi dataasi nopeasti

Uusi pikaselostustyökalu auttaa sekä uusia että kokeneita käyttäjiä löytämään vaihtoehtoja valittujen tietojen käsittelyyn. Valitse se analysoitavaksi ja valitse Quick Analysis -kuvake valitun datan oikeaan alakulmaan.

Napsauta kyseistä kuvaketta ja näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on useita työkaluja tietojen analysointiin, kuten Muotoilu, Kaaviot, Yhteensä, Taulukot ja Sparklines. Napsauta mitä tahansa vaihtoehtoa, ja joukko valittavia valintoja tulee näkyviin. esikatsele näitä valintoja hiirellä niiden päälle. Napsauta sitten haluamaasi vaihtoehtoa, jota haluat käyttää tietojasi. Tämä toiminto nopeuttaa kaavojen muotoilun, kartoituksen ja kirjoittamisen proseduuria.

Pivot-taulukot olivat vain naurettavan yksinkertaisia.

7. Vastaa nopeasti kysymyksiin pivot-taulukoilla

Pivot-pöydät ovat tehokas työkalu tietojen analysoimiseen ja niihin vastaamiseen, mutta uusien käyttäjien ei ole helppo luoda niitä. Ensimmäistä kertaa kuitenkin, jos voit napsauttaa hiiren näppäintä, voit luoda merkityksellisen pivottaulukon uuden suositeltavan pivot-taulukon ansiosta. Voit käyttää sitä valitsemalla tiedot, mukaan lukien otsikot, ja valitsemalla Lisää, suositellut pivot-tilat. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on sarja PivotTables -työkaluja ja selityksiä siitä, mitä ne näyttävät. Sinun tarvitsee vain valita taulukko, joka näyttää mitä haluat nähdä, napsauta OK, ja pivot-taulukko piirretään automaattisesti sinulle.

Excel 2013 integroi Power View -näytön voimakkaaseen analysointiin ja raportointiin.

8. Tee pikakäynnistys Power View

Power View -ohjelman lisäosaa, joka on saatavana aiemmille Excel-versioille, on nyt integroitu Excel 2013: een. Power View -ohjelmaa käytetään yleensä suurien määrien tietojen analysointiin ulkoisista tietolähteistä - vain eräänlainen työkalu, jota suuri yritys voisi käyttää.

Sisältyy Exceliin, se on nyt kaikkien saatavilla. Jos haluat nähdä sen työssä, valitse tietosi ja valitse Lisää, Power View. Kun käytät sitä ensimmäistä kertaa, ominaisuus asennetaan automaattisesti. Tällöin Power View -arkki lisätään työkirjaan ja analyysikertomus luodaan.

Voit lisätä otsikon ja suodattaa tiedot ja järjestellä sen näyttämään haluamallasi tavalla. Ribbon-työkalupalkin Power View -välilehti näyttää raporttimuotoasetukset, kuten teema- ja tekstimuodot sekä näkymän vaihtoehdot kentän ja suodattimien alueelle, jotka voit suodattaa ja lajitella tietosi.

Yritä työskennellä jonka muokkaaja on muokannut? Sinua varoitetaan, että se on lukittu. Voit tarkastella ja ladata sen, mutta sitä ei voi muuttaa.

9. Jaa tiedostoja ja toimi muiden kanssa

Yhteistyössä muiden kanssa jaetuissa tiedostoissa reaaliajassa on kaksiteräinen miekka. Vaikka tämä on hyödyllistä, kohtaat ongelmia, kun kaksi henkilöä yrittää muuttaa samaa kohdetta samanaikaisesti. Excel 2013: ssä voit jakaa ja työskennellä yhdessä tiedostojen kanssa muiden kanssa SkyDrive-ohjelmiston avulla Excel WebApp -ohjelmalla ja useat ihmiset voivat työskennellä samalla tiedostolla samanaikaisesti. Sinun ei kuitenkaan tarvitse avata Excel-taulukon SkyDrive-työarkkia paikallisessa koneessa, jos joku muu työskentelee parhaillaan samassa laskentataulukossa. Tämä suojaa laskentataulukkoa ristiriitaisilta muutoksilta.

Sen sijaan, jos jokin henkilö muokkaa verkossa tallennettua Excel-tiedostoa, muut luvalla voivat katsoa ja ladata sen, mutta eivät voi muuttaa alkuperäistä, joka lukitaan, kunnes siihen liittyvä henkilö on valmis.

Kuten muissa Office-sovelluksissa 2013-sarja, Excel 2013 tallentaa oletusarvoisesti tiedostoja pilville. Voit avata, tarkastella ja muokata Excel-tiedostoja verkossa selaimella käyttäen Excel WebApp -ohjelmaa ilman Excel 2013: ta paikalliseen kiintolevyyn.

Jaa pilvipohjaiset laskentataulukot ystäviesi kanssa Facebookissa, Twitterissä tai LinkedInissä.

10. Jaa työsi sosiaalisiin verkostoihisi

Tässä on kätevä tapa jakaa tehtäväluettelo, tapahtumasuunnittelutyö tai mikä tahansa haluamasi laskentataulukko sosiaalisessa verkostossasi. Voit nyt jakaa Excel-työkirjoja Facebookin ja enemmän Excel 2013 -ohjelmiston itse. Lähetä sosiaalisiin verkkoihin -vaihtoehto on paras tapa tallentaa tiedosto SkyDrive-palveluun.

Jos et ole tallentanut tiedostoasi SkyDrive-palveluun, valitse Tiedosto, Jaa, ja napsauta Kutsu ihmisiä. Sinut ohjataan tiedoston tallentamiseen Pilviin niin, että Save As vaihtoehdot tulevat automaattisesti näkyviin. Kun tämä on tehty, palautat Share-paneeliin, jossa näkyy Lähetä sosiaalisiin verkkoihin -vaihtoehto. Täältä voit valita minkä tahansa sosiaalisen verkon, jonka olet liittänyt Office 2013 -tilillesi. Voit valita, voivatko katsojat tarkastella ja muokata jaettua laskentataulukkoa, ja voit lisätä viestin ja lähettää sen uudelleen tarkistettavaksi.