8 Paras tapa käyttää Microsoft-lomakkeita

Microsoft julkaisi Microsoftin lomakkeet syyskuussa 2018. Siitä lähtien se on kerännyt terveellisen yleisön ihmisiä, jotka etsivät palvelua, jonka avulla he voivat luoda tutkimuksia, kyselyjä ja tietokilpailuja. Verrattuna Google Formsiin, Microsoft Formsilla on puhtaampi käyttöliittymä. Joitakin sen ominaisuuksista on kuitenkin helppo jättää väliin tai niitä on melko vaikea löytää.

Älä huoli. Siellä olemme tulleet. Olemme käyneet läpi Microsoft Forms -sovelluksen hienohampaisella kammalla, jotta käytät sitä parhaalla mahdollisella tavalla.

Koska se tulee olemaan pitkä viesti, siirrytään suoraan sisään ja katsotaan parhaita tapoja käyttää Microsoft Forms -sovellusta.

Myös ohjaamalla Tech

Kuinka luoda ja hallita sääntöjä Outlook 365 Webmail -sovelluksessa

1. Lomakkeiden luominen

Lomakkeiden luomisessa Microsoft Forms antaa sinulle seitsemän vaihtoehtoa -

• Useita vaihtoehtoja
• Teksti
• luokitus
• Treffi
• sijoitus
• Net promoottoripiste

Monivalintakysymyksissä on hyvä, että lomakkeet analysoivat kysymyksesi ja auttavat vastauksissa. Joten esimerkiksi jos kysymys alkaa ”Ostitko…”, Lomakkeet pyytävät sinua kyllä, ei ja ehkä.

Tai jos ensimmäinen vaihtoehto on surullinen, Lomakkeet kehottaa sinua lisäämään onnellinen ja vihainen toiseksi ja kolmanneksi vaihtoehtona. Tupakka, eikö niin?

Niiden lisääminen ei ole ketterää. Ainoa mitä sinun on tehtävä, on valita vaihtoehto ja siirtyä seuraavaan kysymykseen.

Samoin tekstiin liittyvissä kysymyksissä voit määrittää, tuleeko se pitkä tai lyhyt vastaus. Voit myös rajoittaa vastaustyyppiä. Jos esimerkiksi haluat arvon, joka on pienempi kuin 5, napsauta vain kolmipistevalikkoa ja valitse Rajoitukset.

Seuraavaksi valitse yksi arvo avattavasta ja lisää arvot.

Luokitusarvoille voit määrittää tasot sekä symbolit.

2. Jakaminen ja upottaminen: Kuka voi vastata

Kun lomake on täytetty, voit lähettää sen kerätäksesi vastauksia. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta.

Voit valita muodosi yleisön. Jos haluat pitää sen rajoittuneena vain organisaation ihmisille, siirry oletusvaihtoehtoihin. Mutta jos ei, napsauta Vain ihmiset minun … -linkkiä ja valitse 'Ketä tahansa linkillä' -vaihtoehto.

Voit jälleen jakaa linkin suoraan kohdeyleisöllesi. Mutta paras vaihtoehto on upottaa lomake verkkosivustollesi tai blogiisi. Tai paremmin, voit vain ladata lomakkeen QR-koodin ja jakaa sen sitten blogissasi tai lisätä sen sähköpostiin. Tämän menetelmän ansiosta vastaajien on erittäin hyödyllistä vastata.

Pikavinkki: Haluatko lomakkeen kloonaamisen? Jos kyllä, ota Jaa mallina -vaihtoehto käyttöön ja jaa linkki ystävillesi tai itse lomakkeellesi.

Myös ohjaamalla Tech

# online-työkalut

Napsauta tätä nähdäksesi online-työkaluartikkelisivumme

3. Milloin käyttää haarautumista

Jos luot kyselyjä ja kyselyjä usein, sinun on jo nyt tiedettävä, että jokainen kysely tai kysely ei ole suoraa kysymystä. Ehdollinen logiikka on pakollinen, ja valitettavasti Microsoft Forms ei anna sinun lisätä ehtoja yhtä helposti kuin Google Forms. Tämä on yksi Microsoft Forms -sovelluksen piilotetuista ominaisuuksista.

Lisää ehdollista logiikkaa sisällyttämällä kaikki kysymyksesi ja kun olet valmis, napauta oikean alakulmassa olevaa kolmen pisteen kuvaketta ja valitse Haaroitus.

Napauta seuraavaksi kysymys, jonka haluat haaroittaa. Valitse nyt seuraava kysymys avattavasta valikosta. Huomaa, että sinun on tehtävä se kaikissa kysymyksissä.

Voit esikatsella lomaketta ehdollisella logiikalla palaamalla takaisin ja napauttamalla esikatselukuvaketta.

4. Jaa yhteistyöhön

Lomakkeet ja kyselyt voivat olla myös kahden henkilön työpaikkoja tai enemmän, ja sitä varten Microsoft Forms on sisällyttänyt ominaisuuden yhteistyöhön. Voit jakaa lomakkeen ystäväsi tai kollegasi kanssa napauttamalla yläosassa olevaa Jaa-painiketta ja valitsemalla oikeasta valikosta Jaa-vaihtoehdon.

Seuraavaksi valitse haluamasi vaihtoehto ja jaa linkki kollegoidesi kanssa. Ainoa haittapuoli on, että et voi valikoivasti valita nimiä jakaaksesi lomaketta, mikä olisi tervetullut lisäys tulevaisuudessa.

5. Ryhmämuodot: Mitä ne ovat ja mitä ne tekevät

Ennen kuin päästämme asiaan, katsotaanpa mitä ryhmät ovat. Groups on yksinomainen Office 365 -palvelu, joka auttaa sinua yhteistyössä joukkuetovereidesi kanssa. Ja nämä ryhmät eivät liity pelkästään lomakkeisiin, vaan ovat jakautuneet Office Suite -sovellukseen.

Ryhmälomakkeisiin tullessa ryhmän jäsenet voivat sekä tarkastella että muokata lomaketta. Ja jos olet osa ryhmää, sinulla ei tarvitse olla linkkiä lomakkeeseen nähdäksesi sitä. Sen sijaan nämä lomakkeet ovat saatavana Ryhmälomakkeet-osiossa.

Myös ohjaamalla Tech

11 parasta Microsoft Word Online -vinkkejä

6. Kuinka lisätä aikarajoituksia ja muita mukautuksia

Ensi silmäyksellä näyttää siltä, ​​että Microsoft Formsista puuttuu useita ominaisuuksia. Mutta kuten edellä mainittiin, jotkut ominaisuuksista ovat piilotettuja, ja tämä on yksi niistä.

Lisää aloitus- ja lopetuspäivämäärä siirtymällä kolmipisteisen valikon Asetukset-kohtaan ja valitsemalla ruutu Aloituspäivä ja Loppupäivä. Kirjoita päivämäärät, ja siinä se on.

Toinen mukautus, jonka voit myös tehdä, on sekoittaa kysymykset vastaajien keskuudessa. Samoin voit lisätä lomakkeen loppuun myös mukautetun kiitosviestin.

Mutta yksi asetus, joka on erittäin tärkeä, on sähköposti-ilmoitus. Tarkista ilmoitusasetukset, ja siitä on kyse. Seuraavan kerran, kun joku vastaa kyselyyn, sinulle ilmoitetaan siitä.

7. Analysoi vastauksia

Joten, olet lähettänyt kyselyn ja vastaukset ovat alkaneet kaatamaan. Mutta miten analysoit vastauksia?

Suuntaa vain lomakkeesi Vastaukset-välilehti, niin näet vastaukset. Hyvä asia on, että Microsoft Forms antaa visuaalisen kuvan kaikista vastauksista ja tekee siitä helpon ymmärtää.

Jos haluat kuitenkin tarkastella kaikkia yksittäisiä vastauksia, napsauta Näytä tulokset. Seuraavaksi vastaajan nimi on Vastaaja-ruudussa ja vastaukset näkyvät alareunassa.

Napsauta nuolikuvaketta nähdäksesi seuraavan vastauksen. Lisäksi voit ladata kaikki vastaukset laskentataulukossa napsauttamalla Avaa Excel -painiketta, jolloin laskentataulukko ladataan järjestelmään.

8. Vaihda teemaa ja malleja

Rakastan Microsoft Forms -tapahtumassa sitä, että käyttöliittymä on puhdas ja sekava. Toinen palveluun rakastamisen arvoinen asia on sen teemat. Nämä kirkkaat ja täsmälliset värit tekevät lomakkeista erotettavissa muista.

Sinun tarvitsee vain napauttaa yläosassa olevaa teemapainiketta ja valita yksi. Samalla voit myös antaa mukautetun värin lomakkeellesi tai valita kuvan tietokoneesi galleriassa.

Joten esimerkiksi jos kyselysi koskee gadgeteja ja puhelimia, gadgetin taustalla on enemmän järkeä kuin sellainen, jossa mies surffaa.

Napsauta Plus-kuvaketta ja valitse jompikumpi kahdesta vaihtoehdosta. Voit ladata taustan valitsemalla myös ladata kuvan OneDrive-tililtäsi tai hakea yhden verkosta.

Tee heistä rock!

Vaikka Microsoft Forms -palvelussa on paljon ominaisuuksia yhdistettynä hyvään suunnitteluun, siitä puuttuu silti tiettyjä vaihtoehtoja, kuten kyky ladata tiedostoja. Lisäksi siinä ei ole myös käyttövalmiita malleja, joita voit vain noutaa ja jatkaa työtäsi tuhlamatta paljon aikaa rakenteen rakentamiseen.

Seuraava: Haluatko luoda täytettävän lomakkeen Microsoft Wordiin? Lue alla oleva artikkeli saadaksesi selville miten.