Tuo tuottavampia Microsoft Outlookissa

Oletko riippuvainen Microsoft Outlookista sähköpostisi ja ajastustarpeistasi? Oletko ärsyttää sähköpostiasiakkaasi? Liity mukaan klubiin - tuhannet Outlook-käyttäjät ovat lobbaavia Microsoftia parantaakseen seuraavassa versiossa. Mutta tällä viikolla ei vain valittaa Outlookista; Olen täällä kertoa sinulle, miten tehdä se paremmin. Lue vinkkejä ja työkaluja, jotka tekevät sinusta entistä tuottavampia.

Ota pois Outlookin uudet viestit

Odota, lukiko tämä oikein? Poista Outlookin sähköposti-ilmoitukset käytöstä? Miksi maan päällä haluatko tehdä sen? Sanalla: tuottavuus

Ajattele sitä: Uudet viestit jatkuvat jatkuvasti postilaatikkoosi, ja oletuksena Outlook ilmoittaa sinulle jokaisen viestin.

Tämä ei ole kovin erilainen kuin työtoverilla, joka pääsi päähänsä toimistoasi joka viides minuutti kysymään. Keskustele tuottavuutta tappavista keskeytyksistä!

Siksi sinun kannattaa kokeilla elämää ilman hälytyksiä. Poistaminen käytöstä on helpompaa kuin luulisi:

1. Valitse Työkalut, Asetukset, ja napsauta Sähköpostiasetukset.
2. Napsauta Lisäasetukset.
3. Poista valinta hiiren osoittimen lyhyen muokkauksen vieressä olevasta valikosta.
4. Poista valintaruudun vieressä "Näytä kirjekuoreenkuvake ilmoitusalueella".
5. Poista valintaruutu "
6. Napsauta OK ja olet valmis.
7. Outlook hakee edelleen (tai vastaanottaa) uuden sähköpostin säännöllisin väliajoin ilman mitään tavanomaisia ​​keskeytyksiä

Toisin sanoen voit tarkastella postilaatikkoasi aikataulussa eikä Outlookissa.

Muokata arkistoitujen Outlook-sähköpostiviestien aihepiirejä

Katsotaanpa toinen sähköposti-ärsytys: vastaa viestin sisältöä.

Oletetaan, että esimerkiksi sinä ja jotkut työtoverit alkavat vaihtaa sähköpostiviestejä yrityksen piknikista. Jossain matkan varrella keskustelu siirtyy myynnin ennusteisiin, jolloin joku panostaa joihinkin uusiin lukuihin. Nyt se on sähköpostiviesti, jonka haluat säilyttää tulevaa käyttöä varten.

Vain yksi ongelma: Aihepiirissä näkyy edelleen yrityksen piknik. Tämä ei ole erityisen hyödyllistä, kun etsit viestiä myyntiluvuista.

Onneksi Outlookilla on piilotettu ominaisuus, jonka avulla voit muokata sähköpostiviestin aihealuetta. Näin voit:

Avaa kyseinen sähköposti Outlookissa (et voi tehdä tätä viestien esikatselulla, sinun on kaksoisnapsautettava viestiä avaamalla se uudessa ikkunassa.)

1. Napsauta missä tahansa
2. Voit muokata aiheen sopivaksi.
3. Paina Enter-näppäintä ja hyväksy sitten minkä tahansa varoituksen Outlook antaa sinulle.
4. Se on se!

Käytä Outlookia voidaksesi käyttää Twitter-tiliäsi

Jos käytät Outlookia yhteystietojen, kalenterin, sähköpostin, sähköpostilla ja vastaavilla, miksi sitä ei myöskään käytetä Twitterissä? Se on TwInboxin idea, ilmainen plug-in, joka lisää Twitterin työkalurivin Outlookiin.

Kun olet asentanut, TwInbox lisää uuden kansion postilaatikkoosi. (Se voi myös luoda yksittäisiä kansioita jokaiselle lähettäjälle, mikä voi olla hyödyllistä organisaation näkökulmasta - paitsi jos seuraat paljon ihmisiä.)

Sieltä lähetät vain Twitter-käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Presto: Se hakee kaikki tilisi tweeteja ja voit lukea ne aivan kuten sähköpostin lukeminen.

Työkalupalkin napsauttaminen vie kaiken lähettämällä oman päivityksen, lähettämään suoraa viestiä, vastaamaan viestiin tai lähettämään sähköpostia uudelleen.

Työkalurivillä näkyy myös esikatselu uusista tweeteistä, kun he saapuvat, mikä säästää sinun tarvitsee siirtyä tweets-kansioon aina, kun haluat tarkistaa päivitykset.

In lyhyt, TwInbox on loistava työkalu, joka on pakko käyttää mille tahansa Twitter-ystävälliselle Outlook-käyttäjälle. Toivon, että se voisi käsitellä useampia Twitter-tilejä, mutta en voi kiistää hintaa: TwInbox on ilmainen.

Lisää oikeinkirjoituksen tarkistus Outlook Expressiin

Lukija Karl tarvitsee apua hänen oikeinkirjoitusään. Erityisesti hän tarvitsee oikeinkirjoitustarkistusta Outlook Expressille, sillä menetelmä, jota hän käyttää nyt on "hässäkkän" määritelmä.

Karl kertoo, että hän kirjoittaa uusia viestejä WordPerfect-ohjelmassa, tarkistaa ne oikein ja sitten vie tekstin tuoda Outlook Expressiin. Se on hullua! (Valitettavasti, Karl, koskaan kuullut kopioinnista ja liittämisestä?)

Onneksi tämä haastava menettely voi päättyä juuri nyt. Ensimmäinen vaihtoehto on asentaa kolmannen osapuolen oikeinkirjoituksen tarkistus, kuten oikein määritetty oikeinkirjoituksen tarkistus OE: lle. (Vaikka lataussivusi sanoo sen shareware, kirjoittajan tuotesivu kertoo, että lisäosa on ilmainen.)

Mutta sen sijaan suosittelen päivittämistä Windows Live Mailiin. Microsoftin ilmainen OE-korvaaminen tarjoaa entistä yksinkertaisemman käyttöliittymän ja joitain paljon tarvittavia uusia ominaisuuksia, mukaan lukien dynaaminen haku (tulokset näkyvät kirjoittaessasi), roskapostin suodatus ja kalenteri, joka voi synkronoida verkossa olevan Windows Live -kalenterin kanssa. Se on myös oikeinkirjoituksen tarkistus.

Tämä toimii Outlook 2003: ssa ja 2007; En ole varma aikaisemmista versioista.

Rick Broida kirjoittaa PC Worldin hiljaista PC-blogia. Ilmoita, että olet saanut Rickin uutiskirjeen sähköpostilla

joka viikko.