Parempi tapoja jakaa asiakirjoja

Yksi helpoimmista tavoista tehdä yhteistyötä liikekumppani tai kollega on sähköpostiin asiakirjan niitä, mutta se on myös yksi vaikeimmin tapoja rikkoa liikaa. Ja vaikka sähköposti on niin läpitunkeva ja lähes hetkellinen, sarjakokonaisuuden käsite - työskentelen asiakirjassa, lähetän sen sinulle ja teet töitä ja lähetät sen takaisin - on kömpelö. Liitteenä olevat asiakirjat voivat tukkia sähköpostijärjestelmät tai hylätä suodattimet. Jos yli kaksi ihmistä työskentelee sen kanssa, jonkun on vastattava konfliktien ratkaisemisesta.

On olemassa parempia tapoja, ja esitän muutamia vaihtoehtoja. Jos haluat lähettää suuria tiedostoja sähköpostitse, on todennäköisesti kymmeniä tai useampia palveluita, kuten YouSendIt.com, joiden avulla voit lähettää tiedoston ja käyttää sähköpostia vain ilmoittaaksesi ihmisille, mistä he voivat ladata sen. Mutta se ei ole kovin tyydyttävä, ja parempi vaihtoehto on käyttää jotain Google Docsia. Ajattele tätä yhteisenä kiintolevynä pilvessä. Kaikki Office-muodot ja PDF-tiedostot voidaan ladata Googlen palveluun, kun olet määrittänyt Gmail-tilin. Ongelmana on, että sinun täytyy silti muokata niitä sarjassa.

Voit selvittää tämän ongelman tutustumalla Etherpad.com-sivustoon, joka pohjimmiltaan muodostaa asiakirjan reaaliaikaisen Web-sivun. Se antaa satunnaisen URL-osoitteen, mikä on sekä hyvää että huonoa. Hyvä, koska kun tiedät URL-osoitteen, voit helposti tutustua asiakirjaan. Huono, koska ei ole mitään tietoturvaa, kun tiedät URL-osoitteen, joten kuka tahansa voi nähdä, mitä teet. Mutta nopeaa reaaliaikaista yhteistä editointia ei voi lyödä. Sinulla on keskusteluikkuna sivulle, josta voit jakaa kommentteja, ja jokaisen tekijän muutoksille annetaan eri korostusväri, joten voit nopeasti nähdä heidän panoksensa. Voit myös palata aiemmin tallennettuihin versioihin, mikä on erittäin mukava ominaisuus, jos yrität löytää jotain, joka menetti muokkausvirrassa. Ja se on ilmainen. (On samanlainen palvelu Textflow.com $ 100 käyttäjää kohden vuodessa.)

[Kirjallisuutta: Paras TV streaming palvelut]

Jotain turvallisempi, ja ominaisuus-kuormattuna, on Box.net. Tämä aloitettiin online-varmuuskopiointipalveluna (katso tässä sarakkeessa), mutta se on kehittynyt vieläkin enemmän. Joukko ihmisiä voi jakaa kokoelman asiakirjoja, jotka on lähetetty omalle verkkosivustolle. Voit tehdä täyden tekstin hakuja tämän kokoelman läpi ja ottaa myös keskusteluja. Kustannus on 15 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa. Ja toisin kuin Etherpad, voit jakaa kaikenlaisia ​​tiedostoja, ei vain tekstinkäsittelyasiakirjoja.

Viimeinen palvelu, jonka haluan mainita on Drop.io. Tämä on kuin laatikko, koska voit tallentaa laajan valikoiman tiedostoja ja tehdä niin turvallisesti, kuten Etherpad, koska sinulla on reaaliaikaista keskustelua. Mutta siellä on paljon enemmän. Cool thing of Drop.io on, että sinulla on niin monta tapaa saada tietoa ja ulos jaettua web-sivua. Voit lähettää sisältöä Webistä, sähköpostista, tekstiviestistä, Facebook-syötteistä tai jopa soittaa tai faksiä. Puhelut tallennetaan äänitiedostoina. Voit kokeilla palvelua ilmaiseksi. Jos haluat vain luoda yhden "pudotuksen" tai jaetun sivun, joka on 10 dollaria vuodessa 1 Gt: n tilaa kohti. On olemassa muita kalliimpia suunnitelmia, jos haluat enemmän tallennustilaa tai ominaisuuksia. Toinen palvelu arvoinen on ContentCircles.com, joka on $ 10 kuukaudessa suunnitelma rajattomasti tilaa.

Kaikki nämä ovat hyviä vaihtoehtoja lähettämistä että seuraava tiedosto sähköpostitse, ja avulla voit säästää aikaa ja vähentää turhautumista sarjayhteistyöstä. Haluan tietää, mitä mieltä olet niistä palveluista, tai jos sinulla on muita, jotka käytät rutiininomaisesti.

David Strom on entinen päätoimittaja päätoimittaja Network Computing, Tomin Hardware.com sekä DigitalLanding.com ja itsenäinen verkko konsultti, blogger, podcaster ja ammatillinen puhuja, joka sijaitsee St. Louisissa. Hänet voidaan tavoittaa osoitteessa [email protected]