Yhteistyö reaaliaikaisesti Google-dokumenttien kanssa

Google-dokumentit tarjoavat pienille ja keskisuurille yrityksille kohtuuhintaisen, web-pohjaisen toimistotyön tuottavan alustan. Sen lisäksi, että yksittäisille käyttäjille annetaan mahdollisuus luoda, tallentaa ja käsitellä asiakirjoja mistä tahansa maailmasta suoralla Internet-yhteydellä, Google-dokumentit mahdollistavat ryhmien, vertaisten ja yhteistyökumppaneiden verkon reaaliaikaisen yhteistyön samassa tiedostossa.

Microsoft Office 2010: n äskettäin julkaiseman Microsoft Office Web Appsin ja sen mukana toimitettujen Office-sovellusten avulla Microsoft voi nyt työskennellä pilvipalveluiden kanssa. Vaikka Microsoft voi olla toimiston tuottavuuden tuottavien ohjelmistojen hallitseva toimittaja, Google on eduksi pilvien dokumenttien kanssa ja yhteistyössä.

Tässä on lyhyt katsaus Google Docs -sovelluksiin ja niiden äskettäin päivitettyihin, reaaliaikaiset yhteistyöominaisuudet.

• Asiakirjat

Kun joku luo asiakirjan, muut käyttäjät, jotka saavat käyttöoikeudet, voivat tarkastella ja muokata sitä. Voit jakaa asiakirjan, jossa on enintään 200 henkilöä, ja jopa 50 käyttäjää voi samanaikaisesti työskennellä samassa asiakirjassa. Jos kaksi käyttäjää muokkaa samaa asiakirjaa, ruudun yläosassa oleva ruutu näyttää nykyiset yhteistyökumppanit.

Asiakirjan katselevat tai työskentelevät käyttäjät voivat nähdä kaikki muokkaukset ja lisäykset reaaliaikaisesti, kun ne kirjoitetaan. On ilmeistä, että kahden yhteistyökumppanin mahdollisuudet muokata samaa tekstiä samanaikaisesti ovat samat. Google tarkkailee tarkasti jokaisen muokkauksen aikaleimaa ja soveltaa sitä sopivassa järjestyksessä.

Onneksi Google tarjoaa myös keskustelua, joten käyttäjät voivat lähettää pikaviestejä yhteistyössä reaaliajassa. Napsauta näytön yläreunassa olevien nimien oikealla puolella olevaa nuolta avataksesi ruudun, jossa voit keskustella muiden käyttäjien kanssa, jotka tällä hetkellä muokkaavat samaa dokumenttia. Chatin avulla yhteistyökumppanit voivat koordinoida ponnisteluja ja estää ristiriidat, ja se tarjoaa välitöntä palautetta.

• Taulukot

Kuten Docsin tavoin, voit jakaa laskentataulukkotiedoston jopa 200 käyttäjälle ja jopa 50 voi muokata samanaikaisesti. Aktiivisten yhteistyökumppaneiden nimet näkyvät näytön yläosassa ja napsauttamalla nuolta avautuu paneeli reaaliaikaiselle keskustelulle.

Kunkin nimen vieressä oleva pieni värillinen neliö edustaa kyseiselle käyttäjälle määritettyä väriä.

• Esitykset

Esitystiedoissa olevat tiedostot, jotka on määritetty tai muokattu. Slideshow -sovellus, joka on samanlainen kuin PowerPoint, voidaan jakaa jopa 200 erilaisten käyttäjien kanssa, mutta se on rajoitettu kymmeneen samanaikaiseen toimittajaan.

• Piirustukset

Muut toiminnot - kuten reaaliaikaisten muutosten näytöt ja nuolinäppäimillä verkkoyhteistyökumppanien nimet, jotka avaavat keskusteluikkunan - ovat samat kuin muissa sovelluksissa. Google-piirustukset ovat Google-dokumenttien kokoonpanon uusi tulokas, joka tarjoaa samankaltaisia ​​ominaisuuksia kuin Microsoft Visio. Piirustuksissa voi olla jopa 50 samanaikaista yhteistyökumppania, jotka työskentelevät samassa tiedostossa ja keskustelevat.

Piirustuksissa on kuitenkin hieman erilaiset "reaaliaikaiset" määritelmät, sillä verkkoyhteistyökumppanit näkevät vain toistensa tekemät muutokset. Jos joku lisää uuden muodon tai muokkaa muotoja tai rivejä jaetun piirroksen sisällä, muutokset eivät näy muille käyttäjille, kun ne piirretään. Jos toimenpide peruutetaan ennen kuin se on valmis, mikään muukin toimittaja ei koskaan näe sitä.

Google-dokumentit eivät ole läheskään yhtä vahvoja ja monipuolisia kuin Microsoft Office työpöydälle, mutta monet pitävät Officea paisutettuna tarpeettomina ominaisuuksina. Yksinkertaisten asiakirjojen, laskentataulukoiden, esitysten ja piirustusten, Google-dokumenttien, käyttö on enemmän kuin riittävä. Ja reaaliaikaiseen online-yhteistyöhön Google asettaa palkin.

Voit seurata Tonya Facebook-sivulla, tai ota yhteyttä sähköpostitse osoitteessa [email protected]. Hän myös tweettii @Tony_BradleyPCW.