Jakaminen ja yhteistyö Microsoft Office Web Appsin kanssa

Microsoft on käynnistänyt teknisen esikatselun Office Web-sovellukset ja olen testannut työkaluja nähdäksesi mitä Microsoft on keksinyt. Yksi tärkeimmistä eduista Microsoft Office -sovellusten kanssa työskentelyssä pilvessä on mahdollisuus käyttää ja käsitellä asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja kannettavia mistä tahansa Web-yhteensopivasta tietokoneesta mistä tahansa maailmasta. Niin kauan kuin tallennat tiedostot SkyDrive-tietokoneellasi, voit matkustaa ilman kannettavaa tietokonetta ja saada silti tietoja.

Lisää-vaihtoehdon avulla voit valita Kopioi, nimeä uudelleen tai Jaa.

pilvi on, että voit jakaa tiedostoja ja tehdä yhteistyötä muiden kanssa maailmassa. Verkko on pilvi, ja verkko on foorumi tietojen jakamiseksi - yleensä verkkosivujen muodossa.

Se, että tiedostot ja tietolähteet sijaitsevat pilvissä eikä palomuuriverkossa tai käyttäjän paikallisessa kiintolevyssä tarkoittaa, että jokainen voi jakaa ja käyttää tiedostoja.

[Lue lisää: Paras TV-suoratoistopalvelut]

SkyDrive-sovelluksen oletuskansion rakenne on samanlainen kuin Windowsissa Vista ja Windows 7. Saat My Documents-kansion, joka näyttäisi olevan useimmat tietosi, sekä Public-kansio, johon tallennat tiedostoja, jotka haluat jakaa.

Voit napsauttaa sähköpostiviestiä linkin tai kopioi koodi upottamalla tiedosto Web-sivulle.

Julkinen kansio antaa jokaiselle mahdollisuuden tarkastella tiedostoja mutta rajoittaa käyttäjiä muokkaamasta tai poistamasta tiedostoja. Koska se on Julkinen kansio, et voi muuttaa näitä käyttöoikeuksia.

Voit jakaa tiedoston julkiseen kansioon valitsemalla tiedoston ja valitsemalla sitten Lisää tuottaaksesi avattavaa valikkoa Kopioi, Nimeä uudelleen, tai Jaa optiot. Kun valitset Share-vaihtoehdon, voit joko lähettää kutsuviestin linkki tiettyihin käyttäjiin tai upottaa koodia Web-sivulle, joka näyttää jaetun tiedoston.

Jos päätät lähettää sähköpostiviestin, voit valitse Windows Liven tilisi yhteydessä olevista yhteystiedoista tai lisää manuaalisesti sähköpostiosoitteita. Nimetyille käyttäjille lähetetty kutsu-sähköposti sisältää linkin, jolla he voivat tarkastella tiedostoa.

Valitsemalla "Valitse ihmis" -valintaruutu antaa useita vaihtoehtoja, joilla määritetään käyttöoikeus.

HTML-koodin käyttäminen tiedostoon upottamiseen Web-sivusto näyttää Web-sivun tiedoston kuvakkeen, jonka käyttäjät voivat napsauttaa päästäkseen tiedostoon sen sijainnista SkyDrive julkisessa kansiossa. Yksi tällaisten tietojen upottamiseen liittyvä etu on, että voit muokata tai päivittää tiedostoa ja kävijät näkevät aina tämänhetkisen version.

Omat tiedostot -kansio tai kaikki luomasi kansiot voit mukauttaa pääsyä käyttämällä vaihtoehtoja vain minä, kaikki, minun verkko (joka sisältää kaikki yhteystiedot, jotka olet Windows Livessä) tai valitse ihmiset. Jos valitset Valitse ihmiset, näet laajemman valikoiman vaihtoehtoja, mukaan lukien kyky nimetä yhteystietojen luomien ryhmien perusteella tapahtuva käyttöoikeus tai mahdollisuus lisätä käyttäjiä yksi kerrallaan kirjoittamalla heidän sähköpostiosoitteensa. Huomaa, että kyseinen sähköpostiosoite on liitettävä Windows Live -tilille, jotta käyttäjä voi käyttää tietoja.

Käyttäjät, joille myönnetään pääsy kansioihin SkyDrive-järjestelmässä, saavat tällaisen sähköpostikutsun.

Jokaiselle valitulle ryhmälle tai henkilölle voit sallia vain tiedostojen katselun tai voit antaa entistä tehokkaampia käyttöoikeuksia, kuten tiedostojen lisäämistä, muokkaamista ja poistamista. Sinulla voi olla sähköpostikysely, joka lähetetään käyttäjille, joilla on pääsy.

Pilvessä olevien tiedostojen käyttö ja jakaminen muiden käyttäjien kanssa ei ole uusi: Nämä ominaisuudet ovat SkyDrive-ominaisuuden ominaisuuksia, ja ne ovat olleet saatavilla joillekin aika. Uutta on kuitenkin se, että käyttäjät voivat tarkastella tiedostoja riippumatta siitä, onko niillä varustettu Microsoft Office -sovelluksia, ja jokainen tiedosto tuottaa täsmälleen, kun käyttäjä näkee, jos he avaisivat tiedoston sen alkuperäisessä sovelluksessa.

Kun Office Web Apps todella muuttaa jakamista ja yhteistyötä, on useiden käyttäjien mahdollisuus käyttää ja käsitellä samaa tiedostoa samaan aikaan Excelissä tai OneNote-ohjelmassa. OneNote-sovellus ei ole vielä käytettävissä teknisessä esikatselussa, mutta pystyin työskentelemään Excelin reaaliaikaisen yhteistyön ominaisuuden kanssa.

Oma editori (henkilö, jolle jakasin tiedoston) ja pääsin käsiksi Excel-laskentataulukko samanaikaisesti. Jokainen meistä muokasi kenttiä ja näki, mitä toinen henkilö kirjoitti reaaliajassa. Kyky työskennellä Excel-laskentataulukoiden ja OneNote-muistikirjojen kanssa tällä tavalla - yhteistyössä vertaisryhmien tai asiakkaiden kanssa reaaliaikaisesti pilven kautta - on selvä tuottavuuden lisäämis.

Käyttöoikeuksien käyttäminen ja osallistumismahdollisuuksien myöntäminen ei ollut niin intuitiivinen tai käyttäjäystävällinen, kuten haluaisin. Viime kädessä se ei kuitenkaan ole kyky jakaa tietoja pilvessä, joka on vaikuttava, mutta kyky vuorovaikutukseen näiden tietojen kanssa Office Web Apps -sovellusten kautta.

Haluatko nähdä lisää Microsoft Office Web Apps -sovelluksia? Tutustu tarkemmin Excel Web App -sovellukseen ja PowerPoint Web App -sovellukseen. Word-lehdessä ja OneNote-lehdessä ei ollut vielä toimintavalmiutta.

Tony Bradley on tietoturva- ja yhtenäistetty viestintäasiantuntija, jolla on yli vuosikymmenen yritystiedon kokemus. Hän tweets @PCSecurityNews ja tarjoaa vinkkejä, neuvoja ja arvosteluja tietoturvasta ja yhtenäisistä viestintätekniikoista sivustolla tonybradley.com.