Tiedostojen hallinnan vinkit ja vihjeet Windows 10/8/7

Windows 7: lla on kaunis tapa järjestellä asioita. Vaikka asiakirjojen, musiikin, videoiden ja kuvien oletuskansioiden perinne jatkuu Windows 7: ssä, se mahdollistaa myös kirjastojen luomisen, jotta voit organisoida tiedostoja ilman, että niitä todella siirretään.

Tiedostonhallinnan vinkit

Tässä artikkelissa on muutamia hyödyllisiä vinkkejä Windows 7: n tiedostonhallintaan - mukaan lukien alikansioiden ja sisällön hakeminen avaamatta Windows Exploreria.

1: Oletuskansioiden käyttäminen tiedostojen hallintaan

Kun asennat Windows 7: n, se antaa sinulle neljä kansiota oletusarvoisesti:

1. Dokumentit
2. Kuvat
3. Musiikki ja
4. Videot

Näitä kutsutaan myös kirjastoiksi, koska voit merkitä ja lisätä tiedostoja näihin kansioihin siirtämättä tiedostoja alkuperäisestä paikasta. Tässä osiossa keskitymme tiedostojen todellisiin tallentamiseen näihin kansioihin.

Koska kansiot on jo nimetty uudelleen siten, että käyttäjät voivat tunnistaa näiden kansioiden sisällön, on suositeltavaa tallentaa tiedostot vastaavasti. Jos ne ovat Word-asiakirjoja, voit tallentaa ne Documents-kansioon. Jos tallennat musiikkitiedostoja, voit laittaa ne musiikkikansioon ja niin edelleen.

Ainoa haittapuolten käyttäminen Windows 7: n tiedostonhallinnassa on, että nämä kansiot ovat erityisen tärkeitä jokaiselle järjestelmän käyttäjälle. Tämä tarkoittaa sitä, että jos käyttäjäprofiili menee korruptoituna, sinulla on vaarana menettää nämä tiedostot. Tämä tarkoittaa myös, että sinun on varmistettava, että varmuuskopioit nämä kansiot ennen Windows 7: n uudelleenasentamista tai ennen päivittämistä yhdestä painoksesta toiseen.

Voit ratkaista Windows 7: n oletuskansioiden kanssa tulevat ongelmat seuraavasti:

2: Käytä erillistä asemaa ja luo "Järjestetty rakenne" kansioihin

Henkilökohtaisesti en suosittele minkäänlaisia ​​datatiedostoja tallentamisessa järjestelmän ajaa muuhun kuin järjestelmä- ja tilapäisiin tiedostoihin. Käytä erillistä asemaa tietotiedostoille, jotka ovat välttämättömiä. Näin varmistat, että tiedostot ovat vielä ehjät, jos käyttäjäprofiiliisi tulee vioittumatta ilman tiedostojen varmuuskopiointia. Itse tallennin jopa Outlook PST -tiedostot erilliselle asemalle, joten kun asennan Microsoft Office uudelleen, minun ei tarvitse hukata aikaisempia sähköpostiviestejä, yhteystietoja, muistutuksia ja tehtäviä. Voin vain lisätä PST: n Outlookiin saadaksesi kaikki sähköpostit, yhteystiedot, tehtävät ja kalenteri takaisin.

Windowsin avulla voit käyttää enintään 255 merkkiä (myös välilyöntejä ja joitain erikoismerkkejä) tiedostojen ja kansioiden nimeämiseksi uudelleen. Voit käyttää tätä toimintoa nimeäksesi kansiot selkeästi - niin että yksinkertainen silmäys voi kertoa sen sisällöstä. Jos esimerkiksi olet yrityskäytössä, voit luoda pääkansio nimeltä "Tilit". Tämän kansion sisällä luodaan kansioita, jotka osoittavat verovuosia - esim. "2001-2002", "2002-2003" ja niin edelleen. Näiden kaikkien sisällä voit luoda kansioita, jotka osoittavat kuukausia: "Huhtikuu", "Toukokuu", "Kesäkuu" ja niin edelleen. Jos sinulla on useampi kuin yksi asiakas, voit myös luoda alikansioita, joissa tallennat jokaiseen asiakastietokantaan liittyviä tiedostoja. Tämä tarkoittaa, että alikansioon "2011-2012" voi olla alikansio nimeltä "May", jossa on alikansioita, jotka osoittavat asiakkaitasi: "client1", "client2" ja muut. Tässä on esimerkki jäsennellystä kansiohierarkiasta.

Vaihtoehtoisesti voit luoda master-järjestelmän käyttämällä asiakkaiden nimeä ylimmäksi kansioksi, jonka sisällä luodaan vuosia ja kuukausia koskevia kansioita. Tämä auttaa sinua hallitsemaan tiedostoja ensisijaisuuden mukaan joko verovuosina tai asiakkaiden toimesta. Voit käyttää paperia ja kynää ajattelemaan tarpeitasi ja suunnittelemaan rakenteen ennen kuin tietokoneesi toteutetaan. Tämä auttaa sinua heijastamaan paremmin tiedostojen tallennus- ja käyttöoikeustarpeita. Kokeile sitä ja kerro meille, jos se osoittautuu paremmaksi hallita tiedostoja Windows 7: ssä.

PS : Säilen myös koko tämän kansion rakenteen kopion pilvipohjaiselle tallennukselle aivan varotoimenpiteenä. On mahdollista, että et pysty käyttämään kiintolevyä tai saatat joutua käyttämään kyseisiä tiedostoja muualta. Tällöin voit käyttää pilvipohjaista kopiota WWW-selaimella. Microsoft SkyDrive tarjoaa paikallisten tiedostojen synkronoinnin pilvimuistin kanssa ja päinvastoin. Voit luoda ilmainen tilin ja ladata työpöytäasiakasohjelman tiedostojen synkronointiin osoitteesta skydrive.live.com. Kun asennat SkyDrive-synkronointikansion kiintolevylle, valitse asema, joka on eri kuin järjestelmätiedostoja sisältävä asema - syistä, jotka ovat samat kuin tämän artikkelin ensimmäisessä osassa mainitut syyt.

3: Kirjastojen käyttö tiedostonhallinnassa Windows 7: ssä Tehokkaasti

Kirjastojen avulla voit luokitella tiedostot. Edellä mainittujen neljän oletuskirjaston lisäksi voit luoda niin monta kuin haluat. Jos haluat tallentaa musiikkia tyylilajin mukaan, voit luoda kirjastoja nimeltä "pop", "rap", "classical", "reggae" ja muut. Samoin, jos haluat tallentaa asiakirjoja asiakkaidesi mukaan, voit luoda kirjastoja, jotka sanovat "client1", "client2" ja muuta. Vaikka kansiot voivat olla missä tahansa paikallisessa levyssä, voit napsauttaa kansion kuvaketta hiiren kakkospainikkeella ja valita jonkin olemassa olevista kirjastoista tai luoda uuden kirjaston lisätäksesi kansion. Muista, että kirjastot sisältävät vain viitteitä alkuperäisiin tiedostoihin, joten jos poistat nämä kirjastot, et menetä tiedostoja. Tämä kuva näyttää, miten voit luoda uuden kirjaston Windowsin Resurssienhallinnassa.

Jos et halua lisätä koko kansioita vaan vain tiedostoja, avaa Resurssienhallinta ja napsauta hiiren kakkospainikkeella Kirjastot vasemmassa ruudussa. Valitse tuloksena olevasta kontekstivalikosta Uusi ja sitten Kirjasto luodaksesi uuden kirjaston. Voit vetää ja pudottaa yksittäisiä tiedostoja uusiin kirjastoihin. Jos haluat lisätä useita tiedostoja kerralla, valitse useampi kuin yksi tiedosto painamalla SHIFT- tai CTRL-näppäintä.

4: Käytä hyppyvalikoita tiedostojen käyttämiseen

Hyppyvalikoissa on kahdenlaisia ​​tiedostoja - Jump-valikkoon, jotta voit käyttää sitä helposti. Jos haluat avata minkä tahansa sovelluksen hyppyvalikon, napsauta hiiren kakkospainikkeella sovellusta, kun se on tehtäväpalkissa. Tämä voi tarkoittaa sitä, että sinun on avattava sovellus ennen Jump-valikon käyttöä. Kun Hyppy-valikko avautuu, näet viime aikoina käytetyt tiedostot. Voit piilottaa liittyvän tiedoston Jump-valikkoon avaamalla Windowsin Resurssienhallinnan ja vetämällä tiedoston sovellukseen. Kun tiedoston kuvake asetetaan tehtäväpalkin sovelluskuvakkeeseen, saat viestin seuraavassa muodossa: Pin to.

5: Dock Vanhemman kansio Windowsin tehtäväpalkkiin

Jos käytät säännöllisesti joitain kansioita, jotka ovat toisessa kansiossa, voit kiinnittää vanhemman kansio Windows 7 -tehtäväpalkkiin niin, että sinun ei tarvitse avata Windowsin Resurssienhallintaa ja selata tiedostoja. Käytä tätä esimerkkiä yllä olevassa esimerkissä, jossa luotiimme vuosien, kuukausien ja sitten asiakkaiden perustuvan tiedostojärjestelmän.

Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa tyhjää tilaa Windows 7: n tehtäväpalkissa. Valitse avautuvasta pikavalikosta Työkalurivit ja sitten Uusi työkalurivi. Saat Valitse kansio -valintaikkunan. Selaa emokansioon, joka tässä tapauksessa on Business. Valitse kansio ja valitse Valitse kansio. Muista valita emokansio ja avaamatta sitä, jos saat virheen. Vanhempi kansio kiinnitetään Windows 7: n tehtäväpalkkiin. Voit nyt napsauttaa ">>" -merkkiä tämän kansion nimen vieressä päästäksesi sen sisältöön (kaikki alikansiot ja tiedostot) avaamatta Resurssienhallintaa.

Napsauttamalla tätä kansiota näytetään sinä sen sisältö CSS-valikoissa. Voit selata mihin tahansa alikansioon avaamalla sen ja napsauttamalla haluamaasi tiedostoa. Koska pääkansio on aina näkyvissä tehtäväpalkissa, se säästää paljon aikaa. Ja kyllä, voit telakoida koko aseman tai usein käytetyt kansiot tehtäväpalkkiin, jos haluat.

Windows 7: ssa on paljon vinkkejä tiedostojen hallintaan. Olen keskustellut vain niistä tärkeimmistä, joita käytän henkilökohtaisesti. Jos sinulla on muita jakamassa, tee niin.