Kuinka varmuuskopioida ja synkronoida zoho-dokumentteja

Kun kyse on poiminnasta Google-dokumenttien, Zoho Docs (Writer) tai MS Word Online -sovellusten välillä, ja mielenkiintoisin ensisijainen huolenaihe on alustojen välinen saatavuus. Tarvitset vain kunnollisen Internet-yhteyden, ja voit jatkaa työtäsi melkein missä tahansa. Ja yhteistyöominaisuus on kirsikka päällä.

Tunnet ylimääräisen turvallisuuden tunteen, jos tiedät, että sinulla on varmuuskopio, jonka jälkeen palaat takaisin, jos et pääse odottamattomissa olosuhteissa ensisijaisiin tiedostoihin. Surullinen tilanne, mutta kuten me kaikki tiedämme, se tapahtuu parhaimmillemme.

Nykyään pilvivarmuuskopion ottamista offline-tiedostoistasi pidetään melkein normina. Ja on sanomattakin selvää, että toinen tapa on myös totta. Loppujen lopuksi et halua menettää arvokkaita tietojasi.

Onneksi Zoho Docs antaa sinun synkronoida tiedostosi palveluihin, kuten Dropbox, tai antaa sinun tallentaa Writer-tiedostosi Google Drive -tiliisi.

Katsotaan kuinka saada se menemään.

Myös ohjaamalla Tech

10 vinkkiä Zoho-kannettavan käyttämiseen kuin ammattilainen

Synkronointi Dropboxin kanssa

Zoho Docs antaa sinun myös määrittää Dropbox-tilisi. Ainoa saalis on, että se on kaksisuuntainen synkronointi, eli kaikki Dropbox-tililläsi olevat tiedostot synkronoidaan Zohoon ja päinvastoin.

Voit määrittää Dropbox-tilisi seuraavien ohjeiden mukaan.

Vaihe 1: Avaa Zoho Docs ja napsauta Dropbox-kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Napsauta Määritä Dropbox-tili.

Nyt sinut ohjataan uudelle kirjautumissivulle. Ainoa mitä sinun on tehtävä, on kirjoittaa Dropbox-tilisi tiedot ja kirjautua sisään.

Vaihe 2: Kun tili on vahvistettu, näet Dropbox-käyttäjänimesi. Napsauta sitä ja sinut ohjataan synkronoinnin määrityssivulle.

Sekä Dropboxin että Zoho Docsin kansiorakenteet tulevat näkyviin, ja sinun tarvitsee vain valita oikea kansiosi tehtävällesi. Kun olet valmis, paina Synkronoi kansiot -painiketta ja siinä kaikki. Synkronointi alkaa heti.

Voit jopa valita synkronoinnin ajoitukset. Prioriteetistasi riippuen voit valita Synkronoi jatkuvasti. Mutta sanoisin, että mene Synkronoi kerran -vaihtoehdon kanssa, koska se hoitaa suurimman osan asioista.

Tiesitkö: Dropbox-paperissa on joukko pikanäppäimiä tekstin muotoiluun.

Asiat, jotka tulee pitää mielessä

Zoho Docs antaa vain yhden Dropbox-kansion synkronoida. Toistaiseksi olen pitänyt Dropbox-kansioni tyhjänä, koska en halua näitä tiedostoja Zohoon. Zoho ei myöskään salli alikansioiden ja niissä olevien tiedostojen synkronointia.

Lisäksi, jos poistat tiedoston jommassakummasta palvelusta, joudut poistamaan tiedostot toisesta manuaalisesti. Tämä johtuu siitä, että Zoho Docsissa ei ole tiedostojen poistosynkronointia kirjoituksen ajankohtana.

Synkronoidaan Google Driven kanssa

Zoho Docs ei salli kansioiden tai asiakirjojen synkronointia Google Driveen teknisesti sanottuna. Voit sen sijaan tallentaa tiedoston suoraan Google Driveen. Voit tallentaa tiedostoja Dropbox-kansioon myös tällä prosessilla.

Kun olet valmis asiakirjan kanssa (ja kaikki osoitetut kommentit), napsauta Tiedosto> Tallenna muihin asemiin ja valitse Google Drive luettelosta.

Aivan luonnollisesti sinun on kirjauduttava sisään ja annettava tarvittavat käyttöoikeudet. Kun olet valmis, sinun pitäisi pystyä näkemään kaikki Google Drive -kansiosi näyttävästi siististi pienessä ikkunassa.

Nyt voit joko valita tai luoda uuden kansion tiedoston tallentamiseksi. Napsauta vain Lisää tähän kansioon -painiketta, niin asiakirjasi lähetetään heti.

Hyvä asia tässä prosessissa on, että voit valita tiedostosi muodon. PDF-tiedostosta DOCX- tai ODT-tiedostoihin voit valita vapaasti sopivasta vaihtoehdoista. Voit myös lisätä useita Google Drive -tilejä. Jos olet jonkinlainen vainoharhainen yksityisyyden ja turvallisuuden suhteen, voit myös poistaa tilin, kun olet tehnyt työsi.

Napsauta molempien kohdalla Tallenna muihin asemiin -ikkunassa Asetukset> Poista.

Valitettavasti samaa ominaisuutta ei ole otettu käyttöön Zoho Presentation- tai Zoho Spreadsheet -sovelluksissa.

Myös ohjaamalla Tech

#Google asema

Napsauta tätä nähdäksesi Google Drive -artikkelisivumme

Entä offline-varmuuskopio

Vaikka Zoho Docs ei tarjoa alkuperäistä tapaa varmuuskopioida tiedostoja tietokoneellesi, on olemassa pieni ratkaisu. Sen avulla voit saada melkein samanlaisia ​​tuloksia. Sanoin samanlaista ja ei tarkkaa.

Jos olet tavallinen Zoho Docs -käyttäjä, sinun on tiedettävä jo, että sen avulla voit ladata tiedostoja tietokoneellesi. Hyvä asia on, että Zoho Docs tarjoaa monia vaihtoehtoja, joista voit valita. Joten haluat tallentaa tiedoston PDF-muodossa tai tekstitiedostona, valinta on sinun.

Voit tehdä niin avaamalla Tiedosto, napsauttamalla Lataa nimellä ja valitsemalla yhden vaihtoehdoista. Voit myös suojata tiedostosi salasanalla, vain jos käytät jaettua tietokonetta.

Pro-vinkki: Zoho Writer tarjoaa häiriöittä-kirjoitustilan, nimeltään Focus Typing. Voit käyttää sitä napsauttamalla Työkalut> Asetteluasetukset ja napsauttamalla kytkintä kohdennuskirjoitusta varten.

Myös ohjaamalla Tech

Kuinka asentaa Windows-varmuuskopio puolustamaan itseäsi Ransomware-ohjelmasta

Tervetuloa rauha!

Nykyaikaisella kosketuksella ja viileillä muokkaustyökaluilla Zoho Docs on sopiva työkalu kaikkiin tekstinkäsittelytehtäviin tai laskentataulukkoihin. Lisäksi siistit yhteistyöominaisuudet ovat huipun yläosa. Ja kun olet keksinyt oikean tavan varmuuskopioida kaikki tärkeät asiakirjat, sanoisin, että sinut lajitellaan.

Seuraava: Puhuen yhteistyöstä, tiesitkö, että Zoho Writer antaa sinun lukita asiakirjat yhteistyön aikana? Lue seuraava viesti tietääksesi kaikki piilotetut vinkit ja vinkit.