Kuinka luoda ja hallita sääntöjä Outlook 365 -verkkopostissa

Sähköpostien hallinta on vaivalloista. Vastaamalla sähköposteihin ajallaan ja lisäämällä muistutuksia välttämättömiin sähköposteihin, on paljon asioita, jotka kilpailevat huomioomme. Myös joukko roskapostia, jotka roskaisevat postilaatikkoa, lisäävät päänsärkyä. Loppujen lopuksi järjestämätön postilaatikko vaikeuttaa tärkeiden sähköpostien löytämistä.

Kyllä, sähköpostien hallinta on kovaa liiketoimintaa, mutta onneksi sitä voidaan yksinkertaistaa sääntöjen avulla. Outlook 365 Webmail tukee erilaisia ​​sääntöjä, joiden avulla voit lähettää sähköpostit tiettyyn kansioon. Voit poistaa tietyn lähettäjän sähköpostit heti. Kuulostaa siistiltä, ​​eikö niin?

Ennen kuin aloitamme, käyntiin nopeasti läpi kuinka sähköpostisäännöt toimivat.

Kuinka säännöt toimivat

Säännöt ovat tapa saavuttaa puhdas ja järjestetty postilaatikko. Tyypillinen sääntö koostuu liipaisimesta, toiminnasta ja poikkeuksesta. Kun sääntö on käynnistynyt, se suorittaa toimenpiteen, kuten sähköpostin poistamisen, lisäämisen kansioon tai edelleen lähettämiseen toiselle tilille.

Sääntöjen suhteen Outlook 365: llä on runsaasti vaihtoehtoja, sekä toimia että ehtoja. Voit joko sopia aiheeseen tai valita tietyn osoitteen tai valita lähettäjän nimen käsin.

Ja mikä parasta, voit lisätä niin monta ehtoa kuin haluat. Sinun tarvitsee vain valita oikeat olosuhteet.

Sama pätee toimiin - valintoja on runsaasti. Joten kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on tehdä sääntö, valita ehto uusien sääntöjen käsittelemiselle ja sitten bingo!

Nyt kun olemme vahvistaneet, miten säännöt toimivat, katsotaan miten ne luodaan.

Myös ohjaamalla Tech

Kuinka lopettaa sähköpostien saaminen Twitteristä

Kuinka luoda sääntöjä Outlook 365: een

Vaihe 1: Avaa Outlook ja napsauta Asetukset-kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Napsauta seuraavaksi alareunassa Näytä kaikki Outlook-asetukset.

Vaihe 2: Valitse vasemmasta paneelista Sähköposti ja valitse sitten Säännöt. Napauta nyt Lisää uusia sääntöjä -vaihtoehtoa ja anna nimi uudelle säännöllesi.

Jos valitset Ihmiset-ehdot, sinun on annettava oikeat osoitteet. Aiheisiin liittyen sinun on lisättävä tarkat avainsanat.

Vaihe 3: Kun olet nollautunut ehtoon, on aika lisätä toiminto. Toiminto on mitä haluat tehdä sähköposteilla, jotka täyttävät yllä olevat ehdot.

Tällä hetkellä Outlook 365 -verkkopostilla voit edelleen lähettää, poistaa ja kiinnittää sähköposteja monien joukossa.

Vaihe 4: Haluatko, että sähköpostisääntö ei käynnisty toisinaan? Jos kyllä, napsauta Lisää poikkeus ja kirjoita vaadittava ehto.

Napsauta seuraavaksi Tallenna. Sinä olet luonut sähköpostisäännön.

Huomaa: Toisin kuin muut sähköpostiohjelmat, kuten Gmail, uusi sähköpostisääntö koskee viestejä, jotka vastaanotetaan säännön luomisen jälkeen. Se ei toimi vanhoissa viesteissä.

Myös ohjaamalla Tech

#email

Napsauta tätä nähdäksesi sähköpostisivustomme

Milloin lopettaa useamman säännön käsittely?

Sinun on oltava huomannut Lopeta useamman säännön käsittely -valintaruutu luotaessa sääntöjä. Tämä vaihtoehto on voimassa, jos postilaatikossasi on useita sääntöjä, jotka voivat koskea yhtä viestiä.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on sääntö A, joka siirtää kaikki uutiskirjeet istä kansioon nimeltä GT NL, ja toinen sääntö B, joka välittää kaikki sähköpostit avainsanalla 'Android' toissijaiselle sähköpostitilillesi.

Tässä tilanteessa et halua, että sääntö B suoritetaan, kun sääntö A on suoritettu onnistuneesti. Silloin kuvaan lopetetaan Lisää sääntöjen käsittely -vaihtoehto. Kun se täyttää tietyn ehdon, se estää useampia sääntöjä suorittamasta.

Tätä varten sinun on varmistettava, että sääntöjen prioriteetti on asetettu vastaavasti, mitä näemme seuraavassa kohdassa.

Sääntöjen muokkaaminen ja hallinta Outlook 365: ssä

Outlook 365: ssä säännöt suoritetaan taulukon tilauksen mukaisesti. Onneksi tilaus ei ole pysyvä, ja voit muuttaa prioriteettia.

Napsauta Ylös ja Alas-nuolia. Jos haluat muokata sääntöä, napsauta Muokkaa-kuvaketta ja tee muutokset. Älä unohda tallentaa niitä!

Bonusvinkit: sähköpostien hallinta älykkäästi

1. Pyyhi sähköpostit

Lakaisu on toinen tapa saada puhtaampia postilaatikoita. Aivan kuten säännöt, tämän avulla voit poistaa kaikki tietyn lähettäjän sähköpostit automaattisesti.

Se ei yksinkertaisesti poista sähköposteja. Voit poistaa sähköpostit tai pitää uusimmat sähköpostit ketjussa.

Sähköpostin pyyhkäiseminen on erittäin helppoa. Avaa vain sinua häiritsevä posti ja napauta yläpuolella olevaa Sweep-kuvaketta.

Seuraavaksi valitse vaihtoehdot avattavasta valikosta. Toinen on paras, koska se luo säännön automaattisesti. Kun olet valmis, paina Tallenna.

Huomaa: Pyyhkäisyvaihtoehto Lähetetyt, Luonnokset, Roskaposti ja Poistetut -kansioissa.

Myös ohjaamalla Tech

15 parhainta iOS-iOS-iOS-vinkkejä sen käyttämiseen kuten ammattilainen

2. Estä lähettäjät ja verkkotunnukset

Edellä mainitun lisäksi voit estää tietyt lähettäjät ja verkkotunnukset kokonaan. Siirry vain Roskaposti-kohtaan, napsauta Lisää ja kirjoita sähköpostiosoitteet tai verkkotunnuksen nimi.

Samalla voit lisätä myös turvallisia lähettäjiä ja verkkotunnuksia. Tämä vaihtoehto varmistaa, että tärkeät sähköpostit (tai tärkeiden ihmisten sähköpostit) eivät pääse roskakoriin.

Napauta vain Lisää ja lisää verkkotunnus tai sähköpostiosoitteet.

Hei, älykkäämpi postilaatikko!

Sillä tavalla voit luoda ja hallita sääntöjä ja pitää postilaatikkosi puhtaana kaikesta turhasta turhautumisesta. Loppujen lopuksi meillä ei ole varaa unohtaa tärkeitä sähköpostiviestejä.

Jos käytät mielenkiintoisia sääntöjä, jotka haluat jakaa, mainitse ne alla olevassa kommenttiosassa.

Seuraava: Haluatko päästä eroon ei-toivotuista uutiskirjeistä postilaatikostasi? Seuraava viesti näyttää kuinka tehdä juuri tämä.