Kuinka luoda sääntöjä sähköpostiviestien aiheisiin Outlook 2013: ssa

Käytätkö MS Outlookia työpöydän sähköpostiohjelmana? Ja käytätkö sitä vain sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen? Tiesitkö, että voit käyttää sitä muihin käyttötarkoituksiin, kuten tehtäväluetteloiden järjestämiseen ja tehtävien muistutukseen?

No, teen paljon enemmän omani kanssa. Käytän sitä automaattisena sähköpostinvaihtajana, työkaluna organisoimaan sähköpostini ja paljon muuta. Yksi suosikeistani on käyttää MS Outlookia tutkimusten tekemiseen. Asiakas voi kauniisti ja automaattisesti selvittää sähköpostikyselytilastot. Itse asiassa tämän tekemiseen tarvittava temppu voidaan soveltaa moniin muihin tapauksiin. Puhumme sääntöjen luomisesta sähköposteille aiheiden perusteella.

Jatkamme kyselyesimerkkiä. Oletetaan, että kuulut organisaatioon ja sinun on tarkoitus lähettää työntekijöille joukkotapahtumakutsu keräämällä tietoja siitä, kuinka moni haluaa osallistua. Se on helppoa, lisää vain äänestyspainike ja pyydä vastaanottajia vastaamaan kyllä tai ei napsauttamalla äänestyspainiketta.

Huomaa: Opetusohjelma perustuu MS Outlook 2013: een. Asennusta voidaan kuitenkin soveltaa myös alempiin versioihin. Ainoa ero olisi käyttöliittymä.

Nyt ongelmana on tilastojen kerääminen. Aiotko selata postilaatikkoasi ja laskea jokaisen vastauksen ja erottaa kyllä ja ei manuaalisesti? On parempia tapoja; näytämme sinulle yhden.

Aion lähettää sähköpostiviestin, jonka aiheena on Äänestä äänestys ja äänestyspainike, jota voidaan käyttää vastaukseen kyllä ​​tai ei. Napsauta Käytä äänestyspainikkeita -painiketta lisätäksesi painikkeet.

Ennen sen lähettämistä aion perustaa työkalun, joka on valmis kuuntelemaan vastauksia ja laskemaan tilastot yksinään. Tässä minun täytyy perustaa.

Tilastokansioiden luominen

Siirryn vasempaan ruutuun Saapuneet-kansioon, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja luo uuden kansion. Nimesin sen Äänestin kyllä.

Samoin luon toisen, nimeltä Äänestänyt. Tulos näkyy alla olevassa kuvassa.

Luo kuuntelijoiden säännöt

Nyt minun on luotava säännöt, jotta näkymät voivat soveltaa sääntöjä viesteihin niiden saapuessa ja työntää ne kansioihinsa. Luo säännöt vaiheiden mukaan.

Vaihe 1: Siirry Koti- välilehteen. Siirrä Siirrä- osiossa Säännöt-kohtaan ja napsauta sitten Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä.

Vaihe 2: Aloita napsauttamalla Uusi sääntö.

Vaihe 3: Aloita ohjatussa sääntötoiminnossa tyhjästä säännöstä valitsemalla Käytä sääntöjä vastaanotetuille viesteille. Napsauta Seuraava.

Vaihe 4: Valitse ehto. Paras tapa on siirtyä tietyillä sanoilla aiheeseen. Voit valita lisää ehtoja.

Vaihe 5: Napsauta saman ikkunan alaruudussa tiettyjä sanoja. Lisää hakujono nimellä Kyllä: Äänestä. Napsauta Seuraava.

Vaihe 6: Valitse toiminto. Haluttu tarkoitus saapuvan vastauksen kanssa on siirtää se määritettyyn kansioon.

Vaihe 7: Napsauta saman ikkunan alaruudussa määritettyä. Valitse nyt kansio Äänestetty kyllä ja napsauta Ok.

Vaihe 8: Napsauta takaisin ohjattua sääntötoimintoa, napsauta Valmis. Seuraa vaiheita 2 - 7 uudelleen. Tällä kertaa hakujonolla (Vaihe 5) Ei: Anna Äänestys ja kansio (Vaihe 7) äänestykseksi Ei.

Se siitä. Palaa takaisin luonnoksen alla olevaan sähköpostiosoitteeseen, lisää vastaanottajaluettelo ja lähetä. Kun vastaukset ovat saapuneet, tarkista vain kunkin kansion lukumäärä.

Huomaa: Kuten aiemmin mainittiin, sääntö perustuu sähköpostin aiheeseen. Vastaus edeltäisi äänestettyä vastausta aihepiiriin. Ja siksi säännöt on yhdenmukaistettu tällä tavalla. Käytettävissä äänestysvaihtoehdoissa säännöt vaihtelevat.

Kuulostaako mielenkiintoiselta? Tarkoittaako tämä myös paljon vähentynyttä työtä? Kokeile ja kerro meille kuinka hyvin se toimi.