Kuinka lukita zoho-kirjoittaja yhteistyön ja hienompien temppujen aikana

Jos työskentelet usein tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten Google Docs tai Zoho Writer, sinun on tiedettävä, että täydellisen asiakirjan luominen merkitsee yleensä paljon uudelleenkirjoittamista tyhjästä. Olipa kyse uusien lauseiden lisäämisestä tai aiempien virheiden korjaamisesta. Tilanne on suhteellisen helppo, jos työskentelet yksin dokumentin parissa.

Jos kuitenkin teet yhteistyötä ryhmäsi jäsenten kanssa, on tärkeää, että osaat virtaviivaistaa kokemusta. Loppujen lopuksi et haluaisi, että kollegasi työskentelevät ja työskentelevät samalla lohkolla loputtomasti.

Onneksi Zoho Docs (kirjoittaja) tarjoaa hienon vaihtoehdon, jonka avulla voit lukita tietyn osan asiakirjasta tekemällä yhteistyötä muiden kanssa. Siksi tämänpäiväisessä viestissä tutkimme kuinka lukita Zoho Writer yhteistyön ja muiden edistyneiden ominaisuuksien aikana.

Myös ohjaamalla Tech

Kuinka skannata ja lisätä asiakirja Google-dokumenteihin

Kuinka lukita valittu sisältö yhteistyöhön

Vaihe 1: Kun olet suorittanut osan asiakirjasta, napsauta yläreunassa olevaa Tarkista-painiketta.

Vaihe 2: Valitse seuraavaksi tekstikatkelma, jonka haluat lukita. Napsauta yläosassa olevaa pientä lukituskuvaketta ja valitse Lukitse valittu sisältö. Se on kaikki.

Nyt, kun joku jaetusta ryhmästäsi napsauttaa kyseistä tekstilohkoa, näkee pienen Lukko-kuvakkeen ja viestin, jossa sanotaan "Sisältö on lukittu …" muokattavaksi.

Huomaa: Yhteistyöominaisuudet ovat saatavana vain asiakirjan omistajille. Asenna omistajat napsauttamalla Jaa-painiketta ja antamalla käyttäjille oikeudet omistajille.

Kuinka sallia muokkauksen tietyille ihmisille

Me kaikki kuitenkin tiedämme, että saman asiakirjan laatiminen muiden kanssa ei välttämättä ole mustavalkoinen työ. Joskus haluat, että vain tietty ryhmän jäsen muokata tekstilohkoa. Tällaisissa tilanteissa et todellakaan halua laatia toista sähköpostia, jossa yksityiskohtaisesti kuka muokkaan mitä osaa ja vastaavaa.

Silloin Zoho Writer -sovelluksen lisäominaisuudet otetaan käyttöön. Ota se käyttöön siirtymällä tarkistustilaan ja napsauttamalla Lukitse-kuvaketta. Seuraavaksi valitse Lisäasetukset.

Lisää nyt henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat antaa yksinoikeuden, ja paina Lukitse-painiketta. Siinä kaikki!

Viileä vinkki: Lukitse valimaton sisältö toimii kuin kääntövalintatyökalu. Valitset osan tekstistä, jota et halua muokata, ja valitset sitten toisen vaihtoehdon. Lopusta huolehtii Zoho Writer.

Kuinka peittää teksti

Jälleen, jos olet asiakirjan omistaja ja haluat muokata tai peittää tietyn tekstilohkon, Zoho Writer antaa sinun tehdä sen jopa. Se on hyödyllinen, kun joudut lisäämään arkaluontoisia tietoja etkä halua kaikkien ryhmäsi lukevan niitä.

Maski ei kuitenkaan toimi kuten useimmat työkalut, eli et voi valita tekstikatkelmaa ja peittää sitä. Sen sijaan sinun on napsautettava kuvaketta ja kirjoitettava tiedot.

Vaihe 1: Tämän tehtävän työkalu on Naamio, jota merkitään pienellä silmäkuvakkeella yläosassa. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä tekstin, ja napsauta sitä. Se lisää tekstiruudun, joka on merkitty katkoviivoilla.

Vaihe 2: Lisää nyt teksti, ja siitä on kyse.

Vaikka näet tekstin harmaana, muut yhteistyökumppanit näkevät tähdellä merkityt rivit. Jep, aivan kuten vanhat FBI-elokuvat.

Kuinka keskeyttää yhteistyö Zoho Writer -sovelluksessa

Onneksi yhteistyön keskeyttämisprosessi on kävely puistossa. Vaihda vain tarkistustilaan ja napsauta painiketta keskeyttää yhteistyön keskeyttäminen.

Kun olet valmis, näet yläosassa varoituksen, että kukaan yhteistyökumppaneistasi ei voi muokata asiakirjaa. Toisaalta yhteistyökumppanit näkevät, että yksi ryhmäsi jäsenistä tarkistaa asiakirjan.

Joten kun seuraavan kerran näet asiakirjan tarkistavan, tiedät mitä tehdä, sen sijaan, että napsauttaisit erilaisia ​​painikkeita ja työkaluja.

Bonus Zoho Writer -vinkkejä

1. Kuinka tarkastella asiakirjahistoriaa

Kun työskentelet usein yhdessä asiakirjassa, on tärkeää tietää, kuka muutokset teki ja milloin. Meille onneksi Zoho Writer sisältää hienon Näytä historia -ominaisuuden. Sen avulla voit paitsi nähdä, kuka muutokset teki, mutta voit myös nähdä viimeisimmät lisäykset versioon. Lisäksi voit vertailla erilaisia ​​versioita, jos tarvetta ilmenee.

Vaihe 1: Napsauta yläreunassa olevaa Näytä historia -kuvaketta (hiekka-ajastin merkitsee). Löydät sen jälleen Review-tilassa.

Vaihe 2: Nyt tämä näyttää eri versiot oikealla paneelilla. Napsauta yläreunassa olevaa Vertaa versioita -painiketta, jotta voit verrata versioita.

Näet uusimmat lisäykset napsauttamalla Näytä muuttunut -painiketta ja valitsemalla ajoituksen. Kaikki uudet tekstin lisäykset ja rivinvaihdot korostetaan.

Myös ohjaamalla Tech

Näin voit estää jäljittäjiä seuraamasta Gmailiasi

2. Seuraa muutoksia

Vaikka Writerilla on joitain vakavia seurantaominaisuuksia, toisinaan siitä tulee liian hankala käydä läpi jokainen niistä. Jos joku tarvitsee tarkistaa muutokset erittäin kiireellisellä tavalla, paras vaihtoehto on ottaa seurata muutoksia -ominaisuus.

Kuten olet jo arvata, se korostaa kaikkia viimeaikaisia ​​muutoksia. Ja omistajan on hyväksyttävä tai hylättävä nämä muutokset.

Ota muutosten seuranta käyttöön napsauttamalla yläosaa olevaa painiketta. Joukkueen jäsenet näkevät vihreän painikkeen palaavan yläreunassa.

Näet nimen ja ajoituksen, kun muutoksia tehdään. Pieninkin rivinvaihdosta seurataan tässä tilassa. Omistajana sinun tarvitsee vain napsauttaa korosteita ja hyväksyä / hylätä muutokset.

Kun teksti on valmis, teksti tulee oletustekstiväriksi.

3. Käytä sisäänrakennettuja sähköposti-ilmoituksia

Haluatko ilmoittaa uusista muutoksista, jotka koskevat jaettua asiakirjaasi? Sinun ei tarvitse kirjoittaa erillistä sähköpostia. Sen sijaan Zoho Writer antaa sinun ilmoittaa heille työkalun sähköpostiohjelman kautta.

Napsauta yläreunassa olevaa pikkukirjainkuvaketta. Yhteistyökumppanien nimet lisätään automaattisesti. Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on lisätä aihe ja runko ja painaa Lähetä-painiketta.

Myös ohjaamalla Tech

# online-työkalut

Napsauta tätä nähdäksesi online-työkaluartikkelisivumme

Tee yhteistyötä älykkäästi

Menevät ovat päivät, jolloin joudut luottamaan sähköpostien edelleenlähetyksiin työskennelläkseen asiakirjan parissa. Tekstinkäsittelypalvelut, kuten Google Docs ja Zoho Writer, vievät turhautumisen älykkäiden yhteistyöominaisuuksiensa kautta. Ne auttavat sinua seuraamaan muutoksia ja auttavat virtaviivaistamaan työtäsi ja säästämään aikaa prosessissa.

Seuraava: Ajastosta puhuttaessa, jos omistat Android-puhelimen, jolla on Android Pie, käy läpi alla oleva viesti tullaksesi tuottavuuden hirviöksi.