Kuinka pitää työtä kotoisilta työntekijöiltä vastuussa - ilman vakoilua

Olen työskennellyt osa-aikatyöntekijöinä jo vuosia. Ja kyllä, minä teen työtä. Paljon. Kuulen silti kuiskauksia työtovereilta, jotka ihmettelevät, välitänkö vain vaivannäköä viettää laadukasta aikaa pyykkini kanssa. Ja sitten on moms, jotka tapaan puistossa minun vapaa-ajastani - ne, jotka sanovat rakastavansa "kotona työskentelemistä" (täydellisinä lentolomakkeilla), koska se "antaa minulle niin paljon vapaa-aikaa".

He antaen minulle huono nimi. Mutta isompi huoleni on, onko pomoni tietää kuinka paljon työtä teen.

Työskentely kotona. Työskentely etäyhteydellä. Etätyö. Riippumatta siitä, mitä kutsutte, työskenteleminen muualta kuin yrityksen toimistosta on viime aikoina sairastanut huonoa rapia. Yhtiön toimitusjohtaja Marissa Mayer kieltää käytännön ja Best Buy asettaa tiukat rajat sen työtä kotona -politiikasta, uutiset ovat olleet kielteisiä sekä johtajille että työntekijöille, jotka ovat riippuvaisia ​​siitä, että etätyöntekijä voi tarjota joustavuutta.

[Lue lisää: Parhaat TV-suoratoistopalvelut]

Työntekijät ja työnantajat, jotka työllistävät meidät. Nykyään etätyö on helpompaa kuin koskaan, kiitos suurelta osin useista ilmaisista ja edullisista tuotteista, jotka voivat auttaa pitämään etätyöntekijöitä tuottavina, vastuullisina ja kosketuksissa. Useimmat työkalut ovat niin kustannustehokkaita ja helppokäyttöisiä, että jopa pienimmät pienet yritykset voivat luottaa niihin.

Älä osta huonoja

Joustavat työjärjestelyt ovat menestyneet nopean Internetin, ja he ovat saaneet lisää höyryä älypuhelimen nousun myötä. Joskus aikataulutus edellyttää, että työntekijät työskentelevät kotona yhden tai kahden päivän viikossa; mutta usein yritykset palkkaavat työntekijöitä, jotka asuvat kaukaisissa maissa ja eri aikavyöhykkeillä. Valitettavasti Yahoo: n uusi etätyöpolitiikka, joka tulee voimaan kesäkuussa, heittää nämä järjestelyt huonoon valoon.

Useimmat tech startup Ordr.in työntekijät työskentelevät samassa toimistossa alihankkijoiden ja harjoittelijoiden rinnalla.

Mayer ilmoitti tekevänsä päätöksen tarkistamalla yrityksen VPN-lokit nähdäksesi, kuinka usein etätyöntekijät kirjautuivat sisään. Ilmeisesti hän ei pitänyt siitä, mitä hän näki. Tuloksena oleva median jännitys lisäsi polttoainetta tulelle niille, jotka ajattelevat, että kotona työskentelevät työntekijät eivät ole rehellisen päivän töissä.

Huono lehdistö ei kuitenkaan saisi lopettaa etätyötä kaikille. Keskustelimme useiden toimitusjohtajien, HR-johtajien ja IT-työntekijöiden kanssa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä selvittämään, mitä he tekevät varmistaakseen, että heidän etätyöntekijänsä toimivat. Kaikki haastatellut henkilöt ovat samaa mieltä: Etäoperaattoreiden järjestely voi tehdä sekä työnantajien että työntekijöiden onnellisemmaksi. Work-from-home -järjestelyt voivat myös maksimoida kellonajan ja säästää rahaa. Parempi silti, yritykset voivat valvoa etätyötä tarkistamatta VPN-lokia.

"Suuressa yrityksessä toimitusjohtajalla on velvollisuus seurata kymmenien tuhansien työntekijöiden toimintaa ja tarkistaa VPN-lokit ovat täysin järkevä tapa aloittaa tämä prosessi ", sanoo tech startup Ordr.in toimitusjohtaja David Bloom, joka hoitaa viidestä työntekijästä koostuvan ryhmän, joista toinen toimii etänä. "Mutta jos teet pienen yrityksen, olet jo menettänyt. Olet menettänyt luottamusta. Pienessä yrityksessä toimitusjohtajalla pitäisi olla paljon enemmän henkilökohtaisia ​​ja vuorovaikutteisia suhteita työntekijöilleen. Sinun pitäisi olla käytössä järjestelmä, joka tietää, että he tekevät töitäsi katsomatta palvelinlokia. "

Talking face-to-face

Bloom kertoo, että hän luottaa voimakkaasti päivittäisiin videokeskusteluihin ilmainen Google Hangouts -videopalvelu. "Kaikki kirjautuvat 15 minuuttia joka aamu, joten voimme kaikki puhua siitä, mitä olemme saavuttaneet ja mitä me työskentelemme. Meillä on viisi työntekijää ja neljä meistä ovat samassa paikassa, mutta me kaikki kirjaudumme erikseen. Tämä antaa meille mahdollisuuden käydä kohtaamaan kokous, jossa kaikki ovat tasavertaisia. Se ei ole me neljä istumassa yhdessä paikassa, kollegamme istuu jonnekin muualle. "

Järjestelmään saapuminen ei kuitenkaan ollut helppoa. Bloom kertoo kokeilevansa päivittäisiä sähköpostinvaihtoja, viikoittaisia ​​kokouksia ja viikoittaisia ​​raportteja toimitusjohtajalta ja CTO: sta ennen kuin hän tajuaa, että Ordr.in henkilökunnan nopea, päivittäinen, kasvotusten kohtaaminen (vaikka käytännöllisesti katsoen) kokous oli paras tapa koskettaa perusta. Ja järjestely pitää kaiken työntekijänsä vastuussa työstään.

Näiden päivittäisten tapaamisten lisäksi Ordr.in käyttää Asana-tehtävänhallintaohjelmistoa, joka on ilmainen ryhmille, joissa on jopa 29 jäsentä.

GoToMeeting ja kaksoisnäytön asetukset auttavat HiringThingin talous- ja toimintamallia Jess Tejani työskentelee kotiinsa San Franciscon lahdella Area.

Josh Siler, HiringThingin perustaja ja CTO, joka luo ohjelmistoja yrityksille, jotka haluavat julkaista työpaikkoja verkossa, uskoo myös, että virtuaalinen kasvotusten yhteys on eräs parhaista työkaluista etätoimijoiden hallinnassa. Hän perusti HiringThingin virtuaaliseksi yritykseksi alusta alkaen ja sen kuusi työntekijää asuu eri paikoissa länsirannikolla.

"Käytämme GoToMeeting-videoneuvottelua kolme kertaa viikossa", Siler sanoo. "Jotta voisit nähdä jonkun kasvot, on suuri ero." Ja se ei maksa paljon: GoToMeeting, jonka avulla voit suorittaa korkean tason videokonferensseja, jotka osallistujat voivat liittyä tietokoneesta tai mobiililaitteesta, alkaa 49 dollaria kuukausi rajoittamattomissa kokouksissa jopa 25 osallistujaa.

Siler sanoo, että virtuaalitoimisto hän loi HiringThing on ollut tehokas. Hän toteaa, että yhtiö luottaa voimakkaasti Skype-puhelut ja videoneuvotteluihin sekä 37 signaalin "Campfire chat" -työkalun, joka alkaa 12 dollaria kuukaudessa perussuunnitelmaan, joka kattaa 12 käyttäjää ja tarjoaa 1 Gt tallennustilaa. HiringThing käyttää myös Googlen Gmail- ja kalenterisovelluksia yrityksille, jotka alkavat $ 5 käyttäjää kohden kuukaudessa ja GitHub, joka tarjoaa online-työkaluja ohjelmistokehitykseen. GitHub on ilmainen avoimen lähdekoodin käyttäjille, ja se alkaa 7 dollaria kuukaudessa kaikille muille ohjelmistokehittäjille.

Mutta aivan yhtä tärkeä kuin HiringThingin tuotteet käyttää, on syntynyt yrityskulttuuri, Siler sanoo. "Olemme luottamusta tukevia, emmekä mikromagneetti työntekijöitämme. Me tuomme jokaisen heidän tuotoksensa perusteella. Jokainen voi tehdä aikataulunsa joustavaksi, kunhan he täyttävät sitoumuksensa työtovereilleen ", hän sanoo. "Työntekijät tietävät, että niiden suorituskyky on tärkeä asia ja puhumme siitä säännöllisesti."

Virtuaalisen vesileikkurin kokoaminen

Peter Kirwan, Jr., Collexionin toimitusjohtaja ja perustaja, verkossa joka aloittaa valmistautumisen keräilijän sivustolle, käyttää myös 65-tuumaisen Skype-TV: n, joka pysyy yhteydessä kauko-ohjattaviin työntekijöihin, joissakin tapauksissa tuhansien kilometrien päähän yhtiön San Diegon pääkonttorista. Kirwan luottaa myös Google Appsin sähköpostiosoitteisiin ja kalentereihin, ilmaiseen Google Drive for file sharing -ohjelmaan, Skypeen ja Smartsheetin online-projektisuunnittelutyökaluihin, jotka ovat käytettävissä 16 dollaria kuukaudessa. Hän ja Collexion-perustaja Doug Taylor ovat yhtä mieltä siitä, että wiki, jota he käyttävät, Atlassianin Confluence-versio, joka on saatavilla Starter-lisenssillä (kymmenen tai vähemmän käyttäjiä) 10 dollaria kuukaudessa, on avain heidän menestykseen etätyöntekijöiden kanssa.

Collexionin päivittäinen Skype ja 65-tuumainen televisio, jossa on sisäänrakennettu kamera pitämään etä- ja kotitehtävät samalla sivulla.

"Sosiaalisten verkostojen ansiosta ihmiset ovat yhä tehokkaampia ilmaisemaan pieniä ajatuksia verkossa, "Taylor sanoo. "Wiki antaa heille mahdollisuuden ilmaista itseään tällä tavalla ja antaa ihmisille mahdollisuuden kuunnella keskustelua ja jatkaa sitä. Se myös luo vastuullisuutta, koska tiedämme, kun joku sanoi jotain, jos se on kirjoitettu wikiin. "

Collexionin kannalta tärkeä on myös Asanan tehtävähallintaohjelmisto (sama ohjelma, jota käytetään Ordr.in.:ssä), jonka avulla työntekijät voivat luoda ja antaa tehtäviä muille - jopa pomo. "Se voi olla vaikeaa joillekin ihmisille, mutta olemme pyrkineet luomaan kulttuurin ylhäältä alas, missä on hyvä lähettää tehtävän pomolle. Emme halua, että ihmiset lähettävät sähköpostia, haluamme heitä lähettämään tehtäviä ", Kirwan sanoo. Hän lisää, että ohjelman kyky antaa kommentteja tehtävistä auttaa pitämään kaikki vastuulliset.

Oikean (virtuaalisen) ilmapiirin luominen

Vaikka kaikki nämä työkalut ja tuotteet voivat pitää etätyöntekijät kytketyinä ja vastuullisina, kaikki tämän artikkelin haastatellut henkilöt ovat yhtä mieltä siitä, että työkalu ei ole kovinkaan arvokas, jos yrityksellesi ei ole oikeaa asentoa ja kulttuuria etäpalveluntarjoajien majoittamiseen. Ja jotkut ihmiset eivät luota lainkaan teknologiaan.

"Olen suuri uskovainen ROWE [Results Only Work Environment] -liikkeessä. Kyse on hoitajasta, kuten aikuisista, ja antaa heille mahdollisuuden hallita omaa ajastaan ​​", sanoo Ben Eubanks, henkilöstöpäällikkö Pinnacle Solutionsille, 70-paikkainen insinööri- ja koulutuspalvelujen tarjoaja, joka sijaitsee Alabamaissa Huntsvillessä. Pinnacle Solutions hallinnoi parhaillaan toimistonsa ulkopuolella työskentelevää henkilöstöä sen kotitoimiston ulkopuolella, mutta sen sijaan Eubanks sanoo, että Pinnacle ei käytä mitään erityisiä teknisiä tuotteita varmistaakseen, että he saavat työnsä.

"Meillä on tiukka palkkausprosessi, ja me tarkkailemme tiukasti löytää ihmisiä, jotka täyttävät perusarvoja, joita kommunikoimme varhain ja usein. Pari kertaa olemme joutuneet ihmisiin, jotka eivät pysty käsittelemään vapautta - ihmisiä, jotka haluavat mennä irti työstä. Mutta voimme kertoa, kun he eivät täytä määräaikoja, ja saamme prosessin alkanut löytää joku muu, joka voi ", Eubanks sanoo. "Kaikki palaa perusarvoihin ja kykyyn kommunikoida heitä."

Viestintä on avainasemassa riippumatta siitä, hallinnoitko 2 tai 222 henkilökuntaa. Löydät runsaasti tuotteita, jotka on suunniteltu auttamaan sinua pitämään kaikki Tehtäväsi - pakottamatta sinua pelaamaan päällikköä.