Kuinka seurata muutoksia, käytä kommentteja jaetussa ms Word -asiakirjassa

Toimistossa meidän on joskus luotava jaettu asiakirja. yksi asiakirja useiden ihmisten käytettäväksi. Tässä tapauksessa on myös selvää, että etuoikeutetut tekevät muutoksia asiakirjaan; ja toisinaan tehdä muutoksia, joita muut eivät pysty selvittämään.

Siksi on hyvä idea seurata jaetun asiakirjan muokkauksia. Perus tapa tehdä se on lisätä kommentti tekemäsi muutoksen jälkeen tai ilmoittaa yhteistyökumppaneille muutoksen tekemisen jälkeen. Mutta se ei ole aina liian kätevää, varsinkin jos asiakirja on iso. Onneksi MS Word on saanut takaisin täältä.

MS Word tarjoaa Review- välilehdessä kaksi erinomaista työkalua, nimeltään Kommentoi ja Seuraa muutoksia. Vaikka olen nähnyt hyvin harvojen ihmisten käyttävän niitä, käyttävät tietävät kuinka helppoa asiat voivat saada, kun saat käsityksen näistä kahdesta erinomaisesta ominaisuudesta. Ja tänään opastamme sinua niiden harjoittamisen perusteissa.

Kommenttien käyttö MS Wordissa

Tämä ominaisuus auttaa sinua ilmoittamaan muille käyttäjille (joilla on pääsy asiakirjaan) tietosi palautteestasi tai ehdotuksistasi. Valitse esimerkiksi teksti (kuten teen artikkelini) ja napsauta Uusi kommentti -kuvaketta. Ota huomioon etiketti (t) ja vastaava kommentti, joka on lisätty sitä vasen ruutu.

Nyt kun muut käyttäjät avaavat asiakirjan, he voivat katsella kommenttia, hyväksyä palautteesi tai jättää omat kommenttinsa. Nauhatyökaluista voit poistaa kommentteja tai jopa siirtyä edelliseen / seuraavaan kommenttiin.

Jäljitä muutokset MS Wordissa asiakirjamuokkausten seuraamiseen

Kuten nimestä voi päätellä, tämä joukko auttaa sinua seuraamaan asiakirjaan tekemiä muutoksia. Se hetki, kun osut Track Changes, riippumatta siitä, kirjoitatko uuden, näkyy punaisena ja alleviivattu. Ja mitä poistat, se törmätään (kuten tämä) sen sijaan, että se poistetaan.

Vasemmalla oleva pystysuora viiva ulottuu koko pituuden läpi sisältäen muutokset. Yhdessä tämän kanssa tarkistusruutu (voidaan nostaa nauhasta) näyttää yksityiskohdat tehdyistä muutoksista. Tällä tavoin omistajalla on perinpohjaiset tiedot asiakirjaan tehdyistä muokkauksista.

Nämä muutokset voidaan nyt hyväksyä tai hylätä valitsemalla oikea napsautus.

Lisäksi voit halutessasi nähdä versiot ilmapallomuodossa (alla oleva kuva) tai tarkistaa asiakirjan eri versiot (vaihtaa vaihtoehdot avattavasta valikosta, jossa näkyy Viimeinen näytön merkintä; näkyy ensimmäisessä kuvassa).

On olemassa paljon muita muotoilutoimintoja ja värinmuutostoimintoja, joihin saatat liittyä. Ja olen varma, että tutkit näitä vaihtoehtoja, kun hallitset perusteet.

johtopäätös

Tämän artikkelin tarkoituksena oli kattaa ne perusasiat, joiden avulla pääset alkuun näiden kahden MS Word -sovelluksen ihanan työkalun kanssa. Jos olet käyttänyt niitä aiemmin, haluat ehkä jakaa muutamia tuntemiasi temppuja ja vinkkejä muiden lukijoidemme kanssa. Niille, jotka alkavat aloittaa, kerro meille kokemuksistasi, kun käytät sitä ensimmäistä kertaa.