HyLighter auttaa ryhmiä työskentelemään asiakirjoissa

Yhteistyö tiimisi muiden jäsenten kanssa asiakirjojen luominen ja muokkaaminen on yhteinen liiketoiminnan tarve. Mutta mikä on paras tapa käsitellä tätä tehtävää? Uusi HyLighter-dokumenttiyhteistyöpalvelu mahdollistaa värikoodauksen korostamisen merkinnöissä, joita palvelu jäljittelee erikseen alkuperäisestä asiakirjasta.

Tuotteet, jotka on suunniteltu käsittelemään asiakirjojen yhteistyön henkilöiden tarpeita, ovat olleet jo jonkin aikaa. Yksi tuttu esimerkki on Microsoft Word: n raidanmuuttuukyky; joka on otettu käyttöön useita vuosia sitten, tämä ominaisuus antaa käyttäjille mahdollisuuden merkitä Word-dokumentin kommentteihin ja ehdotettuihin muutoksiin, joita muut yhteistyökumppanit voivat hyväksyä tai hylätä.

Monet tunnetut verkkopalvelut tarjoavat erittäin joustavia asiakirjojen yhteistyövaihtoehtoja, mukaan lukien yhteisten asiakirjojen käyttöoikeudet. Esimerkiksi Microsoft Office Live- ja WebEx WebOffice -palvelun avulla voit lähettää asiakirjoja yksityiselle verkkosivustolle jakamista, tarkistamista ja muuttamista varten. Basecamp tarjoaa online-kirjoituspaneelin asiakirjojen yhteistyölle sekä yksinkertaiset projektinhallintapalvelut.

Hyloyear, joka on tällä hetkellä beta-testauksessa, on erikoistunut yksinomaan dokumenttiyhteistyöhön. Se tuottaa etuja, joita ei ole saatavissa yleisempiin online-jakopalveluihin - varsinkin intuitiiviseen värikoodausjärjestelmään, joka korostaa liiketoimintaryhmää.

HyLighter seuraa kommentteja ja ehdottaa muutoksia erikseen, jotta ne eivät peitä alkuperäistä asiakirjaa. Itse asiassa et voi muuttaa asiakirjaa itse HyLighterissa, mikä saattaa tehdä sen sopimattomaksi joillekin käyttäjille.

HyLighter teki virheellisesti pienikokoisen kirjaimen c tämän tuodun PDF-dokumentin kautta.

HyLighter on käynnissä oleva työ, joten en suosittele luottamuksellisuutta sitä vain, kun työskentelet tärkeiden asiakirjojen kanssa; olla valmis käyttämään jotain muuta, jos joutuu sen kanssa tunnetuksi. Esimerkiksi palvelu kertoo, että se tukee dokumentteja Word-, PDF- ja HTML-muodoissa, mutta joitakin PDF-tiedostoja, jotka lähetin palveluun, eivät ole täysin uskollisia. (HyLighter myöntää, että jotkin monikulmaiset PDF-tiedostot, joissa on upotettu grafiikka, kuten yllä olevasta ruudunkuvasta, eivät ehkä näy oikein.)

Toisaalta Word-dokumentit näyttävät virheettömästi. HyLighter kertoo aikovansa tukea grafiikan, äänen ja videotiedostojen merkintää.

HyLighter toimii

HyLighter tunnistaa kahdentyyppisiä käyttäjiä: asiakirjan alullepanijoita ja kutsuttua - henkilöä, jonka lähettäjä pyytää osallistumaan yhteistyöhön. Lyhyt animoitu opetusohjelma HyLighterin sivuilla selittää sekä käyttäjän roolit yksityiskohtaisemmin.

Lähettäjä aloittaa prosessin kirjautumalla palveluun ja lähettämällä asiakirjan. Minun törmäsin pieneen ongelmaan ensimmäistä kertaa, kun yritin kirjautua: en saanut kuittausta sähköpostitse. Mutta toisella yrityksellä seuraavana päivänä olin menestynyt.

Kun olet kirjautunut sisään, näet varatun käyttöliittymän. Ylhäältä löytyvät valikkovaihtoehdot asiakirjojen käyttämisestä ja asiakirjoista, joihin olet kutsuttu tekemään yhteistyötä. Oikeanpuoleisessa ruudussa on linkkejä profiilin vaihtamiseen ja asiakirjojen tuomiseen, jotka haluat työskennellä HyLighterissä.

Asiakirjojen tuominen on yksinkertaista. Anna asiakirjan otsikko, etsi tiedosto tietokoneellasi, anna sille avattavasta valikosta valittu tekijänoikeus (turvallinen, vireillä tai ei-soveltuva), anna kuvaus, jos haluat, ja kirjoita sähköpostiosoitteesi henkilöitä, jotka haluat kutsua yhteistyökumppaneiksi.

Jokainen kutsuttu saa sähköpostiviestin, jossa pyydetään syötettä asiakirjaan. Ennen kuin käsittelet asiakirjaa, kutsun on luotava HyLighter-tili.

Kommentit, ei muutoksia

Kun olet lähettänyt asiakirjan tietokoneesta verkkopalveluun (joka kestää muutaman sekunnin), voit aloittaa merkitsemällä se.

HyLighterin väripalkit muistuttavat värillisten merkkikynänäytöllä käytettyjä reaalimaailman kohokohtia: Ne eivät peitä tekstiä. Keltaiset palkit korostavat kohtia, joissa olet esittänyt kommentin, siniset osoittavat kommentteja muilta ja vihreät ilmaisevat yhteisiä huolenaiheita. Tummempia sinisiä tai vihreitä sävyjä ilmestyvät, kun yhteistyökumppanit näyttävät erityisen mielenkiintoa segmenttiin - esimerkiksi kun useat osallistujat jättävät kommentteja samasta tekstistä.

Kommentit näkyvät asiakirjan oikealla puolella olevasta ruudusta. Jokainen kommentti näkyy sen tekijän nimen alla ja napsauttamalla pienen laatikon muotoista kuvaketta tekijän nimen oikealla puolella, jolloin asianmukainen korostus muuttuu punaiseksi. Muut pienet kuvakkeet voit korvata, lisätä tai poistaa kommentteja.

Kun lisäät tai korotat kommentteja, näet yksinkertaisen tekstinmuokkausruudun, jossa on joitain tavallisia muotoiluvaihtoehtoja, kuten lihavoituna ja kursiivina. Voit lisätä linkkejä Web-sivustoihin tai ulkoisiin palvelimiin - esimerkiksi YouTube-videoita - mutta et voi ladata ulkopuolisia tietoja HyLighteriin.

Komentoja sisältävän sarakkeen yläpuolella olevat painikkeet tekevät dokumentista laajemman käytettävissä olevat toiminnot. Yksi voit luoda G-huomautuksen - yleinen kommentti, jota ei ole liitetty dokumentin tietylle alueelle. Vertaile-painikkeella voit valita, mitä kommentteja katselet - omat, sanovat tai vain kollegoistasi.

Kun yhteistyö on valmis, voit painaa Export-painikkeen viemällä asiakirjan ja kommentit HTML-tiedostoon, näennäisesti rajoittamalla palvelun käyttökelpoisuutta. (HyLighter aikoo sisällyttää tuen RTF-, PDF- ja mahdollisesti Word-muotoihin tulevaisuudessa)

Sillä välin HyLighterin ohjetiedosto ehdottaa kiertotapaa, joka käyttää Easy View-painiketta: Napsauttamalla sitä luoda kapeampi ikkuna jossa korostettu asiakirja näkyy yläruudussa ja huomautukset alaosassa. Ellei sinulla ole hyvin pieni näyttö, sinulla on tarpeeksi tilaa avata asiakirjahakemisto-sovelluksesi (esimerkiksi Word) toisessa kapeassa ikkunassa Easy View -ikkunan vieressä. voit tehdä muutokset käsin. Ilmeisesti tämä ei ole tehokas tapa työskennellä.

Onko HyLighter Worth It?

Pidän siitä, miten HyLighter erottaa kommentit dokumentista. Useimmat Web-pohjaiset yhteistyövälineet muokkaavat itse dokumenttia ja sen seurauksena, kun monet käyttäjät ovat mukana, alkuperäisen tekstin tarkoitus ja sävy voivat kadota.

Jos vain yksi tai kaksi henkilöä tarkastelee asiakirjaasi, huomautusten hukkumisvaara voi olla hyvin pieni. Samaan aikaan ylimääräinen kommenttien ja muutosten siirtäminen alkuperäiseen asiakirjaan saattaa olla suuri haitta.

HyLighter on vapaa käyttää sen beta-aikana ja palvelu näyttää todellista lupausta. Jos tarvitset yhteistyötä asiakirjoissa, suosittelen, että kokeilet sitä, sopiiiko se tyylisi sopivaksi.

Kun HyLighterin lopullinen versio tulee näkyviin, se on käytettävissä sovelluksena, jonka käyttäjät voivat asentaa palvelimelle, kuten samoin kuin isännöi palvelua. Hinnoittelua ei ole asetettu.

Richard Morochove on IT-konsultti ja kirjailija. Lähetä hänelle kysymyksiä teknologian käytöstä omassa pienessä ja keskisuuressa yrityksessä sähköpostilla. PC World voi muokata kyselyäsi, eikä se voi taata, että kaikkiin kysymyksiin vastataan.