Virta Gmailin kautta 21 aikaa säästäviä temppuja

Gmail on maailman suosituin sähköpostipalvelu, mutta osa parhaista ominaisuuksista on piilotettu tavalliseen näkyvyyteen, joka tuntuu tuntemattomalta useimmille käyttäjille. Vaikka Gmail tarjoaa vertaansa vailla olevia hakutaitoja, hyvää roskapostisuodatusta ja runsaasti ilmaista tallennustilaa (vähintään 10 gigatavua), se tarjoaa paljon enemmän - ja siellä on aina parantamisen varaa. Pienellä tietotaidolla ja eräillä avainosioilla voit tehdä Googlen webmail-palvelun hyppäämällä renkaiden läpi tavalla, jota ei koskaan ajatellut mahdolliseksi.

Oletko kyllästynyt Gmailin kierteitettyyn keskusteluun? Laita se pois päältä. Haluatko oppia pikanäppäimiä? Ponnahdusikkunoiden arkki on rakennettu sisään. Eikö olisi mukavaa, jos voisit tallentaa liitetiedostoja suoraan Dropbox-tiliisi? Helppo käyttää - oikealla työkalulla

Tämä opas auttaa Gmail-aloittelijoille ja asiantuntijoille yhtä paljon purista enemmän palvelusta. Useimmat vinkit perustuvat Gmailin käyttämiseen Web-selaimessa, mutta muista katsoa Gmailin ulkopuolelta -osiosta, miten voit hyödyntää Gmailia, vaikka et ole selaimessasi.

Työskentele älykkäämpiä, ei kovempaa

1. Hae suuria liitetiedostoja

Löysimme nopeasti viestejä, jotka sisälsivät sanan "teho" ja 15MB liitetiedostoja.

Gmail on tunnettu voimakkaista hakutoiminnoistaan ​​ja nyt se tukee yhtä kätevää hakumäärää: viestikokoa. Joten jos haluat löytää kaikki sanomat, joiden liitetiedostot ovat suurempia kuin 10 megatavua, voit vain etsiä kokoa: 10m . koko: 10m older_than: 6m (saat kaikki sähköpostit, jotka ovat yli 10 megatavua tai vanhempi kuin kuusi kuukautta).

. Työ offline

Työskentely lentokoneella ilman Wi-Fi-yhteyttä? Asua alueella, jossa Internet-yhteys on hidasta tai pilkkaa? Joko, asenna Gmail Offline. Sen avulla voit lukea, vastata, kirjoittaa, etsiä ja arkistoida viestejä, jotka kaikki lähetetään automaattisesti tai synkronoidaan seuraavan kerran, kun olet verkossa. Vain yksi saalis: Se vaatii Google Chromea. Jos käytät toista selainta, sinulla ei ole onnea.

3. Tame epäsiistetyt vastaukset

Mitä kauemmin sähköpostikeskustelu (tai "lanka") saa, sitä vaikeammin se kulkee läpi sen sekavan, räikeän tekstin räjähdyksen. Tämä johtuu siitä, että normaalisti, kun napsautat Vastaus, Gmail lainaa koko alkuperäisen sähköpostiviestin ja kaikki vastaukset. Onneksi sinulla on helppoa ratkaisua: Valitse lähettäjän viestissä tarkka teksti, johon olet vastannut - viestin lihaa, kuten se oli, ja napsauta sitten Vastaa. Nyt kun Gmail luo vastauksen, se sisältää vain korostetun tekstin. Käännös: paljon vähemmän sotkua.

4. Poista keskustelunäkymä käytöstä

Jos haluat perinteisempää postilaatikon ulkonäköä, katkaise keskustelunäkymä käytöstä.

Puhuttu sotkuisesta, jotkut väittävät, että Gmailin keskustelupaketti (tunnetaan myös sanomana threading) tekee asioista erittäin hyvin, koska se ryhmittelee samaan aiheeseen liittyvät viestit. Jos haluat mieluummin viestisi leviämisen ja siten helpompi navigoida yhdellä silmäyksellä, siirry Gmailin asetuksiin (Yleinen -välilehden alla) ja valitse Keskustelunäkymä pois.

5. Master-pikanäppäimet

KeyRocket ehdottaa pikanäppäimiä äskettäin tekemäsi toimenpiteisiin.

Kädet pois hiirestä. Voit nopeuttaa huomattavasti Gmail-toimintoja oppimalla erilaisia ​​pikanäppäimiä: R vastaukselle, Ctrl-K lisätäksesi linkin, Ctrl-Enter lähetettäväksi ja niin edelleen. Saat täyden pop-up-luettelon käytettävissä olevista pikavalinnoista painamalla Shift-? kun tarkastelet Gmail-postilaatikkoasi. Googlella on myös verkkosivu, joka sisältää kaikki Gmail-pikavalinnat. Jos olet Chrome-käyttäjä, voit oppia pikavalintoja paljon nopeammin asentamalla KeyRocket Gmail-lisäosalle, joka opettaa sinua työskentelyn aikana.

6. Tee tärkeät viestit kupla ylhäältä

Sähköposti työstä, ystävistä, sukulaisista-tärkeitä. Sähköpostiviestejä kaupoista, Facebookista ja ihmisistä, joita et tiedä vähemmän tärkeitä. Gmailin ensisijainen postilaatikkoominaisuus voi priorisoida postisi, jotta tärkeät asiat näkyvät yläosassa, missä ne todennäköisesti eksyvät satunnaisesti. Ota ominaisuus käyttöön päästäksesi Asetukset, napsauta Saapuneet -välilehteä ja valitse Priority Inbox Saapuneet-kansion valitsimesta. Tämä ominaisuus voi olla hieman hankala päällystää pääsi, joten lue Googlen Priority Inbox -näkymä, jos tarvitset apua.

7. Palauta vanhan koulun painikkeet

Painikkeet, joilla ei ole tekstiä, voivat olla hämmentäviä. Onneksi Gmaililla voit palauttaa ne.

Gmail palauttaa useimmat painikkeet - Arkistoi, poista, roskapostin ja niin edelleen - joiden kuvakkeet jotkut käyttäjät löytävät salaisen tai ainakin vaikeampi tunnistaa yhdellä silmäyksellä. Jos haluat mieluummin painikkeita, joissa on teksti kuvakkeiden sijasta, voit palauttaa ne: Siirry vain kohtaan Asetukset> Yleiset, vieritä alaspäin Button Labelsiin ja muuta asetusta Teksti.

Tuo lisäosat

8. Lisää torkku-painiketta postilaatikkoosi

ole valmis vastaamaan? Ajoittaa muistutus.

Etkö voi osallistua tiettyyn viestiin juuri nyt? Vaikka merkitset sen lukemattomaksi, uudempi sähköposti lopulta työntää sen alas ja pois näkyvistä. Sinun tarvitsemasi tapa on "torkkua" kyseisen viestin avulla, jotta se palaa postilaatikon yläreunaan määrätyssä ajassa. Kaksi hienoa vaihtoehtoa ovat Boomerang ja Torkku Sähköpostisi. Molemmat integroituvat Gmailiin, lisäämällä painikkeita, joiden avulla on helppo asettaa viive tietyn määrän minuutteja tai päiviä varten. Boomerang toimii Chromen ja Firefoxin kanssa ja maksaa 5 dollaria kuukaudessa. Torkku Sähköposti on ilmainen, mutta toimii vain Chromen kanssa.

9. Sähköpostin lähettäminen osaksi tiedostoja

Gmaililla on sisäänrakennettu tehtäväluettelo, mutta se on hieman aneemista, varsinkin jos haluat käyttää luetteloa muualla. Jos etsit jotain vankempaa, tutustu Astridiin, joka on vapaa verkkopohjainen tehtävänhoitaja, joka on jatkuvasti käyttäjien suosikki. Uusi Remind Me lisäosa Google Chromelle tuo Astrid-palvelun Gmailiin: Voit tarkastella nykyisiä tehtäviäsi ja vieläkin paremmin napsauttamalla painiketta, jos haluat muuttaa sähköpostiviestin uuteen tehtävään.

10. Tallenna automaattisesti Gmail-liitteitä suosikki pilvisi

Tallenna Gmail-liitteidesi neljä suosittua pilvipalvelua.

Oletko koskaan toivonut, että voit tallentaa liitetiedostoja suoraan Dropbox-tiliisi? Attachments.me on ilmainen palvelu, joka voi ladata Gmailin liitteet Boxiin, Dropboxiin, Google Driveen tai SkyDriveen. Asenna vain selaimen laajennus (käytettävissä Chromen ja Firefoxin) ja liitä se sitten yhteen tai useampaan edellä mainituista pilvipalveluista. Tällöin se indeksoi kaikki liitetiedostosi ja luetteloi ne sitten helppokäyttöiseksi katsomiseksi ja etsimiseksi. Vain muutamalla napsautuksella voit tarkastella, ladata, jakaa tai arkistoida liitteen.

11. Anna Gmailille sosiaalinen muokkaus

Tiedät porauksen: saat sähköpostiviestin LinkedInistä, Twitterstä tai vastaavasta ja sinun on klikattava linkkiä kyseisen viestin sisällä nähdäksesi yhteyden, linkin, päivityksen tai mitä tahansa. PowerInbox upottaa kaikki tavaraa oikealla Gmaililla, jolloin voit tarkastella eri sosiaalisen verkon viestejä sisällön sisällä. Tämän Chrome-lisäosan avulla voit myös suorittaa tiettyjä toimintoja, kuten kommentaatiota Facebook-päivityksistä ja yhteydenottopyyntöjen hyväksymistä.

12. Tee postilaatikko "smartr"

Smartr Inbox tuo Xobnin kaltaisen sivupalkin Gmailiin.

Outlookin ulkomailla asuvilla on hienoja muistoja Xobni, eräänlainen steroidien osoitekirja. Smartr Inbox for Gmail tuo samanlaisuutensa webmailisi, pakkausyhteystietojen, sosiaalisten verkkopäivitysten, viestien historiaan ja niihin liittyviin yhteyksiin houkuttelevaksi sivupalkiksi, jota voit tarkastella tai piilottaa tarpeen mukaan. Se on käytettävissä Chromelle, Firefoxille ja Safarille, ja se on yksi niistä työkaluista, joiden avulla voit nopeasti löytää, ettet voi elää ilman.

13. Pidä merkkituotteita ulos postilaatikostasi

Pidä epäolennaista sähköpostia postilaatikostasi PhilterItin kanssa.

Hyväksy se: Puolet pulmasta postilaatikossasi tulee myymälöistä, sosiaalisista verkostoista ja muista "merkkituotteista" olevista lähteistä. PhilterIt for Chromen "suodattimet" tallentavat kaiken sisällön postilaatikostasi ja palauttavat sen ikonikuvioituun Gmailin sivupalkkiin, jossa voit tarkastella sitä myöhemmin. Se on nopea ja helppo tapa maksaa postilaatikon sekavuutta, säilyttäen kuitenkin tavaraa, jonka haluat nähdä.

14. Liitä liitteitä muilta palveluilta kuin Google Drive

Jos olet Gmail-käyttäjä, tiedät, kuinka helppoa tiedostojen liittäminen Google Driveen on. Mutta entä jos haluat liittää jotain Boxista, Dropboxista, Evernoteista, Facebookista tai Flickristä? Cloudy for Chrome voit liittää tiedostoja näistä palveluista ja muista pilvi-hangouteista. Napsauta vain Liitä -painiketta uuden viestin säveltämisen aikana ja valitse sitten pilvipalvelu tai sosiaalinen verkosto. Voit jopa liittää useita kohteita useista palveluista.

Se tuli laboratorioista

15. Vastaa postiviestiin nopeammin säilyneiden vastausten kanssa

Sälyttämättömien vastausten avulla voit nopeasti lisätä tekstin tekstin sähköpostiin.

Pidätkö rutiininomaisesti kirjoittaessasi samat vastaukset uudestaan ​​ja uudestaan? Säilötuilla vastauksilla varustetut laboratoriot voivat säästää aikaa, kunhan viestit ovat lyhyitä. Kun olet ottanut sen käyttöön, vain kommentoi tai vastaa viestiin, klikkaa Lisää valinnat -nuolta, hiiren yli Sävellykset ja valitse haluamasi. Voit myös luoda uusia tarvittaessa. Se ei ole tyylikäs lisä Gmailille, mutta se on ehdottomasti kätevä.

16. Näytä viestejä napsauttamatta

Oletko koskaan toivonut Gmailille esikatseluruudun? Voit antaa sen.

Gmail ärsyttää ikävästi esikatseluruudun vaihtoehdon, joten sinun on napsautettava mitä tahansa sähköpostia, jonka haluat lukea, ja palaa sitten saapuneeseen kansioon ja napsauttamalla muuta - hidasta, aikaa tuhlaavaa prosessia. Onneksi Labsin Message Sneak Peek -tekniikka yksinkertaistaa asioita hieman: Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa viestiä nähdäksesi sen sisällön esikatseluikkunassa. Vielä parempi, anna Esikatselu-paneeli, joka antaa sinulle hyvän vastaanoton esikatseluikkunan postilaatikon vieressä.

17. Merkitse viestejä luettavana yhdellä napsautuksella

Joskus parhaat aikaajat ovat yksinkertaisimmat. Jos olet käyttänyt sanomaa Sneak Peek -ohjelmaa tarkastelemaan sähköpostiviestiä ja haluat nyt merkitä sen luettavaksi napsauttamalla Lisää -valikkoa, ota käyttöön Labs-toiminto Mark as Read -näppäin. Kun olet valinnut yhden tai useamman viestin, näet sen napin työkalurivissä. Yhden napsautuksen ja <#

Gmail ulkopuolelta

18. Aseta älykkäät laukaisimet

Taivuta Gmail omaan tahtiisi IFTTT.com-sivustolla.

Eikö olisi hienoa, jos Gmail voisi ilmoittaa sinut älypuhelimella aina, kun sähköpostiin merkitty "kiireellinen" tulee? Tai jos se voisi automaattisesti tallentaa tähdellä merkityt viestit Evernote-tiliisi? Nämä ovat vain muutamia "reseptejä", jotka ovat saatavissa If That Then That's Gmail-kanavalla, jonka avulla voit myös luoda omia laukaisujasi, jotta Gmail voi tehdä kaikenlaisia ​​hienoja asioita.

19. Lisää erityisiä Gmail-kirjanmerkkejä selaimeesi

Lisää komento pikakuvake selaimeesi.

Kun haluat kirjoittaa uuden sähköpostiviestin, tiedät porauksen: Avaa Gmail ja napsauta sitten Kirjoita -painiketta. Voit kuitenkin tallentaa vaiheen lisäämällä kirjanmerkin selaimesi Suosikit-palkkiin - ei vain kirjoittamaan, vaan myös esimerkiksi tähtimerkkiin, lähetettyyn mailtiin ja jopa tiettyihin tarroihin. Napsauta haluamaasi vaihtoehtoa selaimessa ja luo uusi kirjanmerkki vetämällä selaimen osoiterivin URL-osoite selaimen Suosikit-palkkiin. Nyt sinulla on yhdellä napsautuksella pääsy suosikki-Gmail-toimintoihisi.

20. Vaihda iOS-postilaatikkoon

Haluatko käyttää uutta postilaatikkosovellusta? Kärsivällisyys

Vaikka beta-postilaatikossa, iOS-postilaatikko on nopeasti nousemassa edullisimpana sovelluksena iPhonen käyttämiseen Gmailissa. Muiden ominaisuuksien avulla voit "torkuttaa" viestejä myöhemmin (aivan kuten vinkki # 8 yllä). Ja se edistää ehdottomasti "postilaatikon nollaa" filosofiaa yksinkertaistaa sähköpostiasi. Parasta kaikesta, se on ilmainen - mutta sinun on todennäköisesti odotettava riviä saadaksesi sen.

21. Lisää PGP-salaus Gmail-sähköpostiisi

Huolestuneita sähköpostin tietoturvasta? Sinun pitäisi olla: Webmail erityisesti on yleensä melko epävarmoja, mikä ilmenee muutamien äskettäin korkean profiilin hacks. Mailvelope (Chromen ja Firefoxin beta-versioissa) voit vaihtaa salattua sähköpostia OpenPGP-salauksen avulla. Voit luoda omia julkisia ja yksityisiä avaimia ja napsauttaa vain hieman lukkokuvaketta varmistaaksesi, että postisi kulkee raskasta suojaa.