Siirtyminen aikatauluihin 21 Google-kalenterikuvulla

Ehkä voit ladata suunnitelmasi Pattonin kaltaisella tarkkuudella ja suunnitella kaiken alas hetken. Tai, kuten Marilyn Monroe, ehkä olet "ollut kalenterissa, mutta ei koskaan ajoissa." Ei ole väliä, mitä lähestymistapaa olet ottanut - Google-kalenteri sopii tyyliisi.

Palvelu on käytettävissä missä tahansa, ja se tarjoaa rakeisia kontrollia tyypin A persoonallisuuksille sekä värikoodauksen tyyli-tajuille. Se on jopa sosiaalisesti tietoinen, joten voit lisätä kalentereita organisaation ulkopuolelle ja ottaa sosiaalisen verkoston mukaan tapahtumiin. Sinun on kuitenkin todennäköisesti kiroilla silloin tällöin, kun se jäätyy (vaikka Google takaa 99 prosentin käytettävyyden) tai kun kalenterimerkinnät häiritsevät kokousta.

Käytät useimpia seuraavista vinkkejä rataskuvakkeen kautta kalenterisi yläpuolella.

Tämä opas auttaa sinua hallitsemaan, olitpa sitten Google-kalenterin aloittelija vai tehokas käyttäjä. Useimmat vinkit soveltuvat sekä ilmaiseen Google-kalenteriin että maksulliseen Google Apps for Business -liittymään.

Kaikki hyödylliset pikavalinnat eivät ole virallisia ominaisuuksia. Google tuottaa jatkuvasti uusia keksintöjä, joten käy Labsissa löytämään ainutlaatuisia työkaluja. Toisin kuin työpöytäohjelmisto, Google voi kehittää uusia ominaisuuksia milloin tahansa.

Suorita nopeampi ja tarkennus

1. Käytä pikanäppäimiä

Älä kosketa hiirtä tai kosketuslevyä - Google tarjoaa pitkän luettelon pikanäppäimistä, jotka säästävät aikaa. Useimmat ovat melko intuitiivisia; aloittaaksesi tapahtuman luomalla näppäimistön C-kirjaimen. Jos haluat lisätietoja, tutustu koko pikakuvakkeiden luetteloon.

2. Löydä päivämäärä kiireessä

Ohita oikealle päivälle, jona sinun on suunniteltava.

Tarvitseeko tietää, mitä teitte viime kesänä vai haluatko estää tulevia suunnitelmia koskevia ristiriitoja? Älä heiluta viikkojen läpi löytääksesi tietyn päivämäärän. Siirry Labs-laitteeseen rataskuvakkeesta, ota käyttöön Jump to date -vaihtoehto ja valitse sitten Tallenna. Nyt Jump to Date -työkalu näkyy kalenterisi oikealla puolella ja voit lyödä päivämäärän, jotta voit tehdä juuri tämän.

3. Kalenterisuunnistuksen muokkaaminen

Käytä mini-kalenteriasi.

Se ei ole välittömästi ilmeistä, että kalenteri näkyy enemmän kuin päivän, viikon, kuukauden tai 4 päivän näyttökerrat, jotka Google näyttää, mutta voit. Siirry vain pääkalenterin vasemmalla puolella olevaan mini-kalenteriin ja korosta aikataulua - esimerkiksi kaksi viikkoa -, jonka haluat nähdä. Pääkalenteri säätyy heti. Entä jos aiot aina laskea päivänne epätavallisen paljon aikaa, esimerkiksi kolmen viikon välein? Napsauta rataskuvaketta kalenterisivustasi ja valitse Yleiset asetukset sekä "Oletusnäkymä" ja "Mukautettu näkymä" 3 viikkoa. Kun tallennat, näet 21 päivää kerrallaan, kun avaat kalenterisi.

4. Mikä on esityslistalla?

Katso tulevat suunnitelmasi värikkäillä tekstiluettelossa.

Jos olet tehokas käyttäjä, jossa on useita jaettuja kalentereita ja tapaamisia, Päiväkohta voi olla vaikea silmille. Voit tuoda esiin tulevan päivän tavallisen tekstiluettelon napsauttamalla Agenda -painiketta kalenterin yläpuolella.

5. Hieman vähemmän tärkeitä tapahtumia

Carpe diem! Kuka välittää mitä tapahtui viime viikolla? Miksi antaa viikoittain muistutus muuttaa litterbox hallitsevat kalenterisi? Voit tehdä menneisyyden ja toistaa tulevat tapahtumat näyttävät hieman vähemmän eläviä. Napsauta rataskuvaketta ja valitse Kalenterin asetukset -sivulta Tapahtuman himmennys. Tarkista, että jokin Himmennetty tapahtuma ja Mitataan toistuvat tulevaisuuden tapahtumat laatikot. (Toisaalta tämä vaihtoehto ei välttämättä ole sinulle, jos sinulla on taipumus unohtaa tiistain myynti kokouksessa.)

Nyt kaikkein kiireellisimmät muistutukset ja tapaamiset ovat tummempia kuin toiset.

6. Piilota viikonloput

Käytät Google-kalenteria vain työhön, joten siirrä lauantai ja sunnuntai pois näkyvistä. Voit näyttää vain maanantaista perjantaihin napsauttamalla rataskuvaketta ja valitsemalla Piilota viikonloput General settings -sivulla.

7. Pienennä koko päivän tapahtumia

Yrityksen toimipisteen kalenterimerkinnät vievät tilaa työpäivänne ylhäältä. Ota ne pois tieltä: Löydä pieni kolmionmuotoinen nuoli, joka näkyy alla ja vasemmalla ensimmäisellä viikonpäivällä, ja napsauta sitä. Nyt näet synopsin, kuten "19 tapahtumaa", tekstin kasauksen sijasta.

8. Pidä sekä työtä että leikkiä käden ulottuvilla

Käännä Jekyll- ja Hyde-kalentereidesi välissä.

Jos et halua, että yksityiset tapahtumat näkyvät työviikossa, voit vaihtaa helposti koti- ja työkalenteriasi välillä. Sano, että olet jo kirjautunut Google Apps for Business -tiliisi. Napsauta sähköpostiosoitettasi Google-kalenterisivun oikeassa yläkulmassa ja valitse Lisää tili. Anna henkilökohtaisen Gmail-osoitteen tiedot. Seuraavalla kerralla klikkaamalla sähköpostiosoitettasi kyseisessä kulmassa näet molemmat identiteetit, ja voit vaihtaa helposti kahden kalenterin välillä.

Tee aikataulutus älykkäämpiä

9. Aikataulutapahtuma yhdellä linjalla

Google-kalenteri voi ymmärtää joidenkin kielten, mikä tarkoittaa, että voit lisätä tapahtuman yhdellä tekstirivillä. Sinun ei tarvitse huolehtia Täydellinen tapahtuma -lomake. Aloita klikkaamalla missä tahansa kalenterissasi ja täytä sitten tekstikenttä. Kuten Googlessa ehdottaa, ajattele toimittajana ja anna "kuka", "mikä", "missä" ja "milloin" lauseessa. Voit myös luoda toistuvat tapahtumat lisäämällä esimerkiksi "kunkin kuukauden kolmas torstai". Oletusarvoisesti jokainen tapahtuma kestää tunnin, jos määrität alkamisajan ilman loppuaikaa tai se kestää koko päivän, t laita aika.

Ajattele kuin toimittaja: Luo tapahtuma yhdessä lauseessa.

10. Katso, kun kollegasi on käytettävissä

Laajenna avattava Muut kalenterit -valikko kalenterisi vasemmalla puolella. Näet luettelon kolmannen osapuolen kalentereista, jos olet jo lisännyt joitain. Jos yrityksesi käyttää Google Apps for Business -palvelua, sinun on voitava lisätä kollegojen kalentereita. Aloita vain kirjoittamalla jonkun sähköpostiosoite ja Google yrittää automaattisesti täyttää loput. Valitse joko sähköpostiosoite tai kirjoita se kokonaan ulos, ja henkilön värikoodatut tapaamiset tulevat äkillisesti kalenteriisi.

Jonkun muun tapahtumien näyttäminen auttaa, jos joudut kosketukseen usein.

11. Tarkista, että jokainen voi tavata huoneessa katsottuna

Työnnä Smart Rescheduler henkilökohtaiseksi avustajasi.

Kun on tärkeää, että kaikki kädet ovat kannella, tämä työkalu on jumaluus. Napsauta rataskuvaketta, niin voit käydä Labsissa. Selaa alas, valitse Ota käyttöön Smart Rescheduler -ohjelmalle ja valitse sitten Tallenna. Palaa kalenteriin valitsemalla tärkeä kokous. Katso kalenterin oikealla puolella Smart Rescheduler -moduuli ja napsauta Etsi uusi aika. Google lataa joukkueen kalentereita, näyttäen kaikkien saatavuuden kaikki kerralla. Se näyttää myös, mikä aika on muiden aikavyöhykkeiden ihmisille. Jos yrityksesi käyttää Google Apps for Business -palvelua, näet myös ehdotuksia rakennuksen käytettävissä olevista huoneista.

12. Piilota tapahtumat, joihin et ole osallistunut

Älä sekoita viivästyttävää kalenterimerkintää ohittamastasi kokouksesta. Napsauta rataskuvaketta ja valitse Kalenterin asetusten Yleiset-välilehden vain Ei "Näytä hylätyt tapahtumat". Välittömästi kyseisen vaihtoehdon alapuolella näet toisen asetuksen, joka auttaa kalastasi puhdistamiseen. Oletusarvoisesti, kun saat tapahtumakutsun milloin tahansa, Google kynää sen sisään. Mutta sinulla on muita vaihtoehtoja kohdassa "Lisää automaattisesti kutsut kalenteriin", mukaan lukien valinta, jos et näe näitä tapahtumia, paitsi jos olet hyväksynyt kutsun. Älä unohda napsauttamalla Tallenna.

Ei tarvitse säilyttää konfigmeja, jotka ohitat esityslistasi.

13. Anna Google-kalenterin vastata sinulle

Jos et halua tuhlata aikaa vastaamaan "Ei" mihin tahansa kokoukseen, kun olet valmis, tämä työkalu säästää aikaa. Käy Labsissa napsauttamalla rataskuvaketta, ota "Automaattisesti hylkää tapahtumat" ja tallenna. Seuraavan kerran, kun joku kutsuu sinut johonkin kalenteriin tallennetun tapahtuman yhteydessä, he saavat välittömän vastauksen.

14. Älä missaa seuraavassa kokouksessa

Pysy radalla tämän pikku tickerin kanssa.

Näytätkö usein liian myöhään? Onko pomo alkanut huomata? Lähetä muistutus seuraavan kokouksenne suurille, lihavoiduille kirjaimille lisäämällä moduuli kalenteriisi. Löydät sen vierailemalla Labs-laitteesta vaihteiden valikosta ja ottamalla käyttöön Seuraava kokous.

15. Katso, kuka on vapaa tai varattu

Lisää työntekijöitä "Vapaa tai varattu" -luetteloon.

Tämä vinkki on hyödyllinen, jos usein tapaat samaa henkilöä ja jakaa jo kalenterin kyseisen työntekijän kanssa. Kun otat käyttöön vapaan tai kiireisen lisäosan (pyydystysvalikosta Labs), tämä moduuli näkyy kalenterin oikealla reunalla. Kirjoita kollegasi sähköpostiosoite ja saat aina ilmaisen tai varattu tilaviestin. Ei enää kävelemistä salin alla tyhjään toimistoon.

Hallinnoi useita paikkoja

16. Näytä kaksi aikavyöhykettä

Tyhjennä Tyynenmeren ja Keski-aika toimivat kalenterissasi.

Sano, että jakat kuukausia San Franciscon ja Chicagon välillä. Voit myös tietää, mikä aika on molemmissa kaupungeissa yhdellä silmäyksellä - ja kalenterisi voi auttaa. Napsauta rataskuvaketta ja valitse Asetukset. Yleiset-välilehdestä näet nykyisen aikavyöhykkeen, Tyynenmeren. Jos haluat lisätä keskipäivän, klikkaa Näytä ylimääräinen aikavyöhyke ja valitse Keski avattavasta valikosta. Takaisin kalenteriin näet, että sekä vasemmalla että kolmannella rannikolla olevat ajat näyttävät rinnakkain.

17. Hallinnoi useita aikavyöhykkeitä

Sinun kehittäjäsi on Ho Chi Minh Cityssä, suunnittelija on Reykjavikissa ja sijoittaja on Palo Alto. Jos sinun on seurattava useita aikavyöhykkeitä kerralla, Google-kalenterin maailmanlaajuinen kello vie vähemmän tilaa kuin edellisessä vinkkiessä kuvattu kohde. Lisää kellonaika käymällä Labs-laitteessa rataskuvakkeesta. Vieritä alaspäin ja valitse Ota käyttöön "Maailmankello" vieressä. Kalenteriin ilmestyvästä moduulista voit lisätä Indochina-aikaa ja Greenwichin keskimääräistä aikaa nykyisen Tyynenmeren aikaa pitkin.

18. Tunne sää

Anna Googlen tarkistaa sää.

Nyt tiedät, mihin aikaan Chicagossa on, mutta mitä siellä pitäisi olla siellä? Anna kalenterisi tehdä ennuste. Napsauta rataskuvaketta ja yleiset asetukset vieritä alaspäin antamalla postinumero. Näiden kenttien alapuolella valitse Celsius tai Fahrenheit kohdasta "Näytä sää sijaintipaikan perusteella". Kun napsautat Tallenna, näet kuvakkeita, kuten myrskypilviä tai kirkkaan aurinko koko päivän tapahtumiesi alla. Napsauta päivien yksityiskohtia myrskypilvet ja hanki galosseja.

Liitä kalenterisi maailmaan

19. Lisää kalentereita verkosta

Hanki pelisi kalenteriin.

Google-kalenteri käyttää iCalendar-muotoa, joka tekee kalenterien jakamisesta ja muiden ihmisten kalentereiden tilaamisesta helppoa. Jos suunnittelet työaikoja esimerkiksi Green Bay Packersin ympärillä, napsauta pieniä nuolia oikeassa reunassa Muut kalenterit ja valitse sitten Selaa mielenkiintoisia kalentereita. Napsauta Urheilu -vaihtoehtoa ja etsi tiimisi. Voit myös etsiä Webistä aiheen, joka kiinnostaa sinua, ja lisää kyselyyn "ICS" tai "ICAL". Tuloksista saatat löytää verkkosivun, jolla voi lisätä tapahtumia kalenteriisi. Niin kauan kuin olet kirjautunut Google-tiliisi, vaihtoehto on vain yhden tai kahden klikkauksen päässä. Palaa Muut kalenterit -luetteloon, jotta voit määrittää värisävyn jokaiseen kalenteriin (napsauta pienen nuolen luettelon minkä tahansa kalenterin vieressä), joten voit erottaa ne yhdellä silmäyksellä.

20. Ajoittaa tapahtumia sosiaalisessa verkostossasi

Ehkä käytät jo Google+ -palvelua työhön, kuten pitämällä videokokouksia Hangoutsissa. Jos olet rakentanut tarpeeksi kontakteja kyseiselle verkostolle, se voi olla kätevä suunnitella iso laukaisutapahtuma. Etsi Google+ -sivulta tyhjä ns. Jaa uusi nimi -kenttään ja napsauta kalenterikuvaketta oikealle. Seuraavaksi kirjoitetaan tapahtuman tiedot. (Tässä vaiheessa Google+: lla ei kuitenkaan ole luonnollisia kieliominaisuuksia, joten et voi täsmentää "Varainkeräilijää seuraavana tiistaina kello 19.00".) Kutsu kaikki tai kaikki yhteystiedoistasi tai yhteyshenkilöiden piireistä Kutsu … "-kenttään ennen kuin napsautat Kutsu, valitse kuva pukeutumaan tapahtumaan. Voit myös integroida Facebook-tapahtumia Google-kalenteriin: Facebook-tapahtumasta voit aloittaa napsauttamalla Facebookin rataskuvaketta ja valitsemalla Vie tapahtumia.

21. Jaa kalenterisi

Ehkä yrityksesi käynnistää viikoittaisen YouTuben esityksen tai muste, joka on juuri kuivattu teoksesi kiertueella. Säästä fanien aikaa julkaisemalla tällaisia ​​tapahtumia ja tekemällä kalenterisi yleisön saataville. Napsauta mini-kalenterin alapuolella Minun kalenterisi vieressä olevaa pienen nuolen ja valitse sitten Luo uusi kalenteri. Täytä kaikki kentät ja valitse Jaa tämä kalenteri muiden kanssa ja sitten Tee tämä kalenteri julkiseksi. (Jos haluat, voit rajoittaa jakamista täällä yrityksesi yksityishenkilöille tai ryhmille.) Kun olet valmis, lisää linkki kalenteriisi verkkosivustollasi ja älä unohda jakaa sitä Facebookissa ja Twitterissä: Sinä voi napata upotuskoodin ja uuden kalenterin URL-osoitteen valitsemalla valikosta Asetukset, kun napsautat kalenterin vieressä olevaa nuolta.