Käytä Microsoft FindTimea aikataulun nopeuttamiseksi Outlookissa

Toimiston kollegojen kanssa tapaamisen parhaiten sopivan ajan etsiminen ei useinkaan ole helppoa. Sinun on ensin kysyttävä heiltä sopivasta ajasta ja sopivat samalla aikataulusi kanssa, jotta he saavat sopivan ajan kaikille. Työnteko päättää, milloin tapaaminen on suhteellisen yksinkertaista, jos he ovat pienempiä ihmisiä osallistujina, mutta miten jos kokous vaatii enemmän ihmisiä. Työ saa todella kovaa, kun jotkut eivät ole käytettävissä tai ihmiset poistuvat vaihtelevista syistä. Kaikki tämä prosessi tekee sinusta paljon tuottamisaikaa, vai ei!

FindTime on sovellus, jonka avulla voit ajoittaa kokouksia nopeammin. Lisäosa Microsoft Outlook -ohjelmassa, FindTime auttaa sinua päättämään kokousajan helposti järjestelmällisellä lähestymistavalla ja myös liian paljon osallistumisestasi. Sovellus ehdottaa automaattisesti, mitkä päivät ja ajat toimivat parhaiten ihmisille, jotka tarvitsevat osallistua kokoukseen. Näin autat saavuttamaan konsensuksen aika melko helposti. Lue allaolevista ohjeista, kuinka aikatauluttaisit kokoukset nopeammin.

FindTime for Outlook

FindTime leikkaa aikajärjestyksen. Järjestäjänä voit ehdottaa valitsemasi ajat kaikille osallistujille ja antaa kaikille äänestää. Kun äänestys tehdään yksimielisesti, FindTime lähettää kokouskutsun puolestasi ja poistaa siten ajan, jonka tavallisesti sinun on sijoitettava ihmisten kanssa tehtävään koordinaatioon ja saavutettava parhaalla mahdollisella tavalla.

Aloita FindTime

Vaihe 1

Ensimmäinen askel on asentaa FindTime ja tehdä se, sinun on pakko kirjautua Office 365 -tileihin. Kun olet kirjautunut sisään, voit asentaa FindTimen Office-kauppaan. Kun olet asentanut, käynnistä Outlook uudelleen ja näet FindTime-kuvakkeen, joka sijaitsee Outlook-ruudun oikeassa yläkulmassa. Huomaa, että Outlook 2013: n, Outlook 2016: n ja Outlookin verkkoympäristön ulkoasu on erilainen:

Outlook 2013

Outlook 2016

Outlookissa verkossa

Huomautus: FindTime on käytettävissä vain Outlookissa

Vaihe 2

Kun olet määrittänyt sovelluksen, voit nyt kirjoittaa uuden sähköpostin tai vastata olemassa olevaan sähköpostiviestiin kokouksen ajaksi.

Esimerkiksi, jos haluat perustaa kokouksen kansojen kanssa vastaamalla olemassa olevaan sähköpostiin. Napsauta "Reply with Meeting Poll".

Avaa paneeli, jonka avulla voit asettaa kokouksen kestoajan. Paneelin keskellä ja alemmalla osuudella voit katsella ihmisten aikataulua, jonka haluat kutsua kokoukseen. Täällä voit valita useita aikavälejä ja lähettää heidät mukana oleville ihmisille, jotka pyytävät heitä äänestämään.

Ihmisten asemaa edustaa eri värit, ja samalla perusteella voit päättää, mikä kokouspaikka sopii kaikille.

Klikkaa "Seuraava" ja näet lyhyen aikavälin aikavälien ja välilehtien, kuten "kokouspaikan". Olet nyt valmis tekemään kutsun. Napsauta "Lisää viestiin sähköpostilla" kutsun tekemiseksi.

Vaihe 3

Kun olet lähettänyt kutsun, klikkaa lähetä viestiisi -valintaruutuikkunassa, jotta ihmiset voisivat äänestää valitsemiisi aikaväleihin. Kaikki kutsutut voivat nähdä online-kyselyn siitä, kuka äänestää. Voit jopa tietää, että muut tietävät suosikkilistanne.

Heti kun äänet ovat, kutsu saa aikataulut ja kokouksesi on perustettu. Järjestäjä saa myös sähköpostiviestin kutsuvahvistuksesta.

Huomaa: Vastaanottajien puolelta he tarvitsevat vain sähköpostiosoitteen vastaanottamaan kutsusi ja internetyhteyden äänestämään FindTimen verkkosivustolla. He voivat myös äänestää mistä tahansa laitteesta, jonka he haluavat. Vastaanottajien ei tarvitse olla FindTime-ohjelmistoa asennettu tietokoneeseen tai kännykäyn tai asiaan Office 365 -tilille.

Napsauta täältä aloittaaksesi FindTimen käytön ja ilmoita meille, jos pidät tästä Microsoftin uudesta sovelluksesta.

Kuva lähde: Microsoft.