DocSend for Outlook - Parempi tiedonsiirto asiakirjojen kanssa

Lähetämme usein useita asiakirjoja Microsoft Outlook . Nyt tee viestintää tehokkaammin asiakirjoilla, joissa on lisäosa Outlookille, " DocSend ". DocSend for Outlook tekee asiakirjoista tehokkaampaa ja mielekkäämpi viestintäkanava. Kun olet asentanut sen, voit käyttää tiedostoja ja luoda DocSend-linkkejä helposti, kun tarvitset eniten, eli kun lähetät sähköpostia. DocSend for Outlook -ohjelmassa on kuitenkin enemmän Documents kuin liitteiden lähettämistä. Lue lisää tästä Microsoft Outlookin uudesta lisäosasta.

DocSend for Outlook

Aloitetaan perusasiakirjoista. DocSend ei ole uusi sovellus; se on ollut täällä jo jonkin aikaa. DocSend Outlookin lisäosina on kuitenkin uusi asia. Se on alun perin asiakirjojen analyyttinen väline; varsinkin niille, jotka lähetät sähköpostitse. Usein kysytään, kun lähetämme asiakirjan sähköpostitse; onko henkilö nähnyt asiakirjan vai ei. Sitä paitsi; luottamuksellisten asiakirjojen osalta me huolestutamme edelleen, jos asiakirjan vastaanottaja on välittänyt sen eteenpäin. DocSendin avulla voit tietää, mitä asiakirjallesi tapahtuu. Tietäen, milloin henkilö avasi sen, kuinka monta kertaa, olipa se ladattu vai ei ja lähetettiinkö se jollekin; voit pitää kirjaa kaikesta DocSendin avulla.

Nyt tämä työkalu on käytettävissä Outlook Mailissa. DocSend for Outlook tekee saman työn, kun sitä käytetään Outlook Mailin lisäosina. Se yhdistää DocSend-tilisi Outlook Mail -palveluun helpottaakseen asiakirjatiedonsiirtoa.

DocSend for Outlook -ohjelman saaminen edellyttää, että lataat sen ilmaiseksi kotisivullasi. Se on verkkoselaus, joka avautuu selaimessasi.

Voit nyt yhdistää asiakirjat tietokoneesta, laatikosta, Dropboxista, Google Drivesta ja OneDriveista DocSend for Outlook -ohjelmaan.

Inside DocSend for Outlook

DocSend-työkalu. Kun olet kirjautunut DocSend-ohjelmaan, näet seuraavaa hallintapaneelia.

DocSend-työkalun vasemmanpuoleinen valikko koostuu hallintapaneelin, asiakirjojen, esillä olevien, yhteystietojen, tiimien ja lisäosien välilehdistä.

DocSend toimii aivan kuten mikä tahansa muu asiakirjan jakamistyökalu. Se luo linkkejä jokaiselle yhteystiedoillesi jakamalle asiakirjalle. Voit jopa luoda eri linkkejä yhdelle asiakirjalle asiakirjan jäljen pitämiseksi. Aina kun vastaanottaja napsauttaa linkkiä, saat tilastoja asiakirjasta. Esimerkiksi Vierailustilastot näkyy seuraavassa kuvassa:

DocSend for Outlookin käyttäminen

Koska olemme ymmärtäneet, miten DocSend toimii, katsotaan nyt, miten DocSend toimii Outlook Mailissa.

Kun olet kirjautunut DocSend-sovellukseen, voit nähdä lisäosion Outlook Mailissa. Napsauta Uusi postia ja katso äskettäin avatun postin ikkunan oikeaa puolta. Etsi seuraavaa kuvaketta sinisenä.

Kun napsautat tätä logoa, DocSend-ikkuna avautuu sähköpostin oikealla puolella. Kuten seuraavassa kuvassa näkyy, DocSend for Outlookissa on useita välilehtiä / toimintoja.

Dokumentteja, jotka ovat jo olemassa DocSendissä kohdassa "Omat tiedostot". Yllä olevassa kuvassa olen sisällyttänyt vain kolme asiakirjaa. Jos luettelo on kuitenkin pitkä, voit etsiä haluamasi asiakirjan Haku-ikkunassa. Voit jopa ladata asiakirjan sitten DocSend for Outlookilla, jos haluttu asiakirja ei ole luettelossasi.

Kun valitset haluamasi asiakirjan, jonka haluat lähettää kollegallesi tai ystävällesi, voit aloittaa sen asetusten määrittämisen. Kun valitset asiakirjan sähköpostiviestien lähettämiseksi, näet seuraavan ikkunan DocSend for Outlookissa.

Kuten yllä olevasta kuvasta voidaan nähdä, jokainen valittu asiakirja voi olla

• Anna sallittua (tai ei sallita) anonyymia katselua
• Salli tai lataa
• Aseta (tai ei ole asetettu) vanhentamispäivä
• Salasanasuojaus (tai salasanaa ei ole asetettu)

Jokainen 4 välilehdellä on oikealla puolella olevat On- ja Off-painikkeet. Tällä tavalla voit päättää (ja hallita) mitä vastaanottaja voi tehdä asiakirjan kanssa. Jos valitset esimerkiksi `Ei käytössä` -asetukseksi `salli lataaminen`, vastaanottaja voi tarkastella asiakirjaa vain, mutta sitä ei voi ladata tietokoneelle. Samoin voit myös asettaa asiakirjan vanhentamispäivän asettamalla `set expiration date` -valinnan `On`.

Näin DocSend for Outlook voit valita, kunnes vastaanottaja voi nähdä asiakirjan postilaatikossaan. Viivästyspäivän (ja kellonajan) jälkeen vastaanottaja ei näe asiakirja lainkaan. Tämä ominaisuus on erittäin hyödyllinen asiakirjoille, joilla on rajoitettu käyttöikä, kuten päivittäiset raportit tai tilastot.

Jos asiakirjaa ei ole suojattu salasanalla, älä huoli! Voit nyt asettaa salasanan käyttämällä DocSend for Outlookia. Napsauta On / Off -painiketta Passcode-suojan edessä ja voit lisätä salasanan sitten ja sieltä.

Lopuksi, kun olet valinnut kaikki vaihtoehdot ja määritä lähetettävän asiakirjan ominaisuudet, voit nyt Lisää linkki dokumenttiin. Tämä ei ole muuta kuin DocSend for Outlook luo ainutlaatuisen linkin asiakirjalle, jonka aiot lähettää. Tämä lisätään sähköpostiosaan.

Vastaanottaja näkee tämän linkin vastaanotetussa sähköpostissa itse asiakirjan sijasta. Kun vastaanottaja napsauttaa linkkiä, se avautuu selaimessa. Sieltä vastaanottaja voi joko tarkastella, ladata tai tulostaa asiakirjaa riippuen siitä, mikä käyttöoikeus vastaanottajalle antaa sinulle. Ikkuna näyttää seuraavasti:

Normaalin toiminnan lisäksi DocSend for Outlook tarjoaa yhden mielenkiintoisen ominaisuuden. Vastaanottaja voi kommentoida tai esittää asiakirjaan perustuvia kysymyksiä DocSend for Outlookin kautta.

Johtopäätös

Mielestämme DocSend for Outlook on hyvä työkalu asiakirjojen hallintaan. Suurin osa asiakirjoihin liittyvistä haasteista, kuten lähettämisestä, salasanojen suojaamisesta ja vastaanottajien luettelon hallitsemisesta, voidaan käsitellä hyvin DocSend for Outlook -ohjelmassa. Voit lukea blogin DocSend for Outlookista DocSend-blogissa.

Kerro meille, mitä olet ottanut tämän työkalun avulla.