Mitkä ovat ms outlook -hakemisto ja miten luoda mukautettu kansio

Aikaisemmin olemme selvittäneet, miten MS Outlook -käyttäjä voisi luoda sääntöjä saapuvien sähköpostien tarkistamiseksi ja suodattamiseksi tai ohjaamiseksi tiettyihin kansioihin (räätälöityjen sääntöjen perusteella). Sinulla voi kuitenkin olla joitain erityisiä vaatimuksia, joita kansiosäännöt eivät kata. Tai et ehkä halua siirtää ryhmää (tai viestityyppiä) täysin eri kansioon, mutta haluat silti erillisen näkymän heille.

MS Outlook kattaa älykkäästi tällaiset vaatimukset hakukansioiksi kutsuttujen ominaisuuksien puitteissa. Tällaiset kansiot ovat virtuaalikansioita, eivätkä todella sisällä tai tallenna sähköpostiasi. He vain luovat näkymän määriteltyjen sääntöjen mukaisesti ja näyttävät viestit, jotka vastaavat tätä sääntöä.

Oletuksena hakukansio sisältää aina näkymiä, kuten luokiteltu posti, iso posti ja lukematon posti. Haluat ehkä luoda joitain muita, kuten seurantaa varten, liitteenä jne. Katsotaanpa kuinka tehdä se.

Vaiheet näkymän luomiseen hakukansioon

Voit valita näkymän vakiosääntöjen luettelosta tai jopa mukauttaa päästä päähän -sääntöjä tai käyttäjäpohjaisia ​​standardeja.

Vaihe 1: Napsauta hiiren kakkospainikkeella minkä tahansa sähköpostilaatikon Etsi-kansiota ja napsauta Uusi haku -kansio.

Vaihe 2: Valitse luotavan hakukansion tyyppi. Kolmessa ensimmäisessä osassa luetelluilla kansiotyypeillä on sisäiset standardisäännöt (niiden nimet määrittelevät ne melko suurelta osin).

Tässä oppaassa laajennamme mukautetun kansion luomista (viimeinen vaihtoehto). Joten valitse se ja napsauta Valitse- painiketta määrittääksesi säännöt ja katsella ehtoja.

Vaihe 3: Anna näkymälle sopiva nimi. Voit muuttaa kansion, joka tarkistetaan, jotta sähköpostiviestit näkyvät näkymän alla. Napsauta sitten kriteeripainiketta määritelläksesi valitsemasi säännöt.

Vaihe 4: Viestit- välilehteen voit kirjoittaa avainsanoja, joita järjestelmä etsisi sähköpostissa ja valitsemassa kentässä. Kuten näet kuvasta (alla), voit myös määrittää Lähettäjä- ja Lähetetyt- kentät, määritellä aikataulut ja enemmän.

Vaihe 5: Voit nyt siirtyä Lisää valintoja -vaihtoehtoon ja sisällyttää lisää sääntöjä, kuten luokka, luetut / lukemattomat sähköpostit, liitteineen tai ilman liitettä, tärkeys, koko ja paljon muuta.

Vaihe 6: Tarvitsetko lisää valintoja? Siirry kohtaan Lisäasetukset ja napsauta Kenttä. Valitse kriteeri, määritä ehto ja arvo.

Napsauta lopuksi Lisää luetteloon nähdäksesi merkintösi näkyvän. Voit lisätä useita tällaisia ​​merkintöjä.

Vaihe 7: Napsauta OK ja tallenna asetukset. Yritä lähettää testiviesti ja tarkista, toimiiko se. Jos ei, sinun on täytynyt sekoittaa säännöt. Joten joudut ehkä tarkistamaan ne uudelleen.

Huomaa: Muista, että jos poistat sähköposteja hakukansioista, ne poistetaan myös alkuperäisestä sijainnista. Mutta jos poistat hakukansion, niihin liittyvät sähköpostiviestit ovat edelleen ennallaan alkuperäisissä paikoissaan.

johtopäätös

Kuinka hyödylliseksi luulet hakukansioiden olevan sinulle? Aiotko käyttää niitä yhdessä muiden jo olemassa olevien sääntöjen kanssa?

Olen luonut varsin vähän itselleni. He auttavat minua järjestämään askeleen askeleen pidemmälle ja pitävät nopeasti kirjaa erityyppisistä sähköposteista, joihin minun on osallistuttava.