Käytä poikkeusehtoja negatiivisten sähköpostisääntöjen näkymissä

Olemme puhuneet näkymäsäännöistä useissa viesteissä. Jotkut näistä vinkistä auttavat sinua järjestämään viestit paremmin. Sinun on kuitenkin pitänyt nähdä yksi yhteinen asia: Hyppäämme yleensä poikkeusedellytyksen ja annamme sinun päättää, tarvitsetko todella lisätä mitään.

Tänään meidän on tarkoitus kertoa sinulle poikkeusten tärkeys. Itse asiassa me osoitamme sinulle, kuinka hyödyntää poikkeusehtoja negatiivisten sääntöjen luomiseksi.

Otetaanpa esimerkki. Olen menossa lomalle ja haluan yleensä pitää työni pois henkilökohtaisesta elämästäni. Joten vaikka voisin helposti luoda lomaautomaattisen vastauksen jokaiselle sähköpostiosoitteelle, joka laskeutuu postilaatikkooni, haluaisin tehdä sen vain työsähköposteihin (varsinkin niihin, jotka on kopioitu ryhmiin, joihin osallistuin) ja silti osallistu sähköposteihin, jotka ”lähetetään vain minulle”.

Upea vinkki: Jos olet joku, joka luottaa voimakkaasti Outlook-sähköpostisääntöihin, sinun tulisi harkita varmuuskopion ottamista, jotta voit aina tuoda ne, jos kadotit ne odottamattoman toimintahäiriön aikana.

Joten onko olemassa tapa, jolla voin lähettää automaattiset vastaukset kaikkiin sähköposteihin paitsi vain minulle lähetettyihin sähköposteihin? Kyllä on. Minun on lähetettävä vastaukset sähköposteihin, jotka lähetetään minulle ja jollekin muulle. Tuo on,

kaikki sähköpostit paitsi minulle lähetetyt.

Tässä käsittelemme sinut vaiheet tällaisen säännön luomiseksi. Voit käyttää samanlaista lähestymistapaa mihin tahansa negatiiviseen sääntöyn, jonka haluat luoda.

Vaihe 1: Siirry nauhan Tiedosto- valikkoon ja avaa se.

Vaihe 2: Sinut viedään tilitietosivulle. Napsauta Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä -kuvaketta.

Vaihe 3: Aloita napsauttamalla Uusi sääntö.

Vaihe 4: Aloita ohjatussa sääntötoiminnossa tyhjästä säännöstä valitsemalla Käytä sääntöjä vastaanotetuille viesteille. Napsauta Seuraava.

Vaihe 5: Sitten sinua pyydetään valitsemaan ehto. Älä tee mitään valintaa täällä. Paina vain Seuraava.

Vaihe 6: Näyttöön tulee varoitus, joka kertoo, että sääntöä sovelletaan kaikkiin viesteihin. Sano kyllä.

Vaihe 7: Valitse toiminto. Haluan vastata tietyn mallin avulla, ja malliin on vastattu toimistossa.

Vaihe 8: Napsauta saman ikkunan alaruudussa määritettyä mallia ja selaa ja valitse vastaus mallin avulla.

Vaihe 9: Nyt sinut viedään poikkeusikkunaan. Täällä aion soveltaa poikkeusehtoa paitsi jos lähetetään vain minulle . Napsauta Seuraava.

Vaihe 10: Olet valmis. Viimeistele asetukset napsauttamalla Valmis.

Nyt loma-aikana lähetät automaattiset vastaukset vain niille postille, joita ei lähetetä vain sinulle. Mielenkiintoista, eikö?

johtopäätös

Ajattele monia muita skenaarioita, joissa sinun on luotava tällainen kielteinen sääntö. Kun keksit ne ja luot sääntöjä onnistuneesti, alat rakastaa Outlook-sääntöjä paljon enemmän kuin ennen.