Paperiton toimisto jättää meidät edelleen ennalleen

Henkilökohtaisten tietokoneiden kynnyksestä on ennustettu kaiken digitaalisen tulevaisuuden, jossa paperi oli pieni, mutta kaukainen muisti. Vuosikymmeninä myöhemmin, näyttää siltä, ​​että olemme edistyneet kohti "paperittomia toimistoja", mutta utopistinen visio on vielä kaukana.

Adobe, joka osti digitaalisen allekirjoituksen yrityksen Echosignin vuonna 2011, teki selvityksen siitä, miten asiat etenevät kohti kaikkien digitaalisten asiakirjojen tulevaisuutta. Tutkimus perustuu 1051 yhdysvaltalaisen johtajan online-kyselyyn kerättyihin tietoihin, jotka tekevät, lähettävät tai allekirjoittavat sopimuksia ja sopimuksia pienissä, keskisuurissa ja suurissa yrityksissä.

Raportti, "Paperi: uhanalainen lajit"? paljastaa mielenkiintoisia tuloksia. Vain yli puolet vastaajista, 51 prosenttia, uskoo, että digitaalinen työnkulku helpottaa asiakirjojen arkistointia ja hallintaa, ja 61 prosenttia sanoo, että digitaalinen työ vähentää kustannuksia. Lähes kolmasosa tuntee jopa, että digitaalinen työnkulku antaa heille edut ja auttaa heitä hankkimaan liiketoimintaa.

Riittävästi. Tarkastelemalla Adoben infografiaa nämä numerot ovat oikeassa suunnassa - vaikkakaan ei yhtä voimakkaasti kuin odotin vuosikymmenien paperittoman toimiston lupauksen jälkeen. Sitten pääsemme sopimuksiin. Tutkimustulokset ovat melkein yksimielisiä (98

Adobe infographic korostaa tutkimustuloksia prosenttia), että todellisia sopimuksia tai oikeudellisia asiakirjoja tehdään edelleen paperilla - vaikka lähes kolme neljäsosaa ajattelisi, että elämä olisi helpompaa, jos sopimukset tehdään digitaalisesti.

Freelance-analyytikoitsijana ja konsulttina voin vakuuttaa, että useimmat yritykset ovat edelleen paperilla. Olen ollut molemmilla puolilla paperi-vs. -digitaalista jakamista, ja voin sanoa kokemuksesta, että digitaaliset sopimukset ovat paljon tehokkaampia.) Että todellisia sopimuksia tai oikeudellisia asiakirjoja tehdään edelleen paperilla, vaikka lähes kolme neljäsosaa elämä olisi helpompaa, jos sopimukset tehdään digitaalisesti.

Kun olen samaa mieltä työskennellessä asiakkaan kanssa, lähetän joitain kielten luonnoksia sopimukseen. Asiakas täyttää sitten kaikki puuttuvat tiedot ja lähettää asiakirjan takaisin - yleensä PDF-tiedostona. Sitten tulen PDF-tiedoston, jotta voin allekirjoittaa sen ja skannata allekirjoitetun asiakirjan, jotta voin palauttaa sen asiakkaalle. Sitten asiakkaan on tulostettava allekirjoitettu versio ja allekirjoitettava se itse, jotta he voivat skannata sen ja palauttaa valmiin sopimuksen minulle. Se on tylsi prosessi, joka loppuu paperilla molemmista päistä.

Olen myös työskennellyt asiakkaiden kanssa, jotka käyttävät digitaalisen allekirjoituksen työkalua. Sain sähköpostin, jossa on linkki "allekirjoittamaan" asiakirja. Alin allekirjoitin sopimuksen digitaalisesti, ja olimme valmiita ja valmiita tekemään liiketoimintaa. Ei mussia, ei hätää, eikä hukkaan paperia.

Pankit ovat yksi pahimmista rikoksentekijöistä. Kun ostin autoni ja kun ostin taloni, käytettiin paperirainoja. He jopa halusivat käyttää jotain arkaista juttua nimeltä faksi (katso sitä Wikipedia). Olen parafoitu ja allekirjoittanut tarpeeksi paperia pienen metsän hävittämiseksi vain transaktioiden suorittamiseksi.

Paperiton toimisto? Edistämme hitaasti tätä tavoitetta, mutta olemme kaukana utopistisen putkihaun saavuttamisesta.