Paperiton Office-ratkaisu pelastaa sairaankuljetuspalvelu

pohjainen kansallinen EMS mennä töihin, he pelastavat ihmishenkiä. Ne tuottavat myös paperityön vuoren, jotka kaikki on hoidettava tarkasti ja säilytettävä turvallisesti vähintään seitsemän vuoden ajan. Kaikkien näiden asiakirjojen tallentaminen oli monumentaalinen tehtävä, joka vaatii yrityksen käyttämään suurta varastotilaa sen tallentamiseksi. Ja työaikoja hukkaan varastointiin ja hallintaan sekä asiakirjojen hakemiseen tarpeen mukaan oli ylivoimainen 12 hengen toimistohenkilökunta.

Saadakseen kaiken tämän paperityön hallinnassa National EMS nimeltään Computer Troubleshooters NRD. Arvioimme yrityksen nykyistä infrastruktuuria ja keksimme ratkaisun, joka yksinkertaistaa kaikkien tämän dokumentaation hallintaa samalla, kun se täyttää sairausvakuutus- ja siirrettävyyttä koskevan lain ja muiden valtion määräysten tiukat vaatimukset.

Asiakirjan ylikuormitus

meidät, kansallinen EMS oli työskennellyt tiedostojen ruutuista ja suurista arkistokaapista. Tiedostojen tilaa kuusi pystysuuntaista arkistokoteloa käytettiin tiedostojen tallentamiseen, ja joka pari kuukautta kyseiset kaapit täyttyisivät. Tällöin tiedostot siirretään pitkäaikaiseen varastovarastointiin, jossa ne istuisivat seitsemän vuotta.

[

]

Myös koska yritys toimii Medicarein ja Medicaidin kanssa, heillä on mahdollisuus saada asiakirjoja ja toimittaa ne toimiston ja varaston välille. sinun täytyy tehdä useita kopioita asiakirjoista käytettäväksi useissa tiedostoissa. Joitakin kymmeniä kertoja päivässä työntekijöiden on vedettävä olemassa olevia tiedostoja varastosta, joka kestää noin 15 minuuttia, päästä tiedostohuoneeseen, etsi tiedosto, vedä se ja palaa työpöydälleen. Laskeimme, että he tuhosivat kaksi kokopäiväistä työntekijää, jotka vetävät tiedostoja päivittäin.

Valmistimme suunnitelman lopettaa kaikki tämä paperin sekoittuminen ja yksinkertaistaa yrityksen työnkulkua, leikata työvoimakustannuksia ja parantaa tehokkuutta.

Pehmeämpi asiakirjahallinta

Ensimmäinen asia, jonka tarvitsemme, oli poistaa yrityksen luottamus arkistokaappeihin ja paperiin. Kaikkien paperityöohjelmien digitointiin asennettiin Kodakin kaksipuolisia arkkia sisältäviä skannereita. Kaikilla laskutushenkilöillä on omat skannerit pöydissäan, ja kaksi suurempaa Kodak i1220-skanneriä ovat nyt keskitetysti yleiseen käyttöön. Etäoperaattoreilla on myös pienemmät skannerit, ja ne suoritetaan suoraan palvelimelle etäyhteyden kautta.

Ratkaisumme ytimessä käytimme Cabinet NG: tä, joka on asiakirjojenhallintajärjestelmä, joka auttaa heitä poistamaan paperin kaikki yhdessä. turvallinen, auditointiin perustuva järjestelmä, jonka avulla ne voivat helpommin noudattaa HIPAA: ta ja muita säännöksiä. Asensimme palvelimen käsittelemään tätä kuormaa, sillä sen kysyntä on liian suuri yrityksen nykyiselle palvelimelle. Tämä uusi palvelin myös suorittaa terminaalipalvelimen roolin niin, että etäkäyttäjät pääsevät järjestelmään ilman viivytyksiä.

Cabinet NG: llä on myös mahdollisuus vetää tietoja nykyisestä järjestelmästä, joten suosittelemme, että synkronointi- ja noutovaihtoehdot integroidaan sen nykyisiin ohjelmiin ja infrastruktuuriin. Näin he pystyvät vetämään tiedostoja, joita he tarvitsevat tietylle asiakkaalle, jonka he ovat vedonneet laskutusohjelmistoihinsa joutumatta etsimään kyseistä asiakasohjelmaa CNG: ssä. Synkronoija mahdollistaa joko olemassa olevan tietokannan tai aiemman tietokannan synkronoinnin, kuten niiden laskutusohjelmiston. Noutaja sallii heidät linkittämään Cabinet NG: n olemassa oleviin ohjelmiinsa tai verkkosovelluksiinsa niin, että kun he vetävät asiakkaan ohjelmaan, noutaja vetää asiakirjat CNG: hen. Tämä on valtava etu, koska se mahdollisti integroida asiakirjojen hallinta olemassa oleviin ohjelmiinsa päivittämättä tai korvaamalla niitä.

Suosittelemme myös, että ne käyttävät CNG: n työnkulun toimintoja automatisoimaan joitain yleisimpiä tehtäviään. Kuitenkin ne siirtävät paperia toimiston ympärille voi nyt tehdä sähköisesti. Uusi työnkulku antaa heille mahdollisuuden suorittaa tärkeitä tehtäviä nopeasti, kuten reitittää kaikki aikataulut yhdelle johtajalle hyväksyttäväksi ja siirtää koko kansioita tarkistettavaksi tarkoitetulle henkilölle. Tulevat työnkulkusuunnitelmat, mukaan lukien automatisointi tietyn asiakirjan luomisesta ja reitittäminen automaattisesti henkilöön, joka tarvitsee hyväksyä ne tai muokata niitä seuraavaksi. Voimme luoda hälytyksiä ja ehtoja mihin tahansa tarvittavaan dokumenttiin.

Jotta lisenssikustannukset olisivat hallinnassa, suosittelemme Cabinet NG 20-paikkaisen lisenssin, jossa on yhdistetty nimetyt käyttäjät ja samanaikainen käyttöoikeus. Tällä tavalla samanaikainen käyttöoikeus voidaan jakaa useille käyttäjille, kuten eri vuorovaikutteisille käyttäjille.

Payoff

Ratkaisumme selkein etu on se, että kansallinen EMS pystyy poistamaan kaiken tämän paperin ja sen tallentamiseen liittyvät kustannukset. HIPAA: n ja muiden määräysten noudattaminen on helpompaa ylläpitää ja seurata helpommin. Vähentämällä tuottamansa paperin määrää, mukaan lukien erottelemalla suurikokoiset kopiokoneet, joita he käyttävät tekemään useita kopioita jokaiselle tiedostolle, yhtiö säästää arviolta 6 000 dollaria vuosittain.

Kansallinen EMS palauttaa myös noin 80 työaikaa viikossa, koska työntekijät eivät enää tarvitse manuaalisesti tiedostoja ja noutamaan paperiasiakirjoja. Samaan aikaan CNG: n elektroniset seurantaominaisuudet parantavat työntekijöiden vastuullisuutta. Kaikki ne paperiasiakirjat, jotka ovat, voidaan nyt skannata ja pilkkoa. Seuraavien vuosien aikana yritys pystyy palauttamaan varastotilojaan vähitellen, koska olemassa olevat arkistot saavuttavat vaaditun seitsemän vuoden varastointijakson.

Meet the Pros

Doug Smith on Computer Troubleshooters NRD: n omistaja ja haltija, Covingtonin Georgia-pohjainen IT-yritys, jolla on yli 50 vuoden kokemus henkilöstöstä. Yhdessä joukkueessa on yli 50 standarditason sertifikaattia, mukaan lukien useat MCSE-sertifikaatit. Ota yhteyttä osoitteeseen 404-477-1302 tai verkkosivustollasi.

Pienemmille ja keskisuurille yrityksille tarjottavista reaaliaikaisista teknisistä ratkaisuista - kuten pilvipalveluista, virtualisoinnista ja täydellisestä verkon uudistuksesta - voit tarkistaa PC Worldin Tech Audit. Jos olet IT-ratkaisujen tarjoaja, joka palvelee pienten ja keskisuurten yritysten markkinoita ja haluat oppia, miten voit osallistua PC World Tech Audit

-palveluun, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Etsimme yhä enemmän lahjakkaita ammattilaisia. Tech Audit on kirjoitettu ja tuotettu yhteistyössä alan IT-alan ammattilaisten kanssa. Kaikki esitetyt suositukset ja mielipiteet edustavat tekijöiden itsenäistä tuomiota eivätkä ne välttämättä vastaa PC World