Luo kansiosäännöt tuleviin posteihin MS Outlookissa - opastava tekniikka

Monien teistä on käytettävä MS Outlookia sähköpostiohjelmana. On myös mahdollista, että olet integroinut useita sähköpostitilejä sähköpostien toimittamiseen työpöydälle. Tällaisessa tilanteessa, kun saat paljon viestejä, on tärkeätä osata erottaa ne ja ensin tarkistaa tärkeät viestit.

Sen sijaan, että teet tämän manuaalisesti, saatat haluta omistaa erityiskansioita erityyppisille sähköposteille siten, että saapuvat viestit pinotaan vastaaviin kansioihin. Tällaiselle automaatiolle Outlook antaa sinun luoda sääntöjä ja soveltaa niitä jokaiselle saapuvaan sähköpostiin. Vastaavasti se työntää viestit määritettyyn kansioon. Käsite on samanlainen kuin Gmailin suodattimet ja tarrat.

Haluan esimerkiksi, että kaikki “Sandeep Agarwal” -viestit lähettävät kansioon nimeltä Self. Näin määrittelin sen säännöt.

Vaiheet sähköpostisäännön luomiseen

Sama prosessi koskee kaikenlaisia ​​sähköpostisääntöjä. Tämä on yksityiskohtainen esimerkki, joka näyttää mainitun prosessin. Sinun on valittava / määritettävä parametrit haluamasi mukaan.

Vaihe 1: Siirry Työkalut- välilehteen ja valitse vaihtoehto Säännöt ja hälytykset.

Vaihe 2: Kohdista sähköpostisäännöt- välilehti ja napsauta painiketta Uusi sääntö (muuta sääntöä, jos muokkaat olemassa olevaa sääntöä).

Vaihe 3: Korosta Stay Organized -kohdassa perusvaatimuksesi (valitsin, Siirrä viestit joltakin kansioon).

Huomaa: Saman valintaikkunan alaosassa on kohta Vaihe 2. Sinun on napsautettava kutakin linkkiä, joka näkyy kohdan " Käytä tätä sääntöä viestin saapuessa " jälkeen, ja muokkaa vaatimuksiasi. Minun tilanteessa se oli: -

Vaihe 3 (a): Valitse ihmiset, joihin haluat soveltaa sääntöä (ts. Valittujen henkilöiden sähköpostit). Luettelossa näkyvät vain yhteystietoihisi lisätyt ihmiset. Joten sinun on varmistettava, että olet lisännyt haluamasi yhteystiedot ennen aloittamista.

Vaihe 3 (b): Valitse kansio, johon haluat siirtää viestit tai lähettää ne. Voit myös luoda täällä uuden kansion.

Vaihe 4: Seuraavaksi voit tarkentaa sääntöä lisäämällä perussääntöön lisää rajoituksia tai parametreja. Esimerkiksi viestit, joissa on tietty aihe. Sinun on myös tarkistettava ensisijainen vaihtoehto ja napsauttamalla sen linkkiä tarkentaaksesi sääntöä tai lisätäksesi kuvauksia.

Vaihe 5: Jos säännöstä on poikkeuksia, joita et voi määrittää yllä olevissa vaiheissa, voit tehdä sen täällä.

Vaihe 6: Olet nyt valmis ja voit valita Valmis. Ehdotan kuitenkin, että tarkista Suorita tämä sääntö nyt … Ota käyttöön tämä sääntö. Tämä varmistaa, että uudet ja olemassa olevat viestit, jotka täyttävät sääntö, siirretään vastaavaan kansioon.

Nopeampi vaihtoehto

Jos haluat lyhentää prosessia (et kuitenkaan välttämättä pysty määrittämään yksityiskohtaista sääntöä tällä tavalla), mene postilaatikkoosi ja noudata seuraavia vaiheita: -

Vaihe 1: Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella (säännön henkilöstä kansioiden kartoitukseen) ja valitse Luo sääntö.

Vaihe 2: Valitse valintaruudut käytettävistä parametreista, valitse kansio ja napsauta Ok.

johtopäätös

Tämä on yksinkertainen tapa pitää sähköpostisi Outlookissa järjestäytyneemmin. Voit myös keskittyä tärkeisiin viesteihin helposti. Aloita ja tiedät edut!